シェアードサービスは肥大化する間接部門をスリム化する方法

長く企業活動が営まれると、組織が大きくなって、それなりの人員を抱えることになります。特に大企業の場合は、事業部制をとっていたり、関連会社をたくさん設立していたり、組織が肥大化してしまっていることが多々あります。

事業部や関連会社にはそれぞれ経理部、人事部、総務部、IT、物流部などの間接部門が存在することが通常です。それぞれに組織があるため、それぞれ個々別々に仕事を行い、それぞれに人員を抱えています。

当メディアでも何度か触れていますが、たいていは繁忙期を乗り切るためにそれなりの人員を各所に配置するため、過剰な人員になる傾向があります。そのため、アウトソーシングで人を大量に抱えない手を打つ意味もあると書いてきました。　※過去の記事はこちら

しかし、大企業で組織や関連会社を複数抱える企業にとって、個別にアウトソーシングをするよりも効果的に組織をスリム化する手があります。それがシェアードサービスの活用です。 

シェアードサービスとは何か？

シェアードサービスとは、事業部や関連会社が集まって、企業グループで重複する業務機能を受託して遂行する組織を設立し、その組織に業務を委託することで自社の間接部門の人員を必要最低限にすることを目指す手法です。

個々の会社が行っていた業務は重複も多く、シェアードサービスセンターに統合することで、効率的に仕事をこなし、繁忙期を調整し、システムを統合し、処理のスキルを積み上げることができるのです。 

会計業務におけるシェアードサービス

それでは、会計業務のシェアードサービスセンターの例をみてみましょう。

会計業務と言っても、実は、様々な業務が隠れています。会計仕分けのための情報の収集、原資証票の収集、入金伝票や支払伝票などの伝票起票、システムへの仕訳入力、試算表の作成、決算時の修正、報告資料の作成などです。

今あげた仕事のほとんどは、業務ルールを決めて、システム標準化することでかなりの繰り返し作業、ルーチン作業にすることができます。こうした作業系の仕事はアウトソーシングの対象になり、シェアードサービスの対象になります。

たとえば、大企業が会計のシェアードサービスセンターを設立するとします。シェアードサービスセンターは、本社に設立する場合、分社化して子会社にする場合、外部にアウトソーシングする場合があります。

本社の設立する場合は、本社の会計シェアードサービスセンターが関連会社の会計業務を請け負うアウトソーサーになることを意味します。本社で会計業務を一括し、関連会社は請求書や領収書、支払依頼などのお金が動きを知らせる情報や証票をシェアードサービスセンターに送り、シェアードサービスセンター側で伝票を起票し、仕訳入力を行います。

関連会社は、証票を集めることが主業務になり、場合によってはほとんど会計要員なしでも運営できる体制を築くこともできます。ある企業の物流子会社は会計要員がゼロで運営されています。

関連会社がそれなりの規模の場合は、会計の事務作業はシェアードサービスセンターに委託するものの、財務諸表の最終化や主に業績管理を行う会計要員を自社においておくケースもあります。

本社にシェアードサービスセンターをおくだけでなく、シェアードサービスセンターを分社化して独立性を高め、今までコストセンター扱いだったものをプロフィットセンターにすることも行われます。分社化でコストダウンやスリム化を可能にし、また、できれば外販も獲得しながら、自社グループへの貢献を果たしてもらうことを目指す方法です。

また、本社や子会社にシェアードサービスセンターを置く以外に完全に外部のアウトソーサーに委託する方法もあります。

いずれにせよ、シェアードサービスセンター化することで、会計事務作業は集中化、標準化、外部化され、コストが計測しやすくなる一方で、サービスレベルを定義し、サービスのレベルを測定することが可能になります。
こうした利点に加え、シェアードサービス化にはもう一つ大きな利点があります。事務作業を集約することで浮いた人員で、より付加価値の高い仕事を行うことができるのです。

会計業務でいえば、事務作業を少なくした社員で、業績管理の枠組みを作ったり、業績の分析を精緻化したり、財務戦略を練ったり、内部統制システムを高度化したりすることができるようになります。事務作業から解放された自社の会計部門社員でより先読みした戦略的な企画ができるようになるのです。

給与計算部門のシェアードサービスセンター化

給与計算という事務作業もシェアード化の対象になります。給与計算自体は、勤怠情報と社員の等級や社会保険の条件などが分かれば計算できます。

人事部門で給与計算せず、シェアードサービスセンターで計算し、人事部門は採用戦略や評価制度、教育研修精度の充実などのより付加価値の高い業務に邁進できるようにしましょう。 

総務部門のシェアードサービスセンター化

総務部門でシェアードサービスセンターできるのは、事務用品や什器などのオフィスサプライの購買に関わる方法のアウトソーシングです。ネット関係のオフィスサプライ企業と組むことで、電子カタログを作り、価格を決め、ネットで簡単に購入、決済ができるようにします。

総務部門は集中的に価格交渉や契約を取り仕切ることで、コストダウンやサービスレベルの向上を図ります。

IT部門のシェアードサービスセンター化

IT部門のもシェアードサービスセンター化は、運用に関わる部分です。運用では、ハードウェアやネットワークの運用に関わるインフラマネジメントのアウトソーシングとシステムそのもののアプリケーションアウトソーシングの二つがあります。

物流部門のシェアードサービスセンター化

物流部門もシェアードサービスセンター化することができます。今までは事業部が分かれると個別に物流を行っていたものを、共同で運ぶこととし、シェアード化するのです。こうすることで、運送料の増大による価格交渉力が生じますから、自社の物流部門は価格交渉、サービスレベルの取り決めなどの付加価値業務を担い、契約を管理します。 

シェアードサービスセンターの果実はコストダウンと戦略的仕事へのシフト

シェアードサービスセンターの利点をまとめると、自社社員で行う場合のリソースのアンバランスを解消し、コストダウンとサービスレベル向上を同時に狙うことがひとつです。もうひとつは、シェアードサービスセンターにアウトソーシングすることで浮いた人員で、より付加価値の高い業務に人員を振り向けることです。

シェアードサービスセンターは自社の競争力を強化する上で、非常に重要な戦略オプションとなるのです。