文書管理で効率化できる5つの理由

部署ごとに、どんな課題があるか抽出するのも重要です。それをせずに文書管理システムを導入すると、部署によっては「余計不便になった」と言われるケースも出てきます。各部署の悩みを解決する文書管理システムを導入するためにも忘れてはなりません。

各部署の課題を踏まえつつ、自社の課題にあわせたシステムを選びます。例えば、書類管理の負担を軽くしたいのに、文書管理システムを導入後、余計に負担が大きくなってしまっては意味がありません。そうならないように、いくつかのシステムを比較してしっかりと検討する必要があります。

各部署の課題を踏まえつつ、自社の課題にあわせたシステムを選びます。例えば、書類管理の負担を軽くしたいのに、文書管理システムを導入後、余計に負担が大きくなってしまっては意味がありません。そうならないように、いくつかのシステムを比較してしっかりと検討する必要があります。

文書を保存するときの「題名の付け方」や「保存する場所」など、社内で統一した運用ルールを決めるのも重要です。
これをしないと、システム内に保存されている文書を見つけ出すまでに時間がかかってしまします。そのため、総務など組織を横断できる部門（もしくは担当者）を中心にマニュアル策定をすることをお勧めします。
さらに削減した分は別の事業などへ回すことも可能になるというメリットもあります。

文書管理システムを適正に運用していくためには、運用ルールを常に見直すことも重要です。実際に運用していく中で、よりよい方法に気づくことやルールが守られていないことがあります。これらの気づきを運用ルールに反映させたり、ルールが守られているか定期的にチェックを行うことで改善させていくことが必要です。
また新機能が追加されたり、今よりも使用料が安いシステムが提供されるなど、新たなシステムがどんどん開発されています。常日頃から、さまざまな文書管理システムの情報を入れるようにし、最適なシステムが導入できるようにすることも重要です。