アウトソーシング導入前の課題、導入のきっかけについて教えてください。

アウトソーシング導入時、苦労されたのはどんな点ですか。

[菊地様]

これまで必要だった申請書類がシステム導入後には不要になるなど、システム化することによって運用の変更を社内に広報することが大変でした。

[乾様]

全社員を集めてシステムのデモンストレーションを行いながら勤怠管理の方法を説明したのですが、かなり時間がかかりました。そのほかにも、システムに落とし込むことでこれまで曖昧に運用されていたものを、明確に決める必要があり、これにも多くの時間を費やしました。例えば、「半休」については、お昼過ぎに出社したら半休扱いとしており、就業規則の中では時刻が明確に定められていなかったので、各自の申請に任せていた部分がありました。システム導入によってあらゆることを取り決めなければならないので、半休の制度についても何時何分からにしましょうなど、人事制度の見直しを行いました。

[菊地様]

紙ベースで管理していた運用をシステムに取り込む工程で、必要なものと不要なものの区分け、新しいシステムで対応可能なことと対応不可能なこと、その振り分けの部分が一番大変だったように思いますね。

[乾様]

そうですね、法律上の考え方などを調べ上げ、各種項目について2ヶ月間ほどNOC社と「これはできますか？」「これはどうですか？」と、やり取りをしました。何かと対応していただけたので、今は順調に運用できています。NOC社の勤怠管理システムですが、使いやすいと社内から評判を聞いているんです。当初は方法が変わることについて面倒という声も聞こえたのですが、いざ使用を始めてみるとWeb上で簡単に入力状況の確認ができますし、遡ってデータの確認もできますから、だいぶ楽になったみたいですね。新たなシステム導入については慣れるまで抵抗があるものなので、導入後の1ヶ月か2ヶ月の間は社内から多くの質問が届きましたが、最近は滅多に質問が来なくなりました。

アウトソーシング導入で、業務改善できたことはありますか？

[乾様]

システム導入前は、勤怠の計算時間に2日間くらい費やしていたのですが、システム導入後は計算時間が大幅に削減できました。現在は全社にメールで締日を通知して締日にデータ確認を行い、締めが未完了の人にシステム上から督促メールを送信します。あとは計算を実行するだけですね。勤怠管理データのアウトプットは、給与計算用データとしてはもちろん、Excelなので加工して衛生委員会への提出資料としても活用しています。現在の勤怠管理の計算時間は、毎月1時間から1時間半程でしょうか、業務時間が10分の1程度に短縮できたのではないかと思います。勤怠管理業務の時間短縮が実現できたおかげで、いろいろなその他の業務ができるようになりましたね。

[菊地様]

今お話した通りですね。従来のやり方で不都合ということは特に無く、集計業務に時間が掛かることだけが課題でした。システム化することで、ほかの申請書類の運用についても当初は不安があったのですが、システム化して6ヶ月経過した現在、問題は起きていませんしシステムを導入してよかったという実感があります。

最後に、今後の課題についてお聞かせください。

[菊地様]

勤怠管理は、労働関連法において礎になる部分だと思いますから、とても重要という意識があります。勤怠管理に関わる法改正のお知らせ情報が届くと嬉しいですね。付加価値の様なものがあれば、なお一層関係が強くなるのではないかと思います。

[乾様]

有給管理ですね。「有給休暇の運用をシステム内に取り入れることはすごく難しい」と、NOCさんだけでなくいろいろな会社さんから聞いていており、現状は有給休暇の管理は手動で対応しています。
今後は自動的に有給管理ができるようになると、もっと効率的に勤怠管理業務を行うことができると思います。例えば有給休暇については必要情報を設定すると自動付与される機能や、付与される際には管理者側のアラームが鳴るなどの機能などがあれば助かりますね。最後に、就業時間を計算したデータは給与として形を変えて関わるものなので、重要なデータを預かっているという意識を常に持ち続けていただきたいと思います。