― アウトソーシング導入前の課題、きっかけについて教えてください。
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「給与計算業務の委託というよりは 勤務管理、人事業務全般のシステム化を見据えての検討だった」
アウトソーシング先の変更を検討したのは、勤務管理に課題があったことと、当社の業務手順書にて求められる基準を満たす業務運用を実現する必要があったからです。当時、勤務管理はエクセル・シートで管理され、全国の拠点との問合せ対応等に時間を取られていました。そのため、変更するアウトソーサーには、これらの業務プロセスをシステム化した上、当社の手順書に準拠し安定的に業務を遂行できることが求められました。こういった経緯から、給与計算業務の委託先の変更というよりは、勤務管理、人事業務全般のシステム化を見据えての検討でしたので、「システム化に対応できる業務系アウトソーサー」であるNOC社を選択いたしました。ご提案いただいた年間コストも満足のいくものでした。
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― アウトソーシング導入時、苦労された点は？
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「導入に関しても運用に関しても あまり苦労したという記憶はないです」
苦労と、言われましても実は特にありませんね（笑）。なぜかというと、元々、社労士系アウトソーサーに業務を委託していましたので、ゼロからのスタートではありませんでした。これまで業務上でやりとりしていたデータもある程度固まっていましたので、アウトソーサーのリプレイスに関するハードルは低かったと言えます。
また、NOC社はアウトソーシングの実績が豊富なこともあり、導入に関しても、その後の運用に関しても体制がしっかりしておりました。あまり苦労したという記憶はないですね。
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「システムの導入により個々のデータの精度が向上し、処理が格段に早くなった」
まず、第一にＭＲ（Medical Representative／医薬情報担当者）以外の勤務管理、およびＭＲの勤務報告の手段がペーパーベースからWebベースのシステムへと変更になったことです。NOC社へお任せする前まではエクセル・シートで処理をしていたのですが、Web勤務管理システムの導入により、個々のデータの精度が向上し、月末の処理が格段に早くなりました。
当社では営業・マーケティング部門、医薬開発部門、医薬・薬制及び薬事部門、生産部門、そしてコーポレート部門があるのですが、特に開発関連部門に所属する社員については「稼動データ」という、ベルギーにある本社への報告用レポートを作成する必要があります。その「稼動データ」を迅速に作成するためには、NOC社のシステムはなくてはならない状況になっていますね。本当に重宝しています。
その他にも、当社の要望で開発をしていただいた「テスト管理システム」や「継続研修管理システム」なども役立っています。こちらはMRの学習管理システムとして使っているのですが、そういった教育に関するツールとしても、業務の効率化につながっています。
あとは、NOC社と当社とのデータ交換に関する手順がしっかりと確立しているので当社側の担当者に変更があった際も、業務には支障が出ないという利点がありますね。もちろん、NOC社側の担当者が変わっても、サービスの品質は維持していただいていますので非常に満足しています。
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「今後もセキュリティ、品質の向上にきちんと取り組むアウトソーサーであっていただきたい」
現在、ベルギーの本社ではグローバルで利用しておりますＨＲシステムの切り替えを予定しています。その一方で、日本を含む幾つかのローカル（拠点）レベルでは個別のシステムを活用していますので、これらのローカルシステムをうまくグローバルのシステムに整合させていくということが求められてきます。そこでNOC社とは、より緊密なパートナーシップを組んでいきたいと考えています。
直近の予定でいいますと、「Web申請管理システム」の導入に期待をしています。これまでのシステムと同様に、テストユーザーを募集し、説明会を行うなど、段階を踏んでの導入になると思います。スムーズにシステムをスタートさせ出来るだけ早く社員の皆さんに馴染んでもらいたいですね。そして人事部が提供するシステムが更に良くなった、と言われるようにしていきたいと考えています。
最後にお願いしたいのは、監査面といいますか、業務も含めての信頼性の確保という点にしっかりと取り組んでいただきたいですね。NOC社はISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）の国際規格「ISO27001:2005」の認証および品質マネジメントシステムの国際標準規格「ISO9001:2000」の認証を取得されているとのこと、今後もそういったセキュリティ、品質の向上にきちんと取り組むアウトソーサーであっていただきたいと思います。
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