1. トップ
  2. 事例紹介
  3. 外資系金融 R社様

事例紹介 - 詳細

外資系金融 R社様

属人化していたメール室業務を大幅に改善
-40%の稼働時間の削減に成功-

提供サービス:総務,バックオフィスサービス(部門別)

■企業情報

従業員数 300名
支店数 約30カ国
事業内容 金融業

背景

メール室の運営を担当していた2名の契約社員が退職することを機に、業務全体のスリム化と属人化を解消するためにご相談いただきました。

課題

・契約社員2名が長期で担当していた影響で業務が属人化していた。
・メール室を管理していた総務担当者(兼任)も一部業務を手伝っていたが業務量が多く、本来やるべき業務に支障が出ていた。
・メール室のスリム化をどうにかできないかと考えていた。

改善ポイント

ご相談時に属人的であることは把握していたが、詳細な業務調査において、メール室担当者の記憶や経験則を元に運営されていたことが判明。ほぼ一からの業務設計となったが、お客様職場に混乱をきたさぬように配慮しつつ、慎重に導入を進めた。

<業務調査>
・業務の洗い出し
・稼働、工数の確認
・業務整理
・ルール化、マニュアル化
<改善例>
・郵便、宅配物、社内便の集配ルールの変更
・郵便、宅配物の集配BOXの設置
・外出先の絞込み
・組織や座席表の共有

導入の成果

・無駄な業務の排除や非効率な業務の改善
 (月間の業務稼働時間40%の削減)
・社員にもわかりやすい集配ルール
・遅配、集配ミス・漏れなどの事故率0%
・メール室全体のスリム化
・実務担当者2名体制から1名体制へ
 (総務担当者はメール室から外れコア業務に専念)

提供サービス概要図

ご採用企業からのコメント

誰にでもできそうな当たり前の業務にも気づかない無駄がある 総務部長様

当初は「メール室は誰でもできる当たり前の業務で、退職者の代わりができれば良い」と考えてアウトソーシングを導入しましたが、NOCのやり方を見て、考えを改めました。
郵便物の仕分方法や集配ルールなどかなり細かいところまで設計されおり、無駄を徹底的に排除しようしていることがわかりました。

導入当初は、業務の整備と安定化に相当苦労されたようで、いつ「無理なので撤退します」と言われるかハラハラしていていました。

それでも粘り強くルールの改訂を行い、社員への周知などを行ってもらい、今ではトラブルもないので安心しています。

NOCの取組みをみて、メール室業務にも気付かない無駄があり、それが小さなトラブルや社員の業務へ支障につながっていたことがわかり、しかも改善してくれたことにとても感謝しています。

この業務の関連サービス

他の事例を見る

サービスやお見積りに関するご相談はこちらまで。お気軽にご相談ください。

サービスやお見積りに関するご相談はこちらまで。お気軽にご相談ください。

03-5369-0515

お問い合わせフォーム