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事例紹介 - 詳細

経営コンサルティング会社 T社様

T社様では、総務・庶務業務をアウトソーシングすることにより、これまで属人化していて品質の均一化が図りづらかった業務の可視化、コストの削減などを実現されました。

提供サービス:総務,バックオフィスサービス(部門別)

インタビュー

 

─ アウトソーシング導入前の課題、きっかけについて教えてください。

 

「業務レベルの低下、属人化を解決したかった」

主に派遣社員で業務を行なっていましたが、人が入れ替わるたびに引継ぎが完全にされず、業務レベルが低下することが当たり前でした。また、個人の知識やスキル、ノウハウに大きく頼ることが多く、業務が属人化してしまい、業務効率の低下も問題でした。
例えば、名刺の発注方法、文書の保管方法など、統一された業務フローがなかったため、人が変わるごとにやり方が変わり、社員からは不満が出ていました。

これらの問題を解決する方法をいくつか検討した結果、アウトソーシングを導入することに決めました。

 

─ アウトソーシング導入時、苦労された点は?

 

「導入直後の混乱からシンプルで効率的な運用へ」

アウトソーシング導入直後は、業務フローの構築途中で、多少の混乱はありました。NOCのアドバイスから、必要のある業務とない業務をはっきりと分け、属人的な業務を全て可視化したことで、業務の流れ、手順がシンプルになり、現在では特に混乱もなく、効率的な運用ができています。

 

─ アウトソーシング導入で業務改善できたことはありますか?

 

「可視化によるトラブルや問題の発見・解決が迅速になった」

業務が可視化されたためミスが減り、トラブルや問題が発生しても、発見・解決が明らかに早くなりました。人が入れ替わっても業務レベルが低下することがなくなり、今では効率良く社員の要望に応えることができています。

また、NOCが我々の状況や事情をきちんと理解してくれて、同じ視点で業務設計から運用をしてくれているおかげで、社員からの評判が良く、非常にうれしく思っています。

 

─ 最後に今後の課題についてお聞かせいただけますか。

 

「アウトソーシングのプロフェッショナルとして、常にベストなソリューションを」

大阪支社にも東京と同じ運用体制を構築する予定です。東京と大阪という遠距離でのマネジメントに関して、NOCのノウハウから、是非アドバイスをいただきたいと考えています。
また、グループ全体が成長していく中で、スタッフの増員・最適な配置や運用方法なども考えていかなくてはならない時期が来ます。NOCには、総務アウトソーシングのプロフェッショナルとして、色々ご相談したいと思います。

 

■企業情報

従業員数 400名
支店数 東京、大阪
事業内容 戦略コンサルティング

背景

主に派遣社員で業務を行なっていましたが、交代ごとに業務レベルが低下し、また、個人の知識やスキル、ノウハウに大きく頼ることが多く、業務が属人化していました。

課題

・業務レベルの低下
・属人化を解決

改善ポイント

・必要のある業務とない業務の仕訳
・属人的な業務を全て可視化

導入の成果

・ミスの減少
・トラブルや問題の原因の早期発見

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