FOCの総務アウトソーシング
主要サービス一覧
貴社の総務業務、こんなお悩みはないでしょうか?
- 総務担当者が退職してしまう
- 派遣社員の入れ替わりが激しく、業務に支障が出ている
- 会社全体のコスト削減を言われているが、どうしたらいいかわからない
- 紙文化のため、申請・管理が手間
- オフィス機器や資材のメンテナンスが面倒
- アウトソーシングを利用しているが、改善提案がなく、リアクションも遅い
アウトソーシングできる業務例
総務アウトソーシングで期待できる効果
総務担当者の本来の役割は、会社視点での働き方改革やDX推進、ペーパーレス化などの企画設計・運営です。
しかしながら人数もかけられず日々の従業員対応で計画通り進まないことが実情です。
① 本来対応すべきことに集中できるようになります
総務担当者がコア業務に集中できるよう、ノンコア業務の運用フローと体制を整え、戦略的組織の構築へ貢献いたします。
専門性の高い業務だけではなく、備品管理や郵便管理などの恒常的な業務から、突発的に発生する社内外の大小様々な問い合わせ対応まで、総務担当者が担う業務は多岐に渡ります。総務部はオフィスや従業員の「働く」を支える、会社にとって欠かせない組織である一方、その対応幅の広さからノンコア業務が集まりやすい組織でもあります。
物品管理や美観管理などのファシリティ対応、現物処理が必要な郵便対応、社内外の問い合わせに対する一次対応など、発生頻度に関わらず、定型業務はアウトソース化に適した業務です。総務担当者が時間をかけて対応してきた定型業務をアウトソース化することで、本来対応すべきコア業務に注力することが可能となります。
② 担当者交代時の引継ぎや労務管理の手間が削減されます
総務担当者の異動や派遣社員の交代時に発生する引継ぎおよび教育研修等の手間が削減されます。
また、マネジメントにとっては、アウトソーシング会社が総務庶務業務の一切を代行するためスタッフの勤怠管理や評価等、人事労務面での管理が削減されます。
アウトソーシングの場合、総務庶務業務を行うスタッフはアウトソーシング会社が管理するため、派遣社員活用のように勤怠管理や交代時の引継ぎを依頼主が管理する必要がありません。
③ コスト削減に繋がります
総務庶務担当者の頻繁な交代が影響して業務品質の低下していたり、採用や教育に時間と手間がかかっていると、気づかないうちに見えないコストが増加します。
アウトソーシングすることで業務は安定し、かつ採用や教育にかける時間も必要なくなるため、結果的にコスト削減につながります。
また、アウトソーシング会社のノウハウにより、DX化やテレワークを推進することで生産性向上も見込めることができます。
④ 業務品質の向上も期待できます
アウトソーシングの導入は、作業効率向上はもちろん、業務品質の向上も期待できます。
アウトソーシングを導入する際には、専任の業務管理者を中心としたアウトソーシング会社による作業フロー確認と再構築を行います。現在の運用を改めて確認することで、これまで属人化されていた作業においても手順や方法が明確化され、運用の課題や改善点を発見することができます。発見された課題や改善点は、多くの企業の総務業務対応で培ったノウハウを活かしながら、より良い作業フローを構築した状態でアウトソーシングサービスの提供を行います。
また、改善された作業フローはサービスの仕様に落とし込まれる為、属人化を防止することができます。これにより、対応者の入れ替えが発生した場合も一定の業務品質を保つことが可能です。
総務アウトソーシングの
デメリットとして思われていること
① 契約内容にない業務を依頼できない
社員や派遣社員へ指示するのとは違い、アウトソーシングはあらかじめ契約で取り決められた業務内容しか請けることができません。そのため契約内容になく、突発的に発生した業務を急遽依頼することはできず、スタッフに直接残業指示を出すこともできません。
FOCの場合、導入時にどのような業務が総務部門にあるのかをしっかりとヒアリングし、アウトソーシング対象範囲を取り決めます。日次、月次、半期、不定期に発生する業務を細かく洗い出し、極力お請けできない業務内容がないように設計します。
② 総務庶務だけでは業務量がない
総務をアウトソーシングする場合、ある程度(2名程度目安)の業務量がないと効果が見込めないことが多く、アウトソーシングしたくてもできない場合があります。
その場合は総務部門だけではなく、他部門の事務業務(勤怠の取りまとめや入退社手続き、簡単な経理処理、データ入力など)をまとめていただくことで対応することが可能です。
③ 社内情報を外部の人間が処理する懸念
今まで社員が取り扱っていた情報をオフィスに常駐しているとはいえ、外部の人間が処理することで情報漏洩のリスクが高まると懸念される場合があります。
FOCの場合、プライバシーマーク国内取得1号をはじめさまざまな認証を取得しており、かつ社員教育も徹底しています。またスーパーバイザー(プロジェクト管理者)、グループリーダー(現場監督)、スタッフ(執務者)といった複数名で構成し、ミス等をお互いにケアできる体制を整えています。
アウトソーシングに踏み切れないワケ
結局「派遣社員」で良いのでは?
複数回にわたるヒアリングやアンケートを実施し、業務項目の洗い出し、稼働工数、人員数、業務フローなど多岐にわたる調査を行い、業務のボトルネックや不必要な部分を見つけていきます。
派遣社員
メリット
- ・派遣契約内において社員が直接指示を出すことでき、細かい指示出しや変更等があっても素早く柔軟に対応ができる。
- ・就業時間の調整や週2日などの要望に対応できる。
デメリット
- ・契約更新の手間や最長3年(3年以降は直接契約)など派遣法の縛りがある。
- ・休暇や急な退職の場合、社員が対応しなくてはいけない。また、引継や教育、労務管理は社員が都度対応する必要がある。
アウトソーシング
メリット
- ・常駐するスタッフはアウトソーシング会社が労務管理や教育の責任があるため社員が人材管理に煩わされることがなくなる。
- ・たとえスタッフの交代があってもアウトソーシング会社が業務品質を担保してくれるため安定的な部の運営ができる。
デメリット
- ・あらかじめ取り決めた契約での対応になるため、業務内容を変更(削除や追加含む)する場合は都度契約再締結が必要になり、急を要する業務依頼が難しい。
- ・また、アウトソーシングスタッフが業務手順やルールを超えた判断をすることができないため、事前にルール設定に手間がかかる。
アウトソーシングする業務の切り出しが大変
総務庶務業務は非常に広範囲で、かつ会社ごとに対応している業務が違うのが一般的です。かつ事務業務は担当者のスキルや知識に依存し、属人的になっていることが多く、マネジメントも部内にどんな業務があり、それぞれどのくらい時間がかかっているか把握できていないことも当たり前です。
また兼任兼任で複雑な業務内容になっている場合も多く、このような中でアウトソーシングする業務を特定していくのは非常に困難です。
FOCの場合、業務コンサルタントが各担当者にヒアリングし、業務一覧表、業務フロー図、仕様書(ルール書)を作成し、業務の棚卸しをご支援します。担当者はヒアリングに対応いただき、必要な資料をご用意いただくだけでアウトソーシングする業務を特定していくことが可能です。
所詮、事務業務なので費用対効果が見えづらいのでは?
総務アウトソーシングは基本お客様オフィス常駐になるため、大幅なコスト削減を見込むことが難しいサービスです。
また対象となる業務は一般的にマネジメントから見れば「誰でもできる事務業務」だから、なるべく費用をかけたくない、というのが本音かと思います。
しかし実態としては、総務担当者の工夫とノウハウがあらゆるところにあります。ゆえにその担当者が辞めてしまうと急に業務が滞ることも多々あります。
だからこそ、アウトソーシング会社にそれらの工夫とノウハウを移管し、かつアウトソーシング会社のノウハウと融合することでさらに効率的な業務設計ができることがあります。
また、昨今のDXや働き方改革において、安定的な部の運営ではなく世の中の変化にどう対応するか、戦略的に総務部を設計する必要性が出てきており、総務担当者の専門性も上がってきています。
定型的な事務業務はアウトソーシングし、いかにしてコア業務に専念させることが重要になってきています。
FOCの総務アウトソーシングの
特長
約30年の歴史を持つ
国内有数の総務アウトソーサー
弊社は創業時からバックオフィスの総合アウトソーシングをご提供しています。
これまでに培った実績と経験から、お客様に最適なサービスをお届けします。
熟練SVがプロジェクトを担当
総務に特化した運用責任者(スーパーバイザー)は、常にお客様側からプロジェクトを管理しています。
長年培ったスキルと、これまで担当してきた案件で蓄えたノウハウをベースに、人を派遣するだけのアウトソーシングではなく、プロジェクト全体の質を高め、お客様の100%の満足を勝ち取るために、努力を続けています。
見える化に基づいた
標準的オペレーション
属人化している業務を見える化し、マニュアル化することで平準化します。
当然私たちが請け負う業務もすべてクリアに、マニュアルにしてお届けします。
お客様の機密情報を安心してFOCにお任せください。
継続率100%・クレーム0%が目標
これまでご契約いただいた案件のうち、継続率は95.9%。またお客様へ実施したアンケートでは、業務品質・スキルへの満足が86%、接客態度についての満足度は100%でした。
また、過去20年の案件数に対するお客様からのクレームは約2%。お客様が満足されるサービスをお届けし、クレームをゼロにすることが我々の目標です。
複合的なサービスとコンサルティング
総務業務をトータルでサポートできるサービスを展開しています。 またこれまでの経験から、業務改善に関する様々なアドバイスも行っています。
サービス導入事例紹介
よくいただくご質問
総務業務をアウトソーシングするメリットはなんですか?
以下のようなメリットがあります。
- 1.ノンコア業務の切り出しにより、社員のみなさんがコア業務に専念できます。
- 2.業務が可視化でき、標準化、安定化が図れます。それによりコスト削減が可能となります。
- 3.担当者の異動・退職に影響されません。
地方なのですが、対応可能でしょうか?
大変申し訳ございませんが、今のところ一都三県でのサービス提供となります。
コスト削減をお願いした場合、どのくらいの費用感になりますか?
是非、ご相談ください。
コスト削減サービスに関しては、成功報酬のため導入費および運用費は一切いただきません。
1年後の成果に応じて報酬をいただくことになります。
総務・庶務のサービス範囲を教えてください。
総務・庶務に関わる全ての業務を承ることが可能です。
アウトソーシングを請けてくれる規模を教えてください。
特にお請けする規模に制限はございません。
但し、常駐の場合は、庶務担当者が3名以上在籍している規模でないと、効果がはっきりと見込めない可能性がございます。
リモート総務の場合は、どのような規模にも対応しておりますので、お気軽にご相談ください。
受付の品質を下げずにアウトソーシングしたいのですが。
品質を下げずにお受けできます。FOCの受付サービスは業務を単純に行なうだけではなく、企業ブランド向上を念頭においたサービスをご提供しております。
秘書代行は受けてくれますか?
アウトソーシングでの秘書代行は、ご提供しておりません。
但し、派遣サービスでの秘書代行は可能です。
よろしければ、担当者よりご連絡させていただきます。
発送費、運送費のコストダウンもご相談できますか?
是非、ご相談ください。宅配、メール便、郵便などについてもコストダウン・プランをご提案いたします。
通常のメール業務以外に定期的に発送が必要な書類も対応してもらえますか?
対応可能です。ご相談ください。
FOCが提供するファシリティ業務とはどういったものですか?
FOCがご提供いたしますファシリティ業務とは、ファシリティマネジメントの中でも、総務・庶務業務と親和性の高い業務を中心のサービスとなります。
不動産管理・ビル管理等は事業パートナー企業とともにサービスをご提供いたします。
什器の調達、購買も代行できますか?
対応可能です。ご相談ください。
365日24時間の対応は可能でしょうか。
申し訳ございません。今のところ、対応しておりません。
原則、平日のみ運営しております。