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事例紹介 - 詳細

外資系製薬会社 S社様

分社化した新会社の総務部門と主要6拠点の管理業務をサポート

提供サービス:総務,バックオフィスサービス(部門別)

インタビュー

■NOC導入担当者 インタビュー

 

分社にむけて、「引継ぎ度」を数値化し進捗管理を徹底

3ヶ月というタイトなスケジュールで、どのように段取りを整え、抜け漏れなく準備をするかに注力しました。

 

主なポイントは以下になります。

 

  • ・親会社で既にお請けしている庶務、メール室、受付業務を新会社用に仕様調整
    ・新規追加される施設、社宅、社有車管理の仕様書、業務マニュアル作成
    ・全国6拠点のアドミ業務(営業事務および庶務業務)のルール統一と業務マニュアル作成
    ・全体的な体制構築、スタッフアサイン・教育

 

お請けする業務全体の棚卸を行い、業務の重要度(発生頻度や処理期限が短いものなど)によって優先順位をつけました。

 

また、進捗管理を厳密に行ううえで、引継ぎが発生する業務は、「引継ぎ度」を数値化することで遅延している項目の早期発見、リカバリーを徹底しました。

 

6拠点のアドミ業務については、拠点ごとのローカルルールを禁止し、業務仕様を統一化しました。これにより、準備にかかる負荷の軽減、およびスタッフの教育時間の効率化、業務品質チェックの時間短縮が可能になりました。

 

安定しているからこそ、次の目標達成へ

新会社の事業がスタートして約1年半、導入当初の混乱や新会社ゆえの組織変更への対応はありましたが、お客様と密に連携することで現在は安定しています。

 

総務部長様が理想としている「総務のかたち」を実現するためには、60%の達成度と考えています。残り40%を達成するためにも、コスト削減や効率化を追求しつつ、「社員が仕事のしやすい環境はどのようなものか」を意識して“プラスα”の提案をしていこうと思っています。

 

また、NOCスタッフの労務環境改善も「目標達成に必要」と認識いただき、定着率改善やパフォーマンス維持にどのような取組みをすればよいか一緒に考え、目標の早期達成を目指しています。

■企業情報

資本金 4億円
従業員数 900名
支店数 40拠点(世界170カ国以上)
事業内容 医薬品の開発、製造、販売

背景

親会社から分社したS社様は、設立当初から総務部門の一部をアウトソーシングする方針でした。
既に親会社の総務業務(受付、メール室含む)のサポートをしており、実績もあるNOCにご相談いただきました。
また、全国6か所に営業所を開設することが決まっていましたが、地方拠点の場合、自社採用が難しい点と派遣社員の離職率が懸念されたため、各拠点の管理業務(アドミ業務)のサポートもご相談いただきました。

課題

・総務部門のヘッドカウントを最小限に抑え、効率良く業務を行う体制構築
・総務部門をほぼ新規で立ち上げる必要がある
・新会社の事業スタートまで3カ月程度の猶予
・大阪、名古屋を始め6拠点でのアドミ業務のルール化およびその運用

改善ポイント

・引継ぎ管理表による厳密なスケジュール管理
・重要度、発生頻度、親会社からの転用業務などを総合し、業務設計の優先順位付け
・新会社総務部長および総務課長との情報共有を密に行い、設計⇒テスト運用を高速化
・各拠点でのローカルルールを禁止し、業務仕様を統一化

導入の成果

・事業開始に間に合う運用体制の構築
・業務改善のスピード化
・全拠点のアウトソーシング対象業務のルール統一化
・担当者の離職時の引継ぎや新規採用負担の削減

提供サービス概要図

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