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人事・総務・経理を始めとした管理部門の総合アウトソーサー
NOCは30年 1,000社の実績がある「日本のアウトソーシング会社」です。

文書管理サービスのご紹介

文書管理で効率化できる5つの理由

給与計算に関する業務負荷を軽減し、社員がコア業務に専念できる体制を構築します
01

書類のペーパーレス管理

紙媒体の保管だと、オフィス内の場所をとります。その結果、ほかのものを置けない状況になることも。
しかし、文書管理システムであれば、コンピュータ内に書類のデータを保管するだけなので場所もとりません。
つまり、オフィス内に紙の書類を置く必要がなくなるのです。
さらに、文書管理システム内の保存だと、データを削除しない限りなくなることもありません。パソコンがあれば、何度もプリントアウトできるのも魅力です。

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02

ワークフローの単略化

多くの文書管理システムでは、ワークフロー機能が備えられています。一般的に文書を作成して承認を得るためには、複数の人の確認が必要とされる場合が多いです。そのため、承認をする責任者が不在の場合、なかなか承諾が得られないという事態が起こります。
そこで文書管理システムのワークフロー機能を利用すれば、文書の確認を社外でも行うことが可能となり、承認までのワークフローが単略化されスムーズに業務を遂行することができます。

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03

共同作業による業務効率化

文書管理システム内にデータがあると、複数人で資料を共有できるので会議のときなど役立ちます。また、資料の内容を変えた場合、対象資料のリンク先をメールかチャットで送れば、各々が自分のパソコンから資料の内容を確認できます。
パソコンの画面上で資料の中身を閲覧できるので業務もはかどります。

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04

契約書や機密文書などを安全に管理

文書管理システムではアクセス権限の制限などができるため、関係部署以外はアクセスできない仕組みになっています。そのため、資料のデータを引き抜かれる心配も少ないです。
紙媒体で保管をしていると、他部署の社員が資料を盗むことも可能ですが、文書管理システム内だとその可能性は下がります。

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05

サーバー管理の費用を軽減

今まで複数個のサーバーを使って文書管理をしていた企業は、保存先を文書管理システム(一カ所)のみにすることで、サーバーの管理費用が安くなります。またサーバー管理のために専門知識を持つ担当者を雇用する必要がなくなり、人件費も抑えることができます。
さらに削減した分は別の事業などへ回すことも可能になるというメリットもあります。

文書管理サービスを導入するメリットとデメリット

メリット

1

資料を探す時間が
短縮される

紙の書類だと、ページを1枚1枚めくっていかなければなりません。特に、数百枚もの書類が1ファイルに保管してある場合、探すのに時間がかかります。
しかし、文書管理システムだと、各書類にタイトルを付けて保管してあるので、フォルダを開いただけで書類を見つけることができます。

2

パソコンがあれば、
どこでも資料を確認できる

クラウドの文書管理システムを利用している場合、パソコンを持っていれば、どこにいても必要な資料を使用することが可能です。多くの文書管理システムでは、「ID」と「PW」を入力すれば社外でも利用できるようになっています。
例えば「会議先で資料の提示をしたいとき」や「出張中に資料を確認したいとき」などに役立ちます。

デメリット

1

膨大なプリントを
スキャンする必要がある

何千枚、何万枚もの紙の資料を文書管理システム内に保管する際、資料を1枚1枚スキャンしなければなりません。
そのため、膨大な時間を割くことも。
企業によっては、休日を返上してスキャン作業を行っているところもあるようです。

2

システムの運用や社員の
教育が大変

文書管理システムを自社で管理する場合、セキュリティ面の管理や文書フォルダ内の整理整頓、サーバーの移行作業など煩雑で時間がかかる面も多々あります。 特に、他の仕事をしながらシステムの運用をしなければならないとなると、大きな負担となります。
また、文書管理システムを利用する社員に使い方をなど教育する必要もあります。

文書管理のよくあるお悩み

文書管理のアウトソーシングで導入・運用の問題は解決します!

文書管理のよくあるお悩み①

文書の電子化をするのが大変!そんな時間がとれない!

文書の電子化をするのが大変!そんな時間がとれない!

アウトソーシングで作業時間を削減

アウトソーシングすれば、スキャニングからシステム運用まで対応が可能ですので、従業員の方は力を入れたい業務に集中することが可能です。例えば、文書管理システムにおいて1日3時間割いているとすれば、20日で「60時間」、200日で「600時間」にもなります。文書管理システムだけで、こんなに時間を使いたくないと考える企業も多いのではないでしょうか?

文書管理のよくあるお悩み②

システムの効率的な運用をどうすればいいのか分からない!

システムの効率的な運用をどうすればいいのか分からない!

文書管理の効率的な運用

文書管理システムをアウトソーシングすれば、「システムをどう使えば効率的か?」「何をすればシステムを快適に使えるか?」など、専門的な知識や情報を得ることもできます。
そのため、文書管理システム使用が初めての人も安心して取り組むことができます。

文書管理のよくあるお悩み③

紙書類の保管場所がない!

紙書類の保管場所がない!

紙書類の管理や処分もおまかせ

文書管理をアウトソーシングすれば、スキャンした後の紙書類を管理するサービスもあり、保管場所がない企業にとって大きなメリットといえます。
また、保管切れになっている資料を倉庫会社に送るなどの事務手続きをしてくれるサービスもあります。

NOCの文書管理サービス

NOCの文書管理サービス

文書管理サービスメニュー

スキャニング作業

文書管理システム「MyQuickクラウド」の管理

文書受付窓口業務

文書受付窓口業務

紙文書の廃棄・溶解

サービスご提供イメージ

サービスご提供イメージ

総務業務のアウトソーシングに関する
ご相談・お問い合わせはこちら

NOCの文書管理サービスの特長

ペーパーレスの代行

大量の紙文書を電子化してもらい、簡単に検索ができるようになりました。おかげで文書管理の専任者を置く必要がなくなりました。(サービス)

アラートによる業務サポート

契約書の期限・更新を事前にメールで連絡してもらえ、失効などのミスが格段に減りました。(メーカー)

管理業務を一括請負

文書管理に関する業務を一括でアウトソースすることができ、初期費用が抑えられただけでなく、運用も楽になりました。(金融)

この企業におすすめ

大量の紙文書を

とにかく何とかしたい

企業

文書を簡単に

検索し、更新履歴も

把握したい企業

一括委託して初期投資・

ランディングコストを

抑えたい企業

総務業務のアウトソーシングに関する
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自社で文書管理システムを導入する際に
気をつける6つの注意点

01

データ化すべき文書といらない文書の現状把握を行う

文書と言っても、全ての文書を管理する必要はないはずです。そこでデータ化する文書を抽出します。さきほどもお話ししましたが、文書を何もかもスキャンしていると時間がかかるので要注意です。

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02

システムを使用する部署ごとの課題を抽出する

部署ごとに、どんな課題があるか抽出するのも重要です。それをせずに文書管理システムを導入すると、部署によっては「余計不便になった」と言われるケースも出てきます。各部署の悩みを解決する文書管理システムを導入するためにも忘れてはなりません。

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03

自社の課題のあったシステムの選定を行う

各部署の課題を踏まえつつ、自社の課題にあわせたシステムを選びます。例えば、書類管理の負担を軽くしたいのに、文書管理システムを導入後、余計に負担が大きくなってしまっては意味がありません。そうならないように、いくつかのシステムを比較してしっかりと検討する必要があります。

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04

効率化できる運用ルールを決める

各部署の課題を踏まえつつ、自社の課題にあわせたシステムを選びます。例えば、書類管理の負担を軽くしたいのに、文書管理システムを導入後、余計に負担が大きくなってしまっては意味がありません。そうならないように、いくつかのシステムを比較してしっかりと検討する必要があります。

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05

システムを使う全ての人に教育を行う

文書を保存するときの「題名の付け方」や「保存する場所」など、社内で統一した運用ルールを決めるのも重要です。
これをしないと、システム内に保存されている文書を見つけ出すまでに時間がかかってしまします。そのため、総務など組織を横断できる部門(もしくは担当者)を中心にマニュアル策定をすることをお勧めします。
さらに削減した分は別の事業などへ回すことも可能になるというメリットもあります。

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06

定期的に運用の見直しを行う

文書管理システムを適正に運用していくためには、運用ルールを常に見直すことも重要です。実際に運用していく中で、よりよい方法に気づくことやルールが守られていないことがあります。これらの気づきを運用ルールに反映させたり、ルールが守られているか定期的にチェックを行うことで改善させていくことが必要です。
また新機能が追加されたり、今よりも使用料が安いシステムが提供されるなど、新たなシステムがどんどん開発されています。常日頃から、さまざまな文書管理システムの情報を入れるようにし、最適なシステムが導入できるようにすることも重要です。

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