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事例紹介 - 詳細

カクタス・コミュニケーションズ株式会社様

請求書発送の短縮化とコスト削減を同時に改善

提供サービス:バックオフィスサービス(業務別),請求書処理代行サービス,バックオフィスサービス(部門別)

インタビュー

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カクタス・コミュニケーションズ株式会社は英文校正を主要サービスに、翻訳、英語テープおこしなどを提供する会社です。

NOCの請求書発行発送アウトソーシングを活用されている、ペイメントマネジャー 上吉広恵さんにお話を伺いました。

 

もくじ
1. 56万稿以上の論文の英文校正を実施
2. インド本社で行っていた発行・封入業務を日本で
3. アウトソーシング専門会社としての実績と経験、体制を評価
4. 正確かつ迅速な発送作業で発送量の増減にも柔軟に対応
5. さらにアウトソーシングを進めていきたい

 

56万稿以上の論文の英文校正を実施

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カクタス様が運営する、英文校正を提供するブランド「エディテージ」のサービスサイト

 

 

― 「カクタス・コミュニケーションズ」について、お教えください。

 

カクタス・コミュニケーションズ(以下 カクタス)は2002年にインドで設立された、大学・大学教授、医師・医療機関、一般企業研究部門に対して、論文の英文校正を主要サービスに、翻訳、英語テープおこしなどを提供する会社です。もともと、創業者が日本に留学中に大学教授から英語で書いた論文の英文校正を依頼されたことからヒントを得て、帰国後にこの会社を設立しました。当初はインドですべてのサービス提供、カスタマーサービスを行っていましたが、日本での業務拡大に合わせて2007年に東京オフィスを設けました。
現在、東京オフィスでは日本とインド本社との橋渡しに加え、お客様やパートナー企業の開拓、カスタマーサービスなどお客様対応までを行っています。今日までに、医学・医療、物理科学・工学、生命科学、人文社会学、ビジネス・経済学など幅広い分野の56万稿以上の論文の英文校正を行ってきました。
また、当社はインド、日本だけではなくアメリカ、韓国、中国、シンガポールに拠点を持ち、サービスサイトである「英文校正エディテージ」は、日本、台湾、韓国、中国、アメリカ、ブラジルの各国でサービスを展開しています。

 

インド本社で行っていた発行・封入業務を日本で

 

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「当初、発行・封入はインドで行っていました」と上吉さん

 

 

― NOCのアウトソーシングの活用状況を教えてください。

 

カクタスでは、NOCの請求書発行発送アウトソーシングを2012年12月に導入し、2013年2月より本稼働しています。
現在依頼している内容は、郵便物の差出対応並びに郵便資材の印刷・保管・管理です。
当社の英文校正サービスはサービスサイトよりお客様にお申し込みをいただき、依頼された英文校正はインドにいる高等教育を受けた専門知識豊富なネイティブ英文校正者が英文校正を行い、サービスサイトを通じてお客様に納品されます。
そして納品された翌営業日にお客様宛、見積書、納品書、請求書の3点を郵便で発送しています。この発送対応をNOCに委託しており、現在は1日平均150通、多いときには1日200~250通の発送を行っています。
また、ときには各種案内などを同封してもらうこともあります。

 

― NOCのアウトソーシングを導入される前、郵便物の差出対応はどのようにされていたのですか。

 

依頼する前は、インド本社で見積書、納品書、請求書を発行、封入して、国際郵便やFedExで日本に送ってもらい、届いたものを郵便局に持ち込んで発送していました。
インドでも納品翌営業日には見積書、納品書、請求書を発行しているのですが、日本に届くまでに5日程度が必要です。本来、納品後すぐにお届けしたかったのですが、実際にお客様の手元に届くのは納品1週間後くらいとなっていました。
また、ご依頼いただく数が増えることにより、コストの問題も発生してきました。インドから日本に送るコストも決して小さなものではありません。
納品後すぐにお届けしたいという日程の課題、そしてコストの課題を解決すべく、どこかにアウトソースすることで、納品翌営業日に発送でき、コストの削減にもつながるのではないかと考えました。
その当時で1日約70通の発送がありました。

 

アウトソーシング専門会社としての実績と経験、体制を評価

 

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「アウトソーシング専門会社であることを評価しました」と上吉さん

 

 

― アウトソーシング先はどのように選ばれたのですか。

 

アウトソーシングを活用しようという意思決定、並びにアウトソーシング候補企業の選定はインド本社で行われました。
アウトソーシング先に関しては、インドでリストアップされたNOCを含む3社に対して、連絡を取り、ご要望をお伝えし、ご提案いただいた内容、印象、実績などをインド本社と共有し、依頼先としてNOCを決定しました。

 

― NOCを選ばれた理由を教えてください。

 

NOCを依頼先に選んだ理由は、下記の通りです。

 

①アウトソーシング専門会社としての実績と経験
業務の一部としてアウトソーシングに取り組むのではなく、アウトソーシング専門会社としての数多くの実績と経験、体制を評価しました。

 

②コストがリーズナブルであったこと
ご提案・お見積りをいただいた3社の中で、NOCからのお見積りが一番安価でした。

 

③社内システムにアクセスしてもらうため、セキュリティ面での安心感
プライバシーマークの認証取得第1号企業であることなどから、安心して依頼できる企業であると判断しました。

 

正確かつ迅速な発送作業で発送量の増減にも柔軟に対応

 

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見積書、納品書、請求書を発行し、発送するための資材の保管・管理も依頼

 

 

― NOCにアウトソーシングを依頼した効果についてお教えください。

 

①正確かつ迅速な発送
英文校正を納品した時点で見積書、納品書、請求書並びに宛先の4点が社内システムから自動で作成されます。NOCで納品翌営業日にその4点を出力して封入し、発送を行いますが、いままで一度のミスもなく、かつ発送量の増減にもその都度対応して発送してもらっています。

 

②住所チェックによる未着防止
お客様による住所の入力ミスにより、以前は未着として戻ってくることがままありました。いまではNOCが発送前に住所のチェックを実施し、間違いや不明のものについてはすぐに報告してもらえますので、発送前に修正し、正しい宛先に発送することができています。

 

③急な変更への柔軟な対応
英文校正のサービスサイトから、請求書などをダウンロードすることができるため、お客様によっては郵送不要とご連絡をいただく場合があります。また、納品後に請求先や住所の変更をご連絡いただくこともあり、これらは都度NOCにメールや電話で連絡をして、対応してもらっています。急なリクエストに対して柔軟に対応していただけるので、営業担当とアウトソーシングの現場とのリレーションのよさを評価しています。

 

④発送用資材の管理・保管の手間・コストも削減
依頼した当初、用紙・封筒など発送用資材はインドで制作したものを日本に送り、NOCに提供していました。こちらについても、依頼した年にはNOCに印刷・保管・管理を委託しています。発送の都度、在庫の報告もいただけますので、管理・保管の手間・コストも削減することができました。

 

さらにアウトソーシングを進めていきたい

 

― NOCに対するリクエスト、期待などがありましたらお願いします。

 

お客様の入力ミスによる未着は、NOCでチェックをしてもらったとしても、防ぎきれないものもあります。こうした未着に対応するサービスについて相談していきたいと思います。
また、東京オフィスではカスタマーサポートやマーケティングに注力するために、アウトソースできる業務については、今後、さらにアウトソーシングを進めていきたいと考えています。例えば売掛金の管理・照会などについてもアウトソーシングを検討していきたいと考えていますので、ご提案に期待しています。

 

カクタス・コミュニケーションズ様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

 

カクタス・コミュニケーションズ株式会社:コーポレートサイト
英文校正論文翻訳投稿支援を提供するブランド「エディテージ

■企業情報

従業員数 180名
支店数 世界6拠点:インド、日本、アメリカ、韓国、中国、シンガポール
事業内容 英文法校正、論文投稿支援パック、学術翻訳など

背景

今までインド本社で封入した請求書(他、見積書、納品書)を東京オフィスにまとめて送り、郵便局に差出していましたが、件数が増えるにつれ、時間とコストが問題となっていました。

課題

・校正データ納品から請求書発送までの日数
・請求書の輸送コスト

改善ポイント

・管理システムを共有、NOCオフィスで請求書データを出力、即日郵送
・インドからの原票輸送コストを削減

導入の成果

・校正データ納品の翌日営業日には郵送完了(※データ出力後即日)
・住所ミスを事前にチェックする工程を追加し未着を削減
・当日の差し止めなどの急な変更への対応

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