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2017.11.21 掲載 2023.07.19 更新

請求書の電子化(Web請求書)のメリットと注意点

手間のかかる業務をまるごとアウトソーシングで効率化

バックオフィス(事務代行)サービス

 

2005年に施行された「e-文書法」により請求書を電子的方法で発行(Web請求)することが可能となりました。請求書を電子化することで得られるメリットとその注意点についてご紹介します。

Web請求書とは?

現在、多くのベンダーがクラウドサービスを提供しており、PDFなどで電子化された請求書を取引先へ送信するケースが増えてきています。
発行する側は印刷や郵送の手間が省け、受け取り側も郵便の受領を待たずに支払処理を進められるなど、業務効率化につながる仕組みと言えます。

Web請求書のメリット

それでは、請求書を電子化したWeb請求書のメリットを見てみましょう。
 
コストが安くなる
請求書を電子化することでメール送信が可能となり、郵送代が不要になります。紙代や印刷代も節約できるため、請求書を発行する機会が多い企業ほど、コストが安くなります。受け取り側も、電子帳簿保存法に則った保管ツールを使用することで、書類保管コストの低減を望むことができます。
 
パソコンさえあれば、請求書が授受できる
電子化した請求書は、パソコンとインターネット環境があれば作成/送付・受領の両方が可能です。セキュリティや管理の手間を考えるとクラウドシステムを利用するのもアリです。
出張中や在宅時でも、パソコンがあれば請求書を作る/確認できるので便利です。
 
請求書の到着時間を短縮できる
紙で郵送する場合、発行・封入作業から投函・差出をし、取引先に到着するまでには1日から2日程度はかかります。支払処理を進めたいので早くほしいという要望に簡単に対応することができます。
 
保管場所をとらない
請求書を電子化すればサーバー上で保管できるので、紙の請求書と違い保管場所をとりません。

Web請求書の注意点

Web請求書の発行ツールは世の中に数多くありますが、いくつか注意すべきポイントもあります。
 
請求書のフォーマットがツール指定のものしかない
業種・業態によって、請求書に印字する項目や明細の数は様々です。 Web請求書発行ツールの中には、ツール内で規定されたフォーマットしか利用できず、文字数制限等もあり「今まで載せていたこの項目が載せられない!」といったこともありえます。
 
受取先によっては紙請求書を使用する方が都合が良い
特にBtoCビジネスを行っている企業にとって、請求書の受取先=一般消費者となるため、パソコンを保有しておらず、Web請求が受け取れない相手も一定数存在する可能性があります。
Web請求書発行ツールのベンダーには、紙請求書の発行まで代行してくれるサービスを持っているところもあるので、自社の請求書発行パターンに応じてベンダーを選びましょう。

請求書発行を効率化した後は?

Web請求書の発行ツールはあくまで「請求書発行の手間を減らす」ことに特化したシステムと言えます。請求書を発行した後の入金確認・消込や未払い先への督促など、手間のかかる作業はまだまだ存在しますので、ツールを活用するとともに、後続処理のプロセスを見直すことで、より大きな効率化を実現することが可能です。

ツール提供と共に、各種作業もまとめて請け負ってくれるアウトソーシング会社を活用するのも一つの手です。

まとめ

Web請求の普及により、発行する側・受け取る側双方の業務効率が向上します。
事業を継続していく限り請求書の発行作業はつきまとってきますので、より効率的な仕組みを作り、限られたリソースを事業の拡大に向けることを検討してみてはいかがでしょうか。

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