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株式会社ジェック様

診断結果の集計やデータ処理をアウトソーシングすることでサービス強化へ

提供サービス:バックオフィスサービス(業務別),業務支援サービス,バックオフィスサービス(部門別),事務局運営代行サービス

インタビュー

 

株式会社ジェックは、企業研修を中心としたコンサルティング会社として、需要創造型経営への変革支援を行っています。組織文化診断において、NOCのアウトソーシングを活用されている、診断推進チーム リーダー 中村由美さんと同チーム 安藤るみ子さんにお話を伺いました。

 

もくじ
1. 大学と共同開発した「組織文化診断」に注力
2. 年間で約60組織分の組織文化診断を実施
3. 外部パートナーと当社の強みを組み合せ、共創して市場に提供
4. 私たちの席の隣にNOCのスタッフがいる感覚
5. 集計システムを進化させる方向で検討中

 

大学と共同開発した「組織文化診断」に注力

 

─ 株式会社ジェックについてお教えください。

 

ジェックは1964年創業の需要創造型経営への変革支援を行うコンサルティング会社です。もともとは企業研修で始まった会社で、企業への講師派遣を始め、自社主催の公開コース(オープンセミナー)も数多く開催しています。現在では、コンサルティングや研修/トレーニングを行いながら、診断も展開しており、最近では組織文化診断にも注力しています。

 

企業研修の実施、あるいは商品開発において、私たちは企業理念《「行動理論の改革」と「集団性格の革新」で企業の発展を図る。》を大切にしています。

 

簡単にご説明すると、「行動理念」は、人の行動を方向づけている一人ひとりの信念、考え方です。「行動理念」が変わることで、人は自らの力で成長し続けることができるようになっていきます。「集団性格」については、「朱に交われば赤くなる」というように、組織にはそれぞれ特徴があり、個人に大きな影響を与えています。この「集団性格」が変わることで、企業の持続的な成長が実現すると考えており、この理念に基づいてお客様にお役にたっていきたいと考えています。

 

私たち診断推進チームは、組織文化診断を中心に、研修前後の成果測定や定着測定での運用や、診断を活用したコンサルティングプログラムのご提案でお役に立とうと考えています。以前から集団性格に関する診断はありましたが、集団性格の概念は時代と共に変えており、現在の組織文化診断として販売を開始したのは2013年から。この商品は、慶應義塾大学大学院システムデザイン・マネジメント(SDM)研究科との組織文化についての共同研究により共同開発された診断商品です。

 

年間で約60組織分の組織文化診断を実施

「ジェックでは、組織文化診断に注力しています」と中村さん

 

─ ジェックではどのような業務をNOCにアウトソーシングしていますか。

 

組織文化診断は、社員全員を対象としたアンケートと一部社員の方へのインタビューをもとに、診断結果を報告し、組織文化を向上させる打ち手をご提供するサービスです。

 

NOCにはアンケート冊子や封筒などの資材づくりから、発送、回答済アンケート(手書き)のデータ化から集計、そしてアウトプットづくりまで一連の業務を依頼しています。

 

NOCからのアウトプット(表・グラフ)を多少加工し、分析(文章)とあわせて報告書が完成します。

 

2016年には年間で60組織以上の組織文化診断を行わせていただきました。アンケート数は1組織あたり、小さいと50件、大きいと300件以上となります。

 

─ NOCにアウトソーシングする前はどのようにアンケート業務を行っていたのですか。

 

慶應義塾大学大学院SDM研究科との共同開発でしたから、正式に市場に商品として出す前のテスト期間は、SDM研究科にデータ処理を依頼していました。私たちがアンケートの資材づくりから発送、アンケート回収までを行い、集計をSDM研究科に依頼していたのです。

 

外部パートナーと当社の強みを組み合せ、共創して市場に提供

「商用ベースに乗せるためには、アウトソーシングが必要でした」と安藤さん

 

─ アウトソーシングの活用を検討されたきっかけがありましたらお教えください。

 

テスト期間はSDM研究科にお願いしていましたが、市場に出して展開していくにあたり、きちんとした運用ルールを確立したいと考えていました。

 

診断プログラムは複雑な計算が必要となるもので、その計算方法・計算結果をきちんと引き継げることが前提条件となります。SDM研究科で行っていた集計の仕組みをそのまま引き継いで、商用ベースに乗せられる先として、SDM研究科の方に相談したところ、データの入力や集計などの実績があるNOCをご紹介いただきました。

 

─ ジェックとしてアウトソーシングを積極的に活用しようというスタンスだったのですか。

 

私たちには「共創」という概念があります。外部パートナーの優れた能力と、当社の強みを組み合せて、共創して市場に提供していこうというもので、最近ではこうした取り組みが徐々に増えつつあります。

 

組織文化診断については、社として全面的に推し進めていこうという取り組みをしていますが、導入当時、社内にノウハウがあまり蓄積されていませんでしたので、積極的に外部の力をお借りして取り組もうということになりました。

 

― SDM研究科からNOCへの集計の仕組みそのものの引き継ぎは、スムーズに行ったのでしょうか。

 

SDM研究科の意向としては、ゼロから作るのではなく、集計のルールを正確に反映させ移管したいということがありました。そこで、私たちとSDM研究科、そしてNOCの三者で何回が打ち合わせをさせてもらいました。NOCからはシステム担当の方にも出席していただき、集計のルールなどの聞き取りからテストまでスムーズに進めていただきました。結果として、SDM研究科の方たちにもご納得いただけるシステムとすることができました。

 

また、当初の開発以降も集計結果のアウトプットに関してはメニュー化を進めてもらったり、アウトプットの種類を増やすといった改修を行っています。

 

私たちの席の隣にNOCのスタッフがいる感覚

 

― NOCにアウトソーシングを依頼した効果についてお教えください。

 

①私たちと同じ立場・目線でお客さまのことを考えてくれる
一番大きなことは、私たちと同じ立場・目線に立って、私たちのお客さまのことを考えて判断してくれることにあります。アウトソーシングの魅力としてよくあげられることは、正確、柔軟、納期厳守などかと思いますが、私たちと同じ立場・目線に立ってくださることが、NOCに今後もお願いし続けたいと考える根拠であり、安心という言葉にもつながると思います。

 

例えば、アンケートの記入間違いなどがあった際も、すぐに「ここはこうしました」と報告していただけますので、こちらでもすぐにチェックでき、判断が遅れることがありません。あたかも私たちの席の隣にNOCのスタッフがいてくださる感覚で、距離感がまったくありません。情報がすべてタイムリーに届きますので、こちらが判断を誤ることもありません。お客さまに連絡しないといけないことが発生しても、すぐに連絡できますから、とても助かっています。
時には、私たちが気づかなかったことを「どうしましょうか」と聞いてくれたり、「こうしてはいかがですか」とご提案くださることもあります。

 

②スケジュール通りにデータ集計・処理ができる
組織文化診断をご依頼いただくお客さまは、診断結果を基になんらかの改善、向上をお考えですから、報告までのスケジュールはとても重要になります。いつアンケートを実施して、インタビューを行い、報告書がいつ届くのか、をお客さまは期待しています。
NOCは事前に打ち合せたスケジュール通りにアンケートに関する一連の業務を行ってくれますので、納期の正確さを担保する一要素となっています。

 

③全社にわたるレスポンスの速さ
次に上げられるのは、レスポンスの速さです。今回はこうしたい、といったイレギュラーな依頼をした際も、返事と解決策の提案がものすごく速いと思います。それは営業担当の方も、アウトソーシング担当の方も、システムの開発を担当された方たちもみな変わらず、何かが延び延びになるといったことがまったくありません。
アウトソーシングの場合、自分たちとは違う場所で作業が発生します。契約通りのことはするけれど、それだけになってしまわないか、と私たちから見えないだけに不安を感じることもありました。例えば、少しでも契約から外れたら、基本からずれたことがあったら大丈夫なのか、と。NOCの場合は、そうした心配なくお願いできています。

 

④セキュリティに対する高い意識
組織文化診断で使用するアンケートは無記名ですし、ほとんど個人情報は含まれていません。アンケートをお送りする際の宛名くらいしか、個人情報保護の対象にはならないと思います。一方で、アンケートに回答いただいた内容は、社内事情が分かってしまう内容も多く、機密性が高いものといえます。それだけに私たちも秘匿性は重要視しています。
NOCはデータに対しては必ずパスワードで保護してくれますし、専用のデータを保管する仕組みを使っています。最初の打ち合わせ時から、そういう文化がNOCにあることが分かったことも安心材料の1つとなっています。

 

 

組織文化診断の結果を伝える報告書

 

集計システムを進化させる方向で検討中

 

― NOCに対するリクエスト、期待などがありましたらお願いします。

 

今後、さらに組織文化診断を市場に出していきたいと考えており、それにともない集計システムを進化させていこうと考えています。例えばアウトプットの種類をさらに増やしていきたいと考えています。その際にシステム改修を始め、これからも色々相談したいと思いますので、よろしくお願いします。
また、他の業務でもアウトソーシングできる案件がありましたら、ご相談していきたいと考えています。

 

中村様(左)、安藤様(中)と弊社担当・齊藤

 

株式会社ジェック様、本日はお忙しい中、貴重なお話をありがとうございました。

 

株式会社ジェック :Webサイト

■企業情報

資本金 2億7200万円
事業内容 ・コンサルティング ・研修/トレーニング ・コンテンツ(出版)

背景

「組織文化診断」サービスを市場に展開していくにあたり、きちんとした運用ルールの確立が必須とお考えになりNOCにご相談いただきました。

課題

・組織文化診断アンケートの発送作業の負担
・アンケートの回収集計の負担

改善ポイント

・アンケート用紙の発送、回収の事務局化
・集計システムの構築

導入の成果

・各作業の負担軽減
・スケジュールどおりのサービス提供

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