NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

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人事・総務・経理を始めとした管理部門の総合アウトソーサー
NOCは30年 1,000社の実績がある「日本のアウトソーシング会社」です。

お客様社内の各部署の定型業務を集約して効率化

企業内シェアードサービス

シェアードサービスとは?

シェアードサービスとは、グループ会社や関連会社を対象に、経理や総務、人事といったどの企業にも存在する間接部門で行われている共通業務を、一つの子会社などに集約してグループ企業全体の業務の効率化を図るという手法のことです。
間接業務の業務効率化によるコスト削減の他にも、ルーティンのオペレーション業務を1か所に集約することで、それぞれの企業内の経理や人事のスタッフが、より専門性の高いコア業務に専念する時間を作れるといったメリットがあります。

シェアードサービス導入前

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シェアードサービス導入後

シェアードサービスに最適な業務の例

シェアードサービスに最適な業務は、給与計算、総務、物流、システム開発、コールセンター、社員教育、人事業務など様々な業務があります。

総務

各種申請書受付や代表電話対応、会議室予約管理や備品管理など、総務内で発生する定型業務で、人を一人置くほどの業務量がない場合などに最適です。

研修

申込書の受付や参加者名簿の作成、資料の印刷・集約や会場手配など、スポットから通年のものまで、研修にかかる事務作業を委託していただけます。

人事(採用業務)

採用プロセス~退職まで、一連の事務手続き全般をお請けします。また給与明細等の発行・発送や福利厚生の受付など、幅広い業務でご利用いただけます。

シェアードサービスの
メリットとデメリット

シェアードサービスは、ルーティン業務を外部にアウトソーシングして業務の標準化やコスト削減などのメリットがある反面、実際にシェアードサービスを運用しようとすると問題が発生する事も珍しくありません。
よくある問題のひとつに、システムや運用の統合作業があります。
各社で利用しているシステムの違い、情報の保存方法の違いなどを統合して運用しないと、結局集約する前と同じ作業をシェアードサービスセンターとなる企業が行っているだけで、グループ全体で業務は効率化されません。 
各社の業務を統一して効率的な運用を行うには、膨大な作業量が発生する場合があるのです。

メリット

○

業務の品質向上

シェアードサービスを受託するアウトソーサーはその業務のプロですので、高い業務品質が期待できます。また、仕事が集中すればするほど学習機会も増えるので、技能に磨きがかかり、より高品質のサービスを提供してくれるようになります。

○

コストが抑えられる

業務を集約することで、グループ企業がそれぞれ独自に管理していた要員や設備が共有され、業務の効率化と標準化も図ることができます。その結果、作業工程の無駄が排除され、間接部門の業務自体の効率も向上します。

○

グループ経営の強化

各社でバラバラに行われていた経営管理を一括管理するとグループ経営も強化されます。また一括集約することでコーポレートガバナンスも保たれやすくなります。

デメリット

×

システムや運用の統合が煩雑

各社で使用しているシステムや運用方法を統合することは非常に困難です。それぞれの独自のやり方、属人的手法をマニュアル化し統合していくことで効率的な解決案をご提示します。

⇒NOCのシェアードサービスは、各部門ごとの仕様をそのまま受託し、運用するため、余計なコストがかかりません。

×

社内に専門家がいなくなる

各社に業務ノウハウや専門家がいなくなるリスクはありますが、社員を専任させる意味をなくせるように、業務マニュアルの共有をはじめ処理実績やトラブル、イレギュラー対応など、全ての情報を共有いたします。

⇒シェアードセンターに窓口を置き、各種問い合わせに迅速に対応することで、貴社に専門家を置く必要がなくなります。

シェアードサービスのアウトソーシングが合理的な理由

専門的な知識や経験が豊富

アウトソーサーはその業務のプロですので、高い業務品質が期待できます。蓄積された業務ノウハウ・スキルから有効な提案をしてくれることも期待できます。最新の動向への対応も迅速です。

最新の法改正にも素早く対応可能

経理や会計でいえば、新しい会計ルールや税法への対応、給与計算でいえば社会保険や税法の変更にも迅速に対応します。変化対応力が高いアウトソーサーの活用は、社内でいちから調べなければならない負担に比べ付加価値が高いのです。

従業員の業務意識の向上

社外の人間がサービスを提供することになるため、馴れ合いになりがちなスケジュールなどを遵守する意識が高くなります。また、業務プロセスが集約・統一されるため、業務の透明性が向上し、内部牽制が強化されるため、ミスや不正を防止できるようになる上、責任範囲が明確になり、ガバナンスの意識化を図ることができます。

NOCの企業内シェアードサービス
こんなシーンでご活用いただけます

Case1

プルデンシャル生命様

定型ではあるが処理が複雑な業務が多く、内製で対応していましたが人の異動が頻繁で、運用を熟知した従業員を確保できずにいました。また業務の質を落とさずに非属人化させ、安定運用させることも課題でした。

サービス導入前

課題

  • 正社員と同様に業務を把握でき、即戦力となる人材調達が急務。
  • 異動が多く、運用をよく知る社員を確保できない。
  • 正社員や派遣社員の採用には手間と時間がかかる。
  • 属人化させず、業務の質を落とさずに安定的に実施したい。
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サービス導入後

郵送(圧着ハガキ)の場合イメージ

社内にシェアードセンターを設置し、定型業務を一括委託。一部属人化していた全業務をマニュアル化し、安定運用を実現。また社内で行う必要のない業務を切り出し遠隔対応することで、コスト削減を実現しました。

Case2

日本マクドナルド様

メール室を主に非正規雇用従業員1名で運用していたため、不在や休みの際には正社員が対応しなければなりませんでした。
また社内からの問い合わせも多く、離席している間に要回答案件が溜まるなど、コア業務に専念できない状況でした。

サービス導入前

課題

  • メール室不在時、担当者が休みの場合の対応
  • 定型業務が多くコア業務に集中できない
  • フリーアドレス実施に伴う窓口の設置
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サービス導入後

郵送(圧着ハガキ)の場合イメージ

まずはメール室をアウトソーシングし、急な欠員にも対応できるバックアップ体制を整備。またフリーデスク導入に伴い総務の問い合わせ窓口としてコンシェルジュセンターを設置し、相互業務をサポートする体制を構築。
総務の定型業務を一括でアウトソーシングし、業務改善を図りました。

Case3

大手商社様

購買申請処理はじめ、日々の定型業務が大量にあり、その処理に追われるばかりでコア業務に専念する時間が全く取れませんでした。

サービス導入前

課題

  • 各部門からの備品や機器の購買申請処理に相当な労力がかかっていた。
  • 年間3,000件以上ある購買案件全てに対し、適切なプロセスを遵守し、処理を進める必要があった。
  • 業務量が多く、日々の処理に追われていた。
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サービス導入後

サービス導入後イメージ

社内にシェアードセンター(管理センター)を置き、一括請負できるよう手続き処理を一元化。ヒューマンエラーが多い業務は基幹システムとは別にサブシステムを構築し、課題を予測し未然に防ぐ体制を整備しました。

Case4

外資系大手企業様

メール室を主に派遣社員1名で運用していたため、不在や休みの際には正社員が対応しなければなりませんでした。また業績拡大に伴う拠点増加で、庶務業務が追いつかず、人の確保が課題となっていました。

サービス導入前

課題

  • 派遣社員の急な休みや退職時、カバーするのが大変。
  • 派遣社員では手続きや引継等が面倒。
  • 役職者のみで、実働できる従業員がいない。
  • 業績拡大に伴う拠点の増加で、庶務業務が追いつかない。
  • 各部各拠点で特色が異なり、臨機応変な対応が必要。
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サービス導入後

郵送(圧着ハガキ)の場合イメージ

各拠点にサービスセンターを設置し、定型業務を平準化。
常駐スタッフをジョブローテーションで運用し、欠員対応などにも柔軟に対応しています。

データ入力サービス

入力・出力の手間を効率化

データ入力サービス

各部門で発生するデータ入力・出力を集約してご提供するサービスです。大量のデータや、日々恒常的に発生するデータなどをまとめて依頼することで、業務の平準化が図れます。

書類作成・送付サービス

発送の手間を効率化

書類作成・送付サービス

各部門で作成・送付している書類の作成を一括して委託していただけます。フォーマットを統一することで、より効率が上がり、会社全体での共通したマニュアルを作成することも可能です。

事務局業務サービス

一括委託で効率化

事務局業務サービス

研修やキャンペーンといった事務局業務をお請けします。申し込み受付や書類作成など、事務局業務を一括で委託していただくことで、手間だけでなくコストメリットも実感していただけます

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