経理書類を上手に整理する方法とは。アイデアと税務上の保存期間

経理業務では請求書や領収書などの他に、伝票や帳簿などの大量の書類を扱います。書類の保管が煩雑化すると業務に支障をきたすため、うまく整理する必要があるでしょう。経理書類をうまく保存するアイディアや書類の保存期間を紹介します。
 

経理関連の主な書類

経理業務ではさまざまな書類を扱います。主に扱うのは「伝票」「帳簿」の2種類です。それぞれの種類についてどのようなものがあるか、まずは見ていきましょう。
伝票の種類
伝票には、以下のような種類があります。
・入金伝票…入金があったことを記録する伝票
・出金伝票…出金があったことを記録する伝票
・仕入伝票…仕入を記録する伝票
・売上伝票…売上を記録する伝票
・振替伝票…現金が関わらない手形などの記録を行う伝票
伝票とは、帳簿にすべて記載すると煩雑になってしまうために、細かい記録を記入するための書類のことです。なお業種などにより、扱う伝票が異なる場合もあります。
帳簿の種類
帳簿には「主帳簿」と「補助帳簿」があります。主張簿は「仕訳帳」「総勘定元帳」の2種類があります。 「仕訳帳」とはすべての取引の仕訳を日付順に記載するもので、仕訳帳を元に勘定科目ごとに記載するのが「総勘定元帳」です。 補助帳簿とは、主張簿の内容を補填するための帳簿です。「仕入帳」「現金出納帳」「売上帳」「売掛金帳簿」など、さまざまな種類があり、業種や事業規模によって使い分けられるのが一般的です。
 

書類整理の方法例

上記で紹介したように、経理業務で扱う書類にはたくさんの種類があります。その量の多さに整理しきれず、税理士や会計士に頼む企業もあるほどです。 しかし、外部に書類を預けると必要なデータがすぐに取り出せない、経費がかかるといったデメリットが生じてしまうため、可能なら自社で保存するに越したことはないでしょう。 そこで、書類整理の方法について解説しますので、書類整理のタスクを自社で完結させるのに役立ててください。
時間軸でまとめる
ファイリングの方法として「時間軸でまとめる」という方法を試してみてはいかがでしょうか。細かい取引の内容や相手を覚えていなくても、取引した日時があれば情報を取り出すことができます。 コツとしては、1年ごとにひとまとめとしてファイリングすることです。経理のサイクルは基本的に1年単位で回るため、前年のデータと比較したい際などにも有効になります。 納品書や振込伝票などは、対応する請求書とひとまとめにしておきましょう。日付だけを見て書類を分ければ良いのでファイリングの作業自体も簡単です。
種類でまとめる
書類の種類と時間軸を掛け合わせてまとめてみるのも有効です。なぜなら、法律上書類の保存期間は種類によって区別されています。そのため、破棄しても良い書類とそうでない書類の区別がつきやすいというメリットがあります。 他にも種類でまとめる方法としては、支払い形態で分ける方法や、取引先ごとに分けるという方法もあるでしょう。自社のまとめやすい方法を選択することが重要です。
バラバラにしないために
レシートや領収書にも保存の義務があります。期間ごとに封筒やビニール袋に入れるという保存の仕方はよくありますが、数が多いと結局バラバラになってしまい、後で仕分けする作業が発生します。 そうならないための有効な方法としては、日付ごとにノートやルーズリーフに貼って保存するという方法です。 領収書やレシートの多さで経理部門の管理者から相談を受けたら、この方法を推奨しても良いかもしれません。
 

保存期間や方法について

書類の保存期間については法律で定められています。保存期間と保存方法について、国税庁のホームページを参考に見てみましょう。
書類の保存期間
帳簿書類の保存期間は、その帳簿書類の内容の取引があった事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年です。 また、紙面上ではなく、メールなどの電子データでやりとりされた書類についても同様に、データを7年間保存する義務があります。 ただし、電子データを紙に出力して保存している場合、元の電子データを保存する必要はありません。 また例外として、平成27年度ならびに平成28年度の税制改正にあわせて、平成30年4月1日以後に開始される欠損金が発生する事業年度では、保存期間が10年間に延長されている点は留意しましょう。
保存の方法
保存の方法は国税庁のホームページによれば、以下の5種類が記載されています。
1.紙面上による原則的な保存
2.保存期間6年目以降はマイクロフィルムによる保存も可能
3.サーバ・DVD・CD等の電磁的記録による保存
4.スキャナ読取り電子データで保存（あらかじめ税務署長に対する申告が必要）
5.電子計算機出力マイクロフィルム（COM）による保存
それぞれに条件や手順が細かく設定されている場合があるので、詳細を確認する必要があります。国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」
 

まとめ

経理業務ではさまざまな書類を扱います。書類は日々の業務によって蓄積されていくため、保存方法はルール化しておかないと煩雑化し、必要なデータを取り出せなくなったり紛失してしまったりする危険が伴います。 時間軸による保存や種類ごとによる保存がおすすめです。書類の保存は税務上定められているため、その期間内は必ず保存しておきましょう。
 
 
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