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バリューマネジメント株式会社様

ノンコア業務の「入力業務」をアウトソースし、ウェディングプランナーのパフォーマンス向上

提供サービス:バックオフィスサービス(業務別),業務支援サービス,バックオフィスサービス(部門別)

インタビュー

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コンサルティング業務や、結婚式場・ホテル・旅館の運営を行っているバリューマネジメント株式会社は、NOCのアウトソーシングを活用する事で、事務作業の時間を大幅に削減。本来やるべき業務により力を入れる事が出来るようになった。そこで、NOCに依頼した経緯やその活用法について、営業管理部の徳重朋世さんに詳しいお話を伺った。

 

もくじ
1. 歴史的建造物を結婚式場・ホテルへと再生!
2. アウトソーシングを考えたキッカケはプランナーの負担軽減
3. 難しい条件にも柔軟に対応してくれるNOCに依頼!
4. マニュアル化・情報共有・スタッフ教育により高い精度を実現!
5. アウトソーシングによって「本来の仕事」に注力!
6. 任せられるところはどんどん任せたい!

 

歴史的建造物を結婚式場・ホテルへと再生!

意識調査機関Great Place to WorkRによる 2016年発表「日本における働きがいのある会社」 ランキング2位(従業員100-999人)

意識調査機関Great Place to WorkRによる2016年発表「日本における働きがいのある会社」
ランキング2位(従業員100-999人)

 

 

― バリューマネジメントがどのような会社なのかお教えください。

 

「ウエディングに関するコンサルティング」、「結婚式場の運営」、「ホテルや旅館の運営」の3つを、事業の柱として持つ会社です。

 

元々は、弊社の社長の他力野がリクルートでウエディング関連の仕事に従事していたこともあり、独立する際にはその経験を活かして、ウエディングのコンサルティング業務を行うところからスタートしました。

 

創業時から社長が掲げている「ウエディング業界を変えたい」という思いを胸に、様々な結婚式場を手がけております。

 

また、結婚式場やホテル、旅館の運営に関しましては、「社会において価値のある文化を継承していきたい」という思いから、重要文化財のような歴史的な建造物を修復・再生し、そこを式場や宿泊施設として活用しております。

 

例えば、直営施設である京都の鮒鶴京都鴨川リゾート、2016年の5月にオープンした大阪城西の丸庭園に大阪城迎賓館なんかも、弊社がリノベートして蘇らせたものになります。

 

他にも宿泊施設ですと、竹田城の城下町にある「ホテルEN」は改修した酒造場を活用したものですし、篠山の城下町の「NIPPONIA」に至っては、4棟の古民家をホテルとして活用し、町全体がホテルといった構想により、地域の活性化にも繋げるという試みも行っております。

 

― 歴史的建造物を再生させるうえで、大変な事があればお教えください。

 

古い建物なので、普通のホテルではできることができない点です。
例えば、柱の位置の影響など会場を広く使いにくかったり、階段で上がったり下がったりしないとモノを運べなかったり、オペレーション的に厳しい事が多いですね。
ただ、あえてそうした難題に取り組み、また解消する事で、その建造物そのものの価値を上げていければと考えております。

 

アウトソーシングを考えたキッカケはプランナーの負担軽減

 

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「それまでは接客やご提案といった 本来やるべき仕事以外の業務に、 かなりの 時間を取られていました」と語る徳重さん

 

 

― NOCにはどのような仕事を依頼されているのでしょうか?

 

ウエディング関連の見積書の入力をお願いしています。
生花店を始めとする、弊社のパートナー企業から届く、様々なフォーマットで記載された「帳票」をチェックし、弊社のシステムのフォーマットに則った記述方法で入力していただいております。

 

ウエディングは、オンシーズンとオフシーズンの差が大きいのですが、春や秋などのご依頼が多い時期になると、日に200件程度の入力をお願いしていますね。

 

― NOCに依頼した理由をお教えください。

 

プランナーの業務を軽減したかったというのが、一番の理由です。

 

プランナーは、ご両家の接客やご提案を担当する、ウエディングにおいて中心的な役割を担っています。その仕事の幅は広く、また量も多く、当時はどのプランナーも接客提案以外の仕事も多く抱えながら仕事に励んでいるという状態でした。

 

そこで、プランナーの仕事を、仕事の核となる「コア業務」と、そうではない「ノンコア業務」とに分類して、「ノンコア業務」にあたる仕事を、別の部署、または外部に依頼していく、仕事の「選択化」をしていこうという話になったんです。
この時、「ノンコア業務」と判断された事務作業の中でも、特に時間を多く取られていた「帳票の入力」が、その「選択化」の候補に挙がりました。

 

― 「帳票の入力」という仕事は、なぜそこまで時間が取られるものなのでしょう?

 

パートナーである企業ごとに「帳票」の記述方式がマチマチなのと、とにかく品目が多いからです。
弊社は現在、7つのウエディング会場を運営しているのですが、会場ごとにお付き合いさせていただいているパートナー企業が違います。
それぞれが自社独自の「帳票」を用いておりますので、項目名や書き方などが異なっており、それを弊社の記述に合わせて入力することが、まず大変です。

 

さらに、たとえば花ひとつ取っても、チャペルの花、ご両親の花束、新婦様のブーケ、新郎様の胸の花・・・など、ひとつのご両家様につき、全体で約80アイテムほどの品目がございます。
さらに弊社のウエディングは、すべてオーダーメイド式ですので、プランニングごとに必要な品目なども変わってくるため、各品目をひとつひとつ入力していくとなると、それだけでかなりの時間を取られてしまうのです。

 

― そこで「帳票の入力」をアウトソーシングする事にされたのですか?

 

いえ。最初は、「帳票」を出してくるパートナー企業さんに、入力をお願いしました。
弊社の基幹システムにログインして、自社の「帳票」を入力していってもらったんです。

 

しかしこれが、入力ミスがあったり、スケジュール通りにいかなかったり、あまりうまく行きませんでした。
結局、プランナーが細かくチェックをしたり、確認の連絡を取ったり、追加でやらなければならない仕事もあったため、大きな負担軽減にはならなかったんです。

そこでやっと、「帳票の入力」をアウトソーシングしようという話が出てきました。

難しい条件にも柔軟に対応してくれるNOCに依頼!

 

「実際に話を聞いてみると、事務所は 日本にあるけど、入力は海外という会社が 非常にたくさんありました」と徳重さん

「実際に話を聞いてみると、事務所は日本にあるけど、入力は海外という会社が
非常にたくさんありました」と徳重さん

 

 

― アウトソーシングを依頼する業者はすぐにNOCに決まったのでしょうか?

 

いえ、最初は大阪を中心に、いろんな企業さんを検討しました。
でも、なかなか弊社の条件に合致したところが見つからなかったんです。

 

ちなみに条件は、以下の3つです。

 

・日本国内で入力
・オンシーズン・オフシーズンの入力量の差にも対応
・様々なフォーマットで書かれた「帳票」をはじかず対応

 

日本国内での入力については、信頼性ですね。

 

またウエディングは、オンシーズンとオフシーズンでは、かなりご依頼の量が異なります。そのため「帳票」の入力も、オフシーズンではそんなに量はありませんが、オンシーズンである春や秋になると、一日に200件近く出てきます。
そうした時期による入力量の差にも柔軟に対応してくださるところにお願いしたいという思いがありました。

 

また、先にも述べましたが、とにかく「帳票」の書き方は企業によって様々。
それを「これは読めないから入力しません」とか「初めて見るフォーマットだからはじきます」とならずに、入力されたものを読み解いて、正しく入力してくださるかどうかもポイントでした。

 

こうした条件を元に、実際にいろんな企業さんと打ち合わせもさせていただいたのですが、気持ちよく受けてくださるところがなかなかなかったんです。
やることが複雑な事もあって、受けてくれそうなところも、「うーん、なんとか出来るかもしれません」とか「頑張ってやってみます」という、曖昧なお返事ばかり。

 

そんな中、NOCさんにお話をしてみると、「大丈夫ですよ」と心強いお返事をいただけて、お願いすることにしました。

 

― 最初は大阪で探されていたとのことで、東京の会社ということに躊躇はありましたか?

 

実はそこまでありませんでした。
大阪で探してなかったので、だったら東京で・・・というくらいですね。
場合によっては、もうひとつの候補だった九州でアウトソーシングをされている会社に、依頼することも考えていたので。

 

ただ、弊社には、銀座にも直営のウエディング会場もございますし、そこに打ち合わせなどで行った際にお会いする機会もあるでしょうし、感覚的にはそれほど遠いという感じはしませんでした。

 

マニュアル化・情報共有・スタッフ教育により高い精度を実現!

 

― 実際に依頼されてみて、率直な感想をお教えてください。

 

大満足です。本当に良くしていただいていると思いますね。

 

― 特にどの部分に満足されていますか?

 

精度の高さです。弊社からお送りする「帳票」は、すごく見難いものも多いんです。

 

先ほど述べた様々なフォーマットがあるのももちろんなのですが、ウエディングはまだFAX文化の業界ということもあって、どうしても原本よりも、文字が汚なくなってしまいます。さらには、その送られてきたFAXを使って、弊社とパートナー企業が何度かやり取りをする場合もあるので、字がガタガタになっているものもあるんです。

 

しかし、それをしっかり読み込んで、正しく入力していただいています。

 

また弊社はとにかくスピードの早い会社でして、新商品、新キャンペーンなどを次々リリースしています。
その度に入力する内容などが変わる場合もあるのですが、そういったところにも柔軟に対応していただけている点も満足ですね。

 

「どんなに細かい案件でも業務フローや マニュアルまで落とし込んでいます。 それが他社にはない当社のつよみかも しれませんね」と弊社・安江

「どんなに細かい案件でも業務フローやマニュアルまで落とし込んでいます。
それが他社にはない当社のつよみかもしれませんね」と弊社・安江

 

 

― このパートナー企業の「帳票」はこう入力する、といったルールもあるかと思うのですが、そうした決め事はバリューマネジメント様でマニュアル化などされているのでしょうか?

 

弊社で作業をしている時もマニュアル化していましたし、依頼した際に、その時の最新版のマニュアルはNOCさんにお渡ししています。

 

ただそこから先は、NOCさんに判断いただいている「帳票」もございますので、弊社で更新や変更などはしていません。
ただ、NOCさんは、独自のマニュアルを制作されているようですね。

 

例えば、初めての取引先からの「帳票」で分かりにくい箇所などがあった場合は、その都度、お電話にてご質問いただいていますが、「今後このようにする」とルール設定をしたら、その後で、同じような質問がくる事がありませんし、クオリティにバラつきもありません。

 

入力作業者は、その日によって変わる事もあると思うのですが、それでもマニュアル化、情報共有、そしてスタッフ教育をしっかりする事で、高い精度を保っていただけているんだと思います。
弊社が自社内でやっていた時、情報の更新や共有がかなり大変だった事は実感していました。ですので、それらをしっかりと実践されているNOCさんは、本当に素晴らしいなと思います。

 

アウトソーシングによって「本来の仕事」に注力!

「第三者に事務をお願いする事で、 私たちがやっていた時には 気が付かなかった改善点を発見できるのも アウトソーシングの良さだと思います」と徳重さん

「第三者に事務をお願いする事で、私たちがやっていた時には
気が付かなかった改善点を発見できるのもアウトソーシングの良さだと思います」と徳重さん

 

 

― NOCに依頼して、日々の業務はどのように改善されましたか?

 

当初の目的であった、プランナーの仕事を「コア業務」と「ノンコア業務」に分けて、取捨選択する「選択化」が出来たかなと思っています。

 

― 抱えているお客様の件数が増えたような具体的な数値の変化はありましたか?

 

そういう部分も、一部あります。
多い時だと、新たな担当件数が月に1.5倍になることもありました。

 

ただそちらよりも、「選択化」によって空いた時間は、プランナーの「本来やるべき仕事」である、接客や提案のクオリティを上げていく方に使ってもらうようにしました。 お客様に向き合う時間を作るという事ですね。

 

― その結果、なにかプランナーからの反応はありましたか?

 

ありました!
「新郎新婦様からこんな声をいただけました」とか、「時間に余裕が出来たお陰でこんなに良い提案が出来るようになりました」といった感謝の言葉と共に、手作りの感謝状までいただいたんです!

 

― 精度面、またプランナーに時間が作れたという以外にも、良かったと思うことはありましたか?

 

仕事の効率化を図れた点、人材を育てる手間が省けた点、料金が安かった点が、その他の良かった点です。

 

仕事の効率化については、とにかく入力が煩雑だった「帳票」のチェックをするだけで良くなりましたので、かなりアップしたと思いますよ。
数値には出来ていませんが、工数で考えるとかなり減ったんじゃないでしょうか。

 

あとは、様々な種類の「帳票」に対応出来る人材を、弊社がイチから育てる必要がなくなったのも、良かった点ですね。
これまで、「帳票」の内容まで細かく理解して入力出来るようなスタッフを育てるとなると、大体3ヶ月くらいはかかかっていましたから。

 

料金面も、弊社が考えていたよりも安く提示していただけて、ありがたかったです。
しかも一旦これでスタートしましょうとやり始めた金額から変わらず、オンシーズンでもやっていただけているので、その点でも大満足です(笑)。

 

― NOCに依頼した事で、思っていなかった副次的な効果などがもしあったのならお教えください。

 

なにか手間のかかる作業があった場合、「アウトソーシングすれば良いんじゃないか」という考えが、発想のひとつとして出てくるようになりました。

 

どの部署にも、突き詰めれば「コア業務」と「ノンコア業務」とに分類出来ると思いますので、ノンコアな部分は外に出して、自分たちの「コア業務」に特化しようという事ですね。

 

 

任せられるところはどんどん任せたい!

 

― NOCのサービスが優れている点を挙げるとすればどこですか?

 

「柔軟性」が高い点と、強い「安心感」がある事です。

 

特に「柔軟性」は、「帳票の入力」という仕事にはすごく大事な要素です。
「これをお願いします」と言ったら、「これ」しか出来ない、イレギュラーなものが発生したらハネてしまって、入力してくれない会社が多そうだった中、分かる範囲ではNOCさんの方で判断したり、それでも分からなかったら電話してでも、なんとかして入力してくれる「柔軟性」の高さは、大きく優れている点だなと思います。

 

また「安心感」について言えば、クオリティ面とスピード面の両方で安心が得られました。
例えば判断が難しい「帳票」に対して、「これでいいや」と適当に入力するのではなく、ご連絡をいただいてでも正しく入力してもらえるというクオリティ面、そしてお送りした「帳票」をすぐに入力いただけるスピード面、ふたつの「安心感」があるため、お任せして良かったなと感じています。

 

― では最後に、NOCに対して今後、期待していることをお教えください。

 

お任せ出来ることはお任せしたいと考えています。
今は、資料請求の発送をお願いできないか考えているところです。

 

当社の資料発送は、例えば年内希望の方にはこの資料、来年の方はこちら……と細かく変わります。またその分種類も多いので在庫管理も大変なんです。
そうした発送業務を、顧客情報の入力も含めて、お願いできればなと思っています。

 

また当社のウエディング会場は、今後も事業拡大を続けて参ります。入力件数はそれに応じて、どんどん増えていくと思いますが、そこにも対応していただければと思っております。

 

ただ、さすがに現状の各パートナー企業から来る「帳票」はバラバラで分かりにくすぎるかなとも思っております。
NOCさんにお願いするだけじゃなくて、もっと「帳票」を綺麗なものに変えるなど、弊社としても、やれる事はやっていこうと考えていますので、今後もお付き合いくださると嬉しいですね。

 

バリューマネジメント様、本日はお忙しい中、
貴重なお話をありがとうございました。

 

バリューマネジメント株式会社:Webサイト

■企業情報

資本金 3,000万円
従業員数 430名
支店数 大阪、東京
店舗数 7会場(ウエディング会場)
事業内容 ウエディングに関するコンサルティング、結婚式場の運営、ホテルや旅館の運営

背景

各会場にいるプランナー自身が、パートナー企業から来る見積書をシステムに入力していましたが、件数が多くなるにつれ接客や企画立案に影響が出てしまっていました。社内での改善をへて、根本的な解決のためNOCにご相談いただきました。

課題

・プランナーがコア業務に専念できない
・パートナー企業に入力を任せても負担が移動するだけだった

改善ポイント

・各会場の見積書をNOCへ一元化
・NOC執務室内で入力、シェアリング化

導入の成果

・プランナーのコア業務への集中
・企画、サービス品質の向上
・仕事の効率化
・人材を育てる手間削減
・コスト削減

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