芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社

メルセデス・ベンツ日本合同会社は、自動車ブランド「メルセデス・ベンツ」の日本法人として、車両の輸入・販売支援、マーケティング、アフターサービスなどを担っています。全国の販売店ネットワークと連携しながら高品質な商品・サービスを提供し続ける同社にとって、本社バックオフィスの安定運営は欠かせない基盤の1つです。

同社では、本社移転を機に総務体制を見直し、2023年12月にFOCの総務アウトソーシングサービスを導入しました。日々発生する細かな対応を安定して行うため、FOCのスタッフがオフィスに常駐する体制と、業務を属人化させないためのマニュアル整備を軸に運用を進めています。

今回は、同社 ファイナンスコントロール部門 総務課 土屋様に、導入の経緯や効果についてお話を伺いました。また今回の取材には、メルセデス・ベンツ日本様の業務を担当するFOCの担当者も加わり、お話を伺っております。

もくじ
1. 本社移転を機に、新たな外部パートナーを探していた
2.オフィスに常駐するスタッフの存在が、社員の働きやすさにつながっている
3.マニュアル整備により、社員からの問い合わせが大幅に減少
4.コストと業務効率を意識し、持続的な改善に取り組んでいく

本社移転を機に、新たな外部パートナーを探していた

―　貴社の事業内容と土屋様の役割について教えてください。

土屋様：メルセデス・ベンツ日本合同会社は、メルセデス・ベンツグループの日本法人として、日本市場における事業を担っています。世界各国で生産されたメルセデス・ベンツ車および関連製品の輸入・販売を行うほか、アフターサービスを含むサービス事業を展開しており、全国の正規販売店ネットワークと連携しながら、日本のお客様に製品とサービスを提供しています。

ラグジュアリーブランドとしての価値を大切にしつつ、日本国内のニーズに応えること、そして環境対応など持続可能性への取り組みも含めて、ブランドの魅力を広げていくことが当社の役割です。

私は2001年に入社し、2025年1月からファイナンスコントロール部門総務課のマネージャーとして勤務しています。総務課は総務業務やセキュリティ関連業務を主に担当しており、チームメンバーは私を含めて3名です。

―　FOCへ依頼された経緯を教えてください。

土屋様：当社は以前、品川に本社を構えていましたが、2024年3月に千葉の幕張新都心へ移転しました。総務業務については移転前から外部へアウトソーシングしていたのですが、当時は単なるアウトソーシングだけにとどまっており、より業務全体に対して戦略的な動きを取れるBPOを行いたいと考えていました。

そのようなタイミングで本社の移転が決まり、これまでサポートしていただいていた会社では対応が難しくなったこともあり、新たに総務業務を支援してもらえるパートナーを探すことになったのです。

いくつかの会社の中から検討させていただいたのですが、その中でも業務改善に向けた具体的な提案をしてくださったFOCへ依頼することを決めました。

FOC担当者：本社移転をきっかけに、「新しい環境で、総務の体制を改めて整えたい」というご相談をしていただきました。立ち上げ期には、常駐スタッフの配置だけでなく、運用を統括する責任者も毎日のように現場へ入り、日々の業務状況を確認しながら調整やフォローを重ねていきました。

オフィスに常駐するスタッフの存在が、社員の働きやすさにつながっている

―　FOCへアウトソーシングしている業務について、具体的に教えてください。

土屋様：FOCに依頼している業務は多岐にわたりますが、その内の一つに「メール室」の業務があります。毎日、郵便局へ郵便物を取りに行ってもらい、届いた郵便物を宛先ごとに仕分けして各部署へ配布してもらっています。お取引先に対しては請求書の電子化をお願いするなど、ペーパーレス化は進めているものの、実際にはまだ一定量の郵便物が発生しています。そうした紙のやりとりを滞りなく行うために、メール室の存在は欠かせません。

また、宅配便の対応もお願いしている業務の一つです。届いた荷物を担当部署や担当者に渡してもらうほか、社員から「荷物を発送したい」といった依頼があった際の対応も含め、日々のやりとりを支える役割を担ってもらっています。

さらに、社員の出張時の新幹線代や宿泊費などの処理や、オフィス隣接の駐車場管理のサポートなどもお願いしています。特に社員向けに貸し出す駐車場カード、社用車で使うガソリンカードなどの管理も日常的に発生する業務なので、非常に助かっていますね。

―　FOCに業務を依頼して、具体的にどのような効果を感じられていますか？

土屋様：一番大きいのは、オフィスに人が常駐していることによる安心感です。その背景として、当社もコロナ以降はリモートワーク中心の時期が続きましたが、昨年から出社ルールを設けたことで、オフィスに来る社員が増えてきました。出社する人が増えるほど、オフィスに来る人たちを支える役割の重要性が、これまで以上に高まっていると感じています。

その一方で、本社移転によって通勤時間が延びた社員も多く、私自身も含めて、総務の社員が毎日オフィスに常駐するのはなかなか難しい状況です。そうしたなかで、必ず毎日オフィスに来て、現場を見ながら対応してくれる存在がいるというのは、本当に助かっています。いわば「お城を守ってくれている」ような感覚ですね。

それに加えて、FOCのスタッフの方々が、社員と自然にコミュニケーションを取ってくれている点も大きいです。総務の仕事は地味に見える場合もありますが、社員からすると目の前にある問題がクリアにならないと仕事が前に進まないことも多いのです。

そうした仕事を、コミュニケーションを取りながら丁寧に対応してもらえることで、こちらとしても安心して頼ることができますし、社員にとっても相談しやすい環境になっていると感じています。

マニュアル整備により、社員からの問い合わせが大幅に減少

―　FOCのスタッフとの連携はどのように行っていますか？

土屋様：FOCの常駐スタッフは2名体制で、日々の総務業務を担ってもらっています。感覚としては、外部パートナーというより、総務のメンバーとして一緒に働いてくれている仲間という感じですね。

総務メンバーとの連携については、2週間に1回の頻度で定例ミーティングを行い、業務の進捗状況やペンディング事項を確認しています。ここでは、日々の運用の中で出てきた課題や改善点についても共有しながら、今後の対応をすりあわせています。

総務メンバー以外の社員からFOCスタッフへの問い合わせや依頼は、メールやチャットで受けることが多いです。ただ、先ほども話したようにオフィス内で日常的にコミュニケーションを取ってくれていますので、すれ違った際に直接声をかけられる場面もよく見かけます。

FOC担当者：現在常駐している2名のスタッフは、メルセデス・ベンツ様の業務が始まった当初から継続して従事しているメンバーです。移転直後の立ち上げ期から関わってきたことで、業務内容やオフィスの運用を理解した上で対応できる体制が整っています。

土屋様：同じメンバーが継続して対応してくれている点は、やはり安心感がありますね。加えて、FOC側で急にお休みが発生した場合でも、会社として代替の体制を組んで対応してもらえるため、業務が止まる心配がありません。その前提として、業務が属人化しないようにマニュアルが整備されている点も大きいと思います。

―　マニュアル整備について、もう少し詳しく教えてください。

FOC担当者：立ち上げ初期は体制構築が優先だったため、マニュアル整備に十分な時間を割くことが難しい状況でした。その後、2024年2〜3月頃から本格的に着手し、日々の業務内容を整理しながら、約1年かけてマニュアルを形にしてきました。

前事業者様から引き継いだ既存のマニュアルはWord形式でまとめられていましたが、運用しやすさを考え、当社でPowerPoint形式に作り替えました。内容としては、FOCの常駐スタッフが業務を行うためのオペレーションマニュアルと、メルセデス・ベンツの社員様向けの「総務ガイドブック」の2種類を作成しており、全体で約600ページの構成になっています。

土屋様：現在も必要に応じてアップデートを続けていますが、ベースとなる部分はできあがっており、運用としてはかなり安定してきた印象があります。

総務ガイドブックについては、「宅急便を送りたい場合はどうすればいいか」といった、実際に社内でよく発生する問い合わせを想定した内容となっています。社員も「何か不明点があればこれを見ればいい」と確認する先ができたことで、以前より我々への問い合わせも少なくなっていると感じます。

コストと業務効率を意識し、持続的な改善に取り組んでいく

―　改めて、FOCと業務を進める上で、どのような点に価値を感じていますか？

土屋様：アウトソーシングですので、基本的には決まった枠の中で業務をお願いする前提ではあります。ただ、その枠組みを踏まえた上で、作業時間や業務量を考慮しながら、必要に応じて柔軟に対応いただいている点が非常に助かっています。

仮に対応が難しい場合でも単に「できません」で終わるのではなく、別の提案を頂けるのでその点も助かっていますね。そのような細かなコミュニケーションができているからこそ、安心して業務を任せられています。

FOC担当者：当社としても、まずは現在の業務を安定して継続することを大前提にしつつ、今後さらにお任せいただける業務があれば、柔軟に対応していきたいと考えています。引き続き長くお付き合いを続けながら、メルセデス・ベンツ様とWin-Winの関係を築いていけたら嬉しいです。

―　今後の展望について教えてください。

土屋様：私の所属するファイナンスコントロール部門は、CFO直下の立場として、会社全体のコスト意識にも目を向ける役割を担っています。そのため、どうしてもコスト削減の議論は避けて通れません。

その一方で、総務は売上を直接生み出す部門ではないため、どうしてもコストセンターとして見られがちです。各部署がコスト削減に取り組むなかで、総務部門も限られた予算内での効率的な運営が求められます。

ただ、総務はオフィス環境の維持や業務の円滑な運営など、会社の基盤を支える役割を担う部署でもあります。そのため、単にコストを抑えることを目的にするのではなく、抑えるべきところは抑えつつ、必要な部分には適切に投資する判断をしなければなりません。そのバランスをどう取るかが、総務として今後も向き合っていく大きなテーマの1つだと考えています。

また、業務の進め方という観点では、ここ1年ほどでAIの活用が一気に進んできました。AIを使うことで、これまで時間をかけて対応していた作業が、比較的短時間で形になる場面も増えており、既存の業務プロセスを見直す動きも出てきています。

今後は、こうしたコスト面の課題と業務効率化の両面を意識しながら、総務として改善を積み重ねていきたいと考えています。その中で、FOCの知見もお借りしながら、現実的に取り組めることを一つずつ丁寧に検討していきたいと考えています。

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