芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社

ヒューリックビズフロンティア株式会社では、都心を中心に完全個室型レンタルオフィス「CROSSCOOP」を展開しています。M&Aにより新たな体制でスタートした同社では、経理を含む管理機能がほぼ存在しない状態から会計基盤を整える必要があり、会計システムの導入や実務フローの構築が大きな課題となっていました。

そこで同社は、2024年よりFOCの経理アウトソーシングサービスを導入しました。会計システムの選定・導入から、固定資産管理のシステム化、日々の経理運用まで一貫してサポートを受けることで、ゼロからの経理体制の立ち上げを実現しています。

今回は、同社の木村様と鈴木様に、導入の背景や効果についてお話を伺いました。また、今回の取材には、ヒューリックビズフロンティア様の業務を担当するFOCの担当者も加わりお話を伺っています。

もくじ
1. 経理を含む管理機能が未整備で、体制をゼロから構築する必要があった
2.システム導入から運用までを一貫して支援可能なFOCへ依頼
3.会計の正確性と運用効率が向上し、経営判断の精度が高まった
4.事業拡大に向け、外部パートナーとともに持続可能な管理体制を構築したい

経理を含む管理機能が未整備で、体制をゼロから構築する必要があった

ー　貴社の事業内容について教えてください。

木村様：当社は、完全個室型のレンタルオフィス「CROSSCOOP」を展開する企業です。2025年6月には新拠点「クロスコープ渋谷ネクストサイト」をオープンし、10月現在で9拠点を運営しています。「フレキシブルオフィス」と呼ばれる領域には、コワーキングスペースや時間貸しのワークスペースなどさまざまな形態がありますが、CROSSCOOPは「完全個室」に特化しているレンタルオフィスです。

また、利用者の皆様から特に評価いただいているのは、セキュリティの高さとコストパフォーマンスです。有人受付による来客対応を基本とする他、最新のセキュリティカメラ、カード施錠、顔認証システム等を導入することで、一般的なレンタルオフィスよりも高いセキュリティ環境を実現しています。

通常、レンタルオフィスは1～2年で利用者が入れ替わるといわれていますが、クロスコープでは2年以上継続してご利用くださっている利用者様が数多くいらっしゃいます。

ー　お二人の担当業務について教えてください。

木村様：当社は社員数が十数名規模の会社で、管理部門も非常にコンパクトな体制です。そのため、管理部門は基本的に私と鈴木の2名でほぼ全ての業務を担当しており、鈴木が実務面を、私が体制の整備を含めた部門の統括を担っています。

鈴木様：私は2024年7月に入社し、経理業務をはじめ、経営企画、法務、総務、システム、人事、労務など、会社の運営に必要なバックオフィス機能の実務部分を幅広く担っています。　

ー　FOCのサービスを導入する前は、どのような課題を抱えていたのでしょうか？

木村様：M&Aでレンタルオフィス事業を譲り受けたところから当社はスタートしています。譲渡を受けたのは事業そのもので、経理や総務といった管理機能は引き継がれなかったため、まずは会社としての体制をゼロから整えなければなりませんでした。

当時は代表と私の2名と派遣社員の方1名の体制で運営しており、帳簿の整理や会計ソフトの導入を進めながら、同時に入出金管理や請求処理などの経理実務をこなす日々でした。外部のサポートを受けていた時期もありましたが、双方の体制がまだ十分に整っておらず、結果的に社内で多くの作業を抱えていたのです。

実務の多くは手作業で進めていたため、入出金の確認や請求書の整理に時間がかかり、支払い漏れや処理遅延のリスクが常にありました。決算期には対応が追いつかず、ヒューリックグループ本部への報告スケジュールが後ろ倒しになることもあり、このままでは会社としての信頼に関わるという危機的な状況でした。

また、導入していた会計システムがシンプルな構成で、当社のように複数拠点を持つ業態とは相性が合わず、部門別会計や取引先別の残高管理を正確に行うには限界があったのです。上場企業であるヒューリックグループの一員として求められる会計の精度やスピードを考えると、経理の仕組みや体制を早急に整える必要があると考えていました。

システム導入から運用までを一貫して支援可能なFOCへ依頼

ー　そのような状況で、FOCへの依頼を決めた経緯を教えてください。

木村様：新たに会社としての体制を整える必要があるなかで、経理を自社やグループ会社内で内製化する方法も検討しました。しかし、経理業務は専門性が高く、特に当社が属するヒューリックグループは上場企業として連結パッケージの作成など厳密な会計対応が求められます。そのため、限られた人員で自社対応するのは現実的に難しく、外部パートナーと連携しながら体制を整備する方が堅実だと判断しました。

その際、ヒューリックグループとFOCの親会社である芙蓉総合リースとの間に以前からご縁があったことも後押しとなり、他社との比較検討を行った結果、業務の対応範囲の広さや導入実績の豊富さからFOCにお願いする形となりました。

ー　FOCへ依頼した際、どのような期待を抱いていましたか？

木村様：委託にあたって重視したのは、単なる会計処理の代行だけではなく、会計システムの選定から導入、そして運用体制の設計まで一貫してサポートしてもらえるかどうかです。FOCは会計システムと支払い処理を連動させた債務管理、固定資産管理を含む会計基盤の構築まで視野に入れた提案をしてくださり、立ち上げから継続運用まで任せられる安心感がありました。

会計の正確性と運用効率が向上し、経営判断の精度が高まった

ー　サービス導入後は、具体的にどのような成果がありましたか？

木村様：会計の正確性と透明性が格段に向上しました。以前の会計システム上では売上データの明細を取引先別に把握することが難しく、前受金と売掛金の内訳も曖昧になっていました。FOCのサポートにより、以前から自社で導入していた販売管理システムと連携させることで取引先ごとの明細や入金処理の根拠が明確になり、適切な債権管理を行えるようになりました。

また、基本的なことですがシステム移行により拠点別・部門別の会計が明確になったことで、経営判断のための有用な情報提供を行えるようになりました。

鈴木様：私が入社する前は、1件ずつ請求書とExcelの台帳を突き合わせ、手作業で支払い業務をしていたと聞いています。現在は、FOCに請求書を渡せば、会計システムへの債務計上から支払処理まで一連で進めてもらえるので、請求から振込までのフローがスムーズになりました。

FOCが事前に不備を検知し、修正や確認の連絡をしてくれる仕組みも整っているため、振込依頼時点で正確性が担保され、社内承認もスムーズです。実際に日々のオペレーションを担当していても、安心して業務を進められています。

FOC担当者：基本的な請求や支払いの流れはどの企業様でも共通していますが、ヒューリックビズフロンティア様の場合は、収支構造が非常に特徴的だと感じています。

各種の処理には前受金で処理するものと、利用後に請求が発生するものが混在しており、両方の請求が同時期に立つケースもあるため、当初は「どの取引がどの収益に紐づくのか」を把握するのが難しかったですね。こうした点は、レンタルオフィス事業ならではの複雑さだと思います。

ー FOCとの連携体制について教えてください。

鈴木様：業務で使用する請求書や売上データなどのやり取りは、当社が使用しているクラウド上に作成した共有フォルダを介して行っています。こうしたコミュニケーションツールについても、こちらの状況に合わせて柔軟に対応いただけるのはありがたいです。

また、イレギュラーな案件にも快く対応してもらって助かっています。たとえば、月末に近いタイミングで請求書が届くケースがあるんです。タイトなスケジュールでの処理になりますが、FOCと協力しながら乗り越えられているので、本当に心強く思います。

FOC担当者：イレギュラーな対応が発生した際にも、できる限り柔軟にサポートできるよう心がけています。これまでさまざまな業界の企業様を支援してきた経験から、「この業界ではこうしている」「別の業界ではこう改善している」といった知見をもとに、より良い方法をご提案できるのが私たちの強みであり、外部パートナーとして提供できる価値だと考えています。

事業拡大に向け、外部パートナーとともに持続可能な管理体制を構築したい

ー　FOCのサービスについて、改善してほしい点があれば教えてください。

木村様：現時点で大きな不満はありません。むしろ、スケジュール管理頂いて遅滞なく業務が進むように管理体制が整備されてる点は、とてもありがたく思っています。

また、今後の事業拡大に伴って、よりスピード感のある意思決定が求められる場面が増えてくるかもしれません。その際には、月次資料の作成や締めのスケジュールを再検討しなければならない可能性があります。その都度、タイミングを見ながら相談させてください。

FOC担当者：もちろんです。月次資料の提出期限や承認フローは、企業規模や管理体制によって最適な形が変わっていきます。当社の知見を踏まえたご提案も行いながら、一緒に進められればと考えています。

ー　今後の展望について教えてください。

木村様：まずは既存の拠点を安定して運営すること、そして将来的には拠点拡大を視野に入れつつ事業を成長させていきたいと考えています。拠点数が増えていくと、それに従って管理部門の負荷も比例して大きくなっていくのが一般的です。

そのため、FOCのような外部パートナーと連携しながら、事業を拡大しても経理を含む管理機能が破綻しない、スケーラブルな体制を維持しつつ事業拡大ができればと考えています。

ー　最後に、FOCのサービス導入を検討している企業へのメッセージをお願いします。

鈴木様：私はこれまで経理や総務の経験はありましたが、この業界での経理は初めてだったため、最初は判断に迷う場面も多くありました。そうした状況において、FOCが作業を引き受けるだけではなく、業務をより良くするための提案もしてくれるところが非常に心強いです。

たとえば、振替処理の管理表を作る際には「このように整理すると良いですよ」と、こちらからお願いする前に手を動かしてアイデアを形にしてくれたことがありました。自分だけでは思いつかない視点や、良い運用方法などをアドバイスしてもらえるのはありがたいです。

木村様：外部委託の活用は、当社のように管理部門が少人数の会社には非常に相性が良いと実感しています。経理業務が一人に集約されてしまうと、その人に何かあった時に業務が止まってしまうリスクがあります。退職するつもりがなくても、環境の変化はいつ起こるかわかりません。そうした意味でも、仕組みとして会社を支える体制を外部と一緒に作ることは、組織の持続可能性という意味においても大きな強みになるはずです。

単に業務を外に出すというより、信頼できるパートナーと一緒に会社の基盤を作っていく感覚に近いため、同じような課題をお持ちの企業様には、選択肢として前向きに検討されてもいいのではないでしょうか。

ヒューリックビズフロンティア株式会社：Webサイト