芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社

■FOC導入担当者 インタビュー

分社にむけて、「引継ぎ度」を数値化し進捗管理を徹底

3ヶ月というタイトなスケジュールで、どのように段取りを整え、抜け漏れなく準備をするかに注力しました。

主なポイントは以下になります。

• ・親会社で既にお請けしている庶務、メール室、受付業務を新会社用に仕様調整
  ・新規追加される施設、社宅、社有車管理の仕様書、業務マニュアル作成
  ・全国6拠点のアドミ業務（営業事務および庶務業務）のルール統一と業務マニュアル作成
  ・全体的な体制構築、スタッフアサイン・教育

お請けする業務全体の棚卸を行い、業務の重要度（発生頻度や処理期限が短いものなど）によって優先順位をつけました。

また、進捗管理を厳密に行ううえで、引継ぎが発生する業務は、「引継ぎ度」を数値化することで遅延している項目の早期発見、リカバリーを徹底しました。

6拠点のアドミ業務については、拠点ごとのローカルルールを禁止し、業務仕様を統一化しました。これにより、準備にかかる負荷の軽減、およびスタッフの教育時間の効率化、業務品質チェックの時間短縮が可能になりました。

安定しているからこそ、次の目標達成へ

新会社の事業がスタートして約1年半、導入当初の混乱や新会社ゆえの組織変更への対応はありましたが、お客様と密に連携することで現在は安定しています。

総務部長様が理想としている「総務のかたち」を実現するためには、60%の達成度と考えています。残り40%を達成するためにも、コスト削減や効率化を追求しつつ、「社員が仕事のしやすい環境はどのようなものか」を意識して“プラスα”の提案をしていこうと思っています。

また、FOCスタッフの労務環境改善も「目標達成に必要」と認識いただき、定着率改善やパフォーマンス維持にどのような取組みをすればよいか一緒に考え、目標の早期達成を目指しています。