発送代行会社に依頼するときに知っておきたい知識｜【シリーズ第4弾】DMのデザイン・印刷はプロに任せるのが◎

前回は、発送代行会社がどんな作業をしているか詳しく説明しました。今回は、「発送するもの」のデザイン・印刷について説明します。

第１弾．発送前に用意しておくもの
第２弾．発送手段
第３弾．作業方法
第４弾．デザイン・印刷（今回）
第５弾．見積の見方のコツ、選定のコツ

当たり前の話ですが、発送をするには「発送するもの」を用意しなくてはなりません。社内の複合機で印刷することも可能ですが、コスト・見た目共にいい方法であるとは言えません。ここでは外部の制作会社や印刷会社でデザイン・印刷をする場合について解説します。 

印刷物のデザインの流れ

1.デザイン作成

「デザイン」は、対象者に対して自分たちのメッセージを的確に伝えるだけではなく、興味を持ち、購買もしくは利用に繋がる行動を取ってもらうためにとても重要です。

どのようなデザイン会社に依頼すればよいかは、予算と納期によって決めることになりますが、実績のあるデザイン会社に依頼することをお勧めします。DMやチラシの場合、「きれい＝効果がある」とは限りません。たとえ文字情報であっても、送る対象者が反応すればそれは効果があったということなのです。デザインは効果の出し方のコツが分かっている会社に依頼するべきです。

効果が出せるデザインができるかどうかは、以下のような質問をすることである程度判断できます。

「同じような内容の制作実績はありますか？」
「その制作物の反応率を追ったことがありますか？」
「DMの効果を上げるために御社からはどのような提案がありますか？」

実は、デザイン会社にとっては回答の難度が高い質問です。これらの質問に満足に回答してくれるようなデザイン会社を選べば、間違いないでしょう。ただし、完璧な回答をしてくれる会社が見つからなければ、予算や納期を考慮して、妥協点を見つける必要があります。

専門のデザイン会社以外にも、発送代行会社や印刷会社でもデザインの相談に乗ってくれるケースもあります。“本業”ではないため過度な期待をすることはできませんが、費用面ではメリットがあることが多いでしょう。

発送代行会社にデザインを依頼する場合は、「発送の専門家だから、デザイン面でも効果が上がるノウハウを持っているのでは？」と考えてしまいがちですが、あくまでも発送の代行をしている会社なので、効果が上がるデザインノウハウを持っているか否かはわかりません。

2.デザイン校了

デザインが確定することを「校了」と言います。

3.デザインデータの入稿

印刷会社へデザインデータを納品することを「入稿」と言います。

入稿時に気をつけたいのは、デザインのファイル形式（ai/eps/psd/tiff/pdfなど）です。可能であれば、デザイン会社と印刷会社に直接やり取りをしてもらったほうがいいでしょう。

ネット印刷を利用する場合は、自分たちで入稿することになりますが、その場合はデザイン会社にアドバイスをもらうといいでしょう。

注意点としては、ネット印刷では多くの場合PDF入稿を推奨していますが、ここでいうPDFとはイラストレーターやフォトショップといった専用のデザインソフトで出力したPDFファイルを示しています。仕事上よく使うOffice系で作成されたPDFファイルは、特に画像の解像度が自動的に落ちる場合があるため、使用しないようにしてください。印刷してみたら画像がギザギザで字もつぶれて読めない、なんていうこともあります。 

印刷の流れ

1.紙質の選択

紙にもさまざまなものがあります。よく使われるのがコート紙・マットコート紙・上質紙です。どのような紙質が良いのか悩むところですが、チラシはコート紙かマットコート紙で四六版（しろくばん）90/110kg、上質紙55kg～70kg（コピー用紙程度の厚み）、DMハガキはマットコート紙180kg、圧着ハガキはコート紙・マットコート紙・上質紙90kg～110kgを目安とすれば良いでしょう。

紙によって発色、にじみ方が変わります。仕上がりのイメージにこだわりたい場合は、印刷会社に相談してみましょう。そのほか、ツヤ加工や折り加工など希望に合った提案をしてくれるはずです。

（引用：一般社団法人 日本印刷産業連合会Webサイト　印刷用語集より）

ところで、なぜ紙の厚みなのに“mm”ではなく、“kg”なのかというと、紙の厚みは数値化しにくいため、ある一定のサイズの紙（四六版、菊版など）1,000枚を重ねた重量を基準にしているからです。

2.印刷の依頼先の選定

印刷をどこに依頼すれば最も良いのか、印刷コストを抑えたいのであればネット印刷が候補になりますが、初めて利用する場合は不安もあります。

以下によくある4つの依頼先のメリット・デメリットをまとめました。

初めて印刷を外注するのであれば、お勧めしたいのは、3の印刷会社に依頼する方法です。デザイン会社と印刷会社の間に入ってやり取りをする必要がありますが、その中で知識も身に付けられますし、アドバイスが得られる点やトラブル対応という点でも他の方法と比べてメリットがあるからです。基本的な知識やコツを身に付けたら、2のネット印刷を選択するのも良いと思います。

印刷方法には、オンデマンド印刷とオフセット印刷の2種類があります。

・オンデマンド印刷

高細密のトナーによるレーザープリント。「カラーダイレクト印刷」とも呼ばれます。版を使用せず、パソコンからデータをプリンタに送り印刷するため、版の作成が必要なく小ロットの場合は単価が安くなります。短納期対応できるというメリットもあります。

・オフセット印刷

印刷の原本を作成し、ブランケットと呼ばれる樹脂やゴム製のローラーに転写（off）し、ブランケットから紙に転写（set）する印刷方法。大量印刷に適しています。通常の商用印刷はオフセット印刷が主流です。
小ロットなど印刷部数によってはオンデマンド印刷にメリットがあります。仕上がり具合ではオフセット印刷の方が高い品質が期待できます。印刷会社に直接相談できれば、どちらの印刷にメリットがあるのかアドバイスをもらえるでしょう。

印刷会社にも得意不得意があります。

商業印刷（オフセットや輪転など）が得意な会社、オンデマンド印刷が得意な会社、製本まで対応可能、特殊な印刷が可能など、印刷会社によってさまざまです。

企業のWebサイトだけではなく、年に数回あるビジネス系の大きなイベントや展示会に出展している印刷会社をチェックしておくとよいでしょう。

また、印刷の方法として、4の発送会社に印刷を依頼するということも可能です。

メリットは、印刷と発送を同時に管理できるため、スケジュールの短縮・コスト抑制が期待できる点が挙げられます。デメリットは、印刷方法が限定されること、営業マンによっては発送は詳しいが印刷はあまり詳しくない可能性があることです。

請求書などは発送会社に印刷を依頼する典型的な例になります。請求書などは、“特定のデザインを先に印刷しておき、個人に紐づく情報を後から印字する”ビジネスフォーム印刷で行われることが多く、さらに印刷物をすぐに封筒に入れ発送作業に移行することができるため、効率面・セキュリティ面・コスト面共に発送会社に依頼するメリットがあるのです。

アプリでDMをデザイン、印刷するという方法も

以前はDMのデザインと言えば、プロのデザイン会社に依頼したり、社内でする場合にもイラストレーターやフォトショップなどの専門的なツールを使用して作成したりすることが当たり前でした。

しかし、PCやスマートフォンの技術が発達したここ数年、アプリでDMデザインを行うケースも出てきています。
DMデザイン作成アプリは多くの会社が提供していますが、アプリには主に２つの種類があります。

・無料でデザインを作成、ダウンロードできる

デザイン作成に特化したアプリです。デザインは、無料の素材を活用できるもの、スマートフォンの写真を取り込んで使用できるものなどがあり、直感的に素材を配置するなど、操作も簡単なものがたくさんあります。作成したデータは、Wi-Fiでプリンタに送り直接印刷、ダウンロードして印刷会社に印刷を依頼することも可能です。中には一部有料のアプリもあります。

・デザインを作成、印刷、発送までの流れを全てアプリで完結できる

まずPCやスマートフォンを使い、アプリ内でデザインを作成します。さらに宛名を登録することで、発送までをアプリで完結することができます。送り先は、リストを一括でアップロードできるものなど、さまざまです。値段も部数や紙質などの条件によって明確になっているため、手軽に利用することができます。

テンプレートが用意されているものや、データを共有しながら作成できるもの、ダウンロードせずブラウザで作成できるものなど、さまざまな種類のアプリがあるため、用途に合わせたものを選ぶといいでしょう。

素材を提供しているサイトも多数存在するため、そのようなサイトの素材と組み合わせて利用することで、イメージに近いDMが作成できます。 

まとめ

デザインは、メッセージを伝える重要な要素にも関わらず、軽視されがちです。受取る側の視点に立って考えると、ワードやパワーポイントで作りコピー用紙で印刷したものが届くのと、デザイン会社が制作して高品質な紙に印刷されたものが届くのでは、印象が大きく変わってきます。その点を考慮し、どこの費用を削減しどこに費用をかけるべきか、きちんと整理し判断しましょう。