コスト削減サービスのご紹介

日本では、未だに紙ベースで申請承認手続きを行うほか、重要な稟議書の場合には、社員が関連部署を持ち回り、決済印を依願している会社が多いようです。
一方、欧米ではワークフローと呼ばれるイントラネットを利用した申請承認手続きを導入し、効率化とペーパーレス化を図る会社が多くなっています。また、ワークフローの導入を通じ、申請者と異なる承認者が承認しているか、承認が効率的に行われているか、検証や監査の精度の向上と効率化が図られています。
直接的なコスト削減というよりは、従業員の手続きに関わる時間コストを削減する観点が必要です。

社外だけでなく社内の顧客（従業員）に対するサービスが過剰か否か検討します。あると便利で、かつ業務効率が向上するものなのかどうか、という観点で検討しましょう。
また、残業や業務負担の多い業務については、その原因がマネージャーの資質によるものか（終了時間間際にしか指示を出さないマネージャーもいるようです）、個々の業務の仕方なのかもしっかりと検証します。
ただ、社外に対してのサービスレベルが過剰であるという事実があっても、顧客のイメージが著しく落ちる可能性もありますし、社内に対してでは、退職リスクや昨今の採用難を考慮しないといけません。どちらにしても緊急事態でない限り、コスト削減という大名目で断行するのではなく、相手のことを考え、落としどころを探ることも重要です。

本当に正社員がやるべきものなのか否か、見直しをします。比較的新しい考えとして、標準化された業務や簡易な業務は、余った時間を活用したいという主婦やシニアを活用する、ということもあります。
助成金や補助金の制度もあるため、積極的な雇用を検討してみましょう。

一部の企業では採用され始めています。業務プロセスを行うべき場所について、自宅からの勤務（work from home）が可能か、その導入についても検討してみます。個人用のデスクなどのファシリティやPCなどIT機器を含めたオフィス関連費だけでなく、通勤手当といった福利厚生費の見直しも視野に入れることができます。

ワークフローは、決済手続きでのペーパーレス化だけでなく、経費や出張精算にも利用できます。紙ベースの事務作業を減らすことにより、 カラーコピーの利用を減らすことが可能です。
ちなみにコピーの際、会議資料の再利用や、裏面を使うという考え方もありますが、個人的にはお勧めしません。機密情報が万が一裏面に書かれているなどのセキュリティの問題や、再コピーをしてしまうなどの二重コストの発生が主な理由です。

コスト削減は、一回行えばいいというものではありません。業務フローを含め、定期的な見直しが必要です。
また、コスト削減を図るうえで、システム化は重要ですが、あれもこれもという形で、システムが増殖するケースがあります。その結果、システム間をつなぐデータ加工が新たに増えるなど、逆に非効率になる場合があります。
さらにクラウド環境の発達により、高性能で低料金のシステムも出てくるため、定期的なシステム関連費用の見直しが必要です。