NOC project Vol.1 Web請求書サービスが実現した、劇的な効果 毎月、膨大な請求書を発送していた大手通信事業会社。効率化、コスト削減そして、リスク回避は、喫緊の課題であった。 NOCのWeb請求書サービス導入によって、どのようなメリットがもたらされたのか。 NOCのプロジェクトチームのメンバーたちは、何を考え、どう動いたのか。

Web請求書サービスが実現する大きなメリット

今から3年前のことだ。
NOCの営業として活動する松田は、ある大手通信事業会社A社の担当者のもとを訪問していた。A社とは、請求書発送業務の委託を受け、10年以上もの間、パートナーシップを構築してきた実績がある。
松田は、A社の業務について、当然ながら熟知している。
「日頃から、担当する企業の業務効率化、コスト削減についてさまざまな角度から検討し、追求する。それが、営業の役割だと考えています」と松田は言う。
その日、A社を訪れたのも、新しい提案を行うためだった。

Web請求書サービス。紙で出力し郵送していた請求書を、電子化することで、業務プロセスの短縮、そしてコスト削減を図ることのできるサービスである。
一般的に請求書は封筒に入れて郵送されるが、同時に誤封入、誤配送などのミスや遅延や紛失などの事故のリスクを伴う。
そのリスクを限りなくゼロにするため、NOCではチェック体制の強化、請求書印刷、封入・封緘の自動化などを推進し、効率化とともにコストダウンを図ってきた。
また、A社の請求書は支払い種別が多彩で仕様が異なり、顧客の属性に応じて、じつに80種類を超える帳票を使い分けるという状況だ。ダウンサイジングした「はがき版の請求書」も含め、発行パターンもきわめて複雑である。つまり、請求書発送のプロセスは、周到なリスク対策をしていても、常にミスが生まれる危険性と隣り合わせになっていた。

「この状況を改善したい。コストを抑えつつ、リスクをゼロにしたい。その思いから提案に至ったのです」。
Web請求書サービスこそ、A社にとって最適なサービスであると信じていたのだった。
しかし、2009年当時、請求書の電子化についての社会的認知はまだ途上にあった。さらに大きなネックが、世の中のPCやネットワーク環境が現在ほどは整備されていなかったことだ。A社の担当者は、松田の提案には興味を示したものの、安定性とインフラ面でのトラブルのリスクから判断は先送りされたのだった。予想はされていたが、時期尚早という結論だった。

最適なプロジェクトチームをつくること

時は流れ、2011年。Web請求についての社会的な理解が広がり、エコへの意識の高まりも追い風となり、一般のクレジットカード利用者なども、Web明細を選択するようになっていた。
「3年前の提案から、いつか、再提案をしたいと機会をうかがっていました」
松田は、A社への思いを口にする。A社の状況は、3年前と変化していない。誤配送などのリスクは依然として高く、松田は、この3年間、改善する方法があるにも関わらず、実現できないことを歯がゆい思いで見続けてきたのである。

そして6月、松田は、意を決し、プランを手にA社を訪問した。
A社の担当者は、この間に代わっていたが、松田は、再度、最善のソリューションであり、環境も整ってきていることを伝えた。そして、新たな担当者も、提案内容に大きな関心を示したのだった。リスクが軽減でき、コストダウンを可能にするWeb請求書サービス。改めて社内で検討され、A社のみならず、A社のお客様にとってもメリットがあるとの判断も加わり、導入が決まった。

いったん、プロジェクトがまわり始めると、ビジネスは加速して進んでいく。松田は、A社の意向を受け、社内におけるプロジェクトの体制づくりにすぐに着手した。
半年以内に請求書の電子化をスタートする。これがA社からのオーダーだった。
「まず、チームづくりに取り掛かりました。A社の案件では、誰と組むのがベストかを考えたのです」。
そして、松田は、プロジェクトマネージャーに佐藤(SE部グループリーダー)を、SEには信定(同部所属)を指名した。A社の業務内容を把握し、最適なソリューションが提供できるチームだと考えたのだ。

協業パートナーの選定という重要なプロセス

じつは、佐藤は以前から、Web請求書サービスにおける協業パートナーを探していた。「近い将来、紙を電子化する時代は必ず到来すると確信していましたから」。佐藤は振り返った。
A社へのサービス提供を検討する中で、意中のセコムトラストシステムズ社を指名した。あらゆる条件を満たし、初期費用、運用費用を抑えられるクラウドというメリットもあった。実績もあり、サービススキームも明確である。さらに、セキュリティが担保できることが大きな判断材料となった。
A社とのビジネスにおいても、パートナーとして申し分ないと佐藤は考えた。
「中でも、決め手となったのは、セコム社が誇るさまざまな優位性の中でも、PDFの高速化に期待したのです」。セコム社は同様の仕組みを提供する他社と比べ、群を抜く処理速度を備えていたのだった。

佐藤は、以前より、セコム社との定期的なコミュニケーションによって、関係を維持してきた。A社のような案件が発生したときに、スムーズに対応するためである。そして、その成果を発揮するときが訪れたのだ。
同時に、請求書発送業務のエキスパートである松田とデータ生成のプロフェッショナルである信定と組むプロジェクトに、心が躍った。
「必ず、成功するという確信がありましたね」。

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