独立行政法人 P法人様

「調達」での膨大な書類手続きを一元管理し業務工数を大幅に削減

提供サービス：その他,事務局運営代行サービス

■企業情報

従業員数	1,000名（職員数）
支店数	約130拠点

背景

「職員が利用する物品やサービスの手配」「納品検収」「請求書の照合」「契約管理」を担当する部門では、発注に関する手続きを紙中心で進める必要があったため、その処理に相当な労力がかかっていました。
また「共用備品の貸出」「施設まわりの管理」など庶務的な手配業務に手を取られるケースも多々あり、本来注力すべき業務に集中できない状況が生まれていました。これらの問題を解決することと、新しい管理体制を構築するためにアウトソーシングを導入することになりました。

課題

・各部門からの備品や機器の購買・調達申請処理に相当な労力がかかっていた。
・年間3,000件以上ある購買・調達案件全てに対し、適切なプロセスを遵守し、処理を進める必要があった。

以上のような業務量の多さから日々の処理に追われることになり、本来の業務である調達先との折衝や入札管理業務に時間を割きづらい状況になっていた。

改善ポイント

・機構内に管理センターを設置し、手続き処理を一元化、処理の流れを仕組み化
・定型的かつヒューマンエラーが多い帳票作成業務は基幹システムとは別にサブシステムを設計・構築
　（基幹システムの入替え時に失われてしまった機能をFOCが別途サブシステムとして開発）
・常に問題を抽出し、改善する体制の構築

導入の成果

・事務処理全般や業者対応、管理業務から解放され職員の負荷が劇的に削減
・システム導入により、見積もり依頼書や発注書の発行作業が効率的に進められるようになった
・対象となる業務だけではなく、前工程（職員の申請書記載）に関して、必要に応じ事前の相談窓口として機能する事で、手戻りの減少やイレギュラーな申請に対してスムーズな対応が出来るようになった