総務担当者がコア業務に集中できるよう、ノンコア業務の運用フローと体制を整え、戦略的組織の構築へ貢献いたします。

専門性の高い業務だけではなく、備品管理や郵便管理などの恒常的な業務から、突発的に発生する社内外の大小様々な問い合わせ対応まで、総務担当者が担う業務は多岐に渡ります。総務部はオフィスや従業員の「働く」を支える、会社にとって欠かせない組織である一方、その対応幅の広さからノンコア業務が集まりやすい組織でもあります。
物品管理や美観管理などのファシリティ対応、現物処理が必要な郵便対応、社内外の問い合わせに対する一次対応など、発生頻度に関わらず、定型業務はアウトソース化に適した業務です。総務担当者が時間をかけて対応してきた定型業務をアウトソース化することで、本来対応すべきコア業務に注力することが可能となります。

総務担当者の異動や派遣社員の交代時に発生する引継ぎおよび教育研修等の手間が削減されます。
また、マネジメントにとっては、アウトソーシング会社が総務庶務業務の一切を代行するためスタッフの勤怠管理や評価等、人事労務面での管理が削減されます。

アウトソーシングの場合、総務庶務業務を行うスタッフはアウトソーシング会社が管理するため、派遣社員活用のように勤怠管理や交代時の引継ぎを依頼主が管理する必要がありません。

総務庶務担当者の頻繁な交代が影響して業務品質の低下していたり、採用や教育に時間と手間がかかっていると、気づかないうちに見えないコストが増加します。
アウトソーシングすることで業務は安定し、かつ採用や教育にかける時間も必要なくなるため、結果的にコスト削減につながります。

また、アウトソーシング会社のノウハウにより、DX化やテレワークを推進することで生産性向上も見込めることができます。

アウトソーシングの導入は、作業効率向上はもちろん、業務品質の向上も期待できます。

アウトソーシングを導入する際には、専任の業務管理者を中心としたアウトソーシング会社による作業フロー確認と再構築を行います。現在の運用を改めて確認することで、これまで属人化されていた作業においても手順や方法が明確化され、運用の課題や改善点を発見することができます。発見された課題や改善点は、多くの企業の総務業務対応で培ったノウハウを活かしながら、より良い作業フローを構築した状態でアウトソーシングサービスの提供を行います。

また、改善された作業フローはサービスの仕様に落とし込まれる為、属人化を防止することができます。これにより、対応者の入れ替えが発生した場合も一定の業務品質を保つことが可能です。

社員や派遣社員へ指示するのとは違い、アウトソーシングはあらかじめ契約で取り決められた業務内容しか請けることができません。そのため契約内容になく、突発的に発生した業務を急遽依頼することはできず、スタッフに直接残業指示を出すこともできません。

FOCの場合、導入時にどのような業務が総務部門にあるのかをしっかりとヒアリングし、アウトソーシング対象範囲を取り決めます。日次、月次、半期、不定期に発生する業務を細かく洗い出し、極力お請けできない業務内容がないように設計します。

総務をアウトソーシングする場合、ある程度（2名程度目安）の業務量がないと効果が見込めないことが多く、アウトソーシングしたくてもできない場合があります。

その場合は総務部門だけではなく、他部門の事務業務（勤怠の取りまとめや入退社手続き、簡単な経理処理、データ入力など）をまとめていただくことで対応することが可能です。

今まで社員が取り扱っていた情報をオフィスに常駐しているとはいえ、外部の人間が処理することで情報漏洩のリスクが高まると懸念される場合があります。

FOCの場合、プライバシーマーク国内取得１号をはじめさまざまな認証を取得しており、かつ社員教育も徹底しています。またスーパーバイザー（プロジェクト管理者）、グループリーダー（現場監督）、スタッフ（執務者）といった複数名で構成し、ミス等をお互いにケアできる体制を整えています。