仕事をしていると、書類を探さなければならない場面がよくあります。

紙媒体でしか保管していない場合、探すだけで相当時間がかかる場合も。特に、他の仕事が詰まっていると、資料を探す時間を1秒でも短縮させたいものです。

そんな方におすすめしたいのが「文書管理システム」の利用です。本記事では、文書管理システムのメリットや有効活用するための方法を中心に記載していますので、参考にしてみてください。

 

■文書管理システムを導入するメリット

早速ですが、文書管理システムを導入するメリットを見てみましょう。2つほど挙げます。

①資料を探す時間が短縮される
紙の書類だと、ページを1枚1枚めくっていかなければなりません。特に、数百枚もの書類が1ファイルに保管してある場合、探すのに時間がかかります。

しかし、文書管理システムだと、各書類にタイトルを付けて保管してあるので、フォルダを開いただけで書類を見つけることができます。

②パソコンがあれば、どこでも資料を確認できる
クラウドの文書管理システムを利用している場合、パソコンを持っていれば、どこにいても必要な資料を使用することが可能です。多くの文書管理システムでは、「ID」と「PW」を入力すれば社外でも利用できるようになっています。

例えば「会議先で資料の提示をしたいとき」や「出張中に資料を確認したいとき」などに役立ちます。

 

■文書管理システムを導入するデメリット

文書管理システムの導入においては、デメリットもあります。

①膨大なプリントをスキャンする必要がある
何千枚、何万枚もの紙の資料を文書管理システム内に保管する際、資料を1枚1枚スキャンしなければなりません。そのため、膨大な時間を割くことも。企業によっては、休日を返上してスキャン作業を行っているところもあるようです。

②システムの使い方を覚える必要がある
文書管理システムを使うためには、まず社員が使い方を覚えなければなりません。そのため、コンピュータの扱いが苦手な人は、使い方を覚えるまで時間がかかります。

場合によっては、教える側の負担も相当なものになります。

③システムの運用が大変
文書管理システムを自社で管理するのも大変です。セキュリティ面の管理や文書フォルダ内の整理整頓、サーバーの移行作業など煩雑で時間がかかる面も多々あります。

特に、他の仕事をしながらシステムの運用をしなければならないとなると、大きな負担となります。

 

■文書管理システムの導入で業務効率化できる5つの理由

ここからは、文書管理システムの導入でなぜ業務効率化できるか紹介します。

①書類のペーパーレス管理
紙媒体の保管だと、オフィス内の場所をとります。その結果、ほかのものを置けない状況になることも。しかし、文書管理システムであれば、コンピュータ内に書類のデータを保管するだけなので場所もとりません。

つまり、オフィス内に紙の書類を置く必要がなくなるのです。

さらに、文書管理システム内の保存だと、データを削除しない限りなくなることもありません。パソコンがあれば、何度もプリントアウトできるのも魅力です。

 

②ワークフローの単略化
多くの文書管理システムでは、ワークフロー機能が備えられています。一般的に文書を作成して承認を得るためには、複数の人の確認が必要とされる場合が多いです。そのため、承認をする責任者が不在の場合、なかなか承諾が得られないという事態が起こります。

そこで文書管理システムのワークフロー機能を利用すれば、文書の確認を社外でも行うことが可能となり、承認までのワークフローが単略化されスムーズに業務を遂行することができます。

 

③共同作業による業務効率化
文書管理システム内にデータがあると、複数人で資料を共有できるので会議のときなど役立ちます。また、資料の内容を変えた場合、対象資料のリンク先をメールかチャットで送れば、各々が自分のパソコンから資料の内容を確認できます。

パソコンの画面上で資料の中身を閲覧できるので業務もはかどります。

 

④契約書や機密文書などを安全に管理
文書管理システムではアクセス権限の制限などができるため、関係部署以外はアクセスできない仕組みになっています。そのため、資料のデータを引き抜かれる心配も少ないです。

紙媒体で保管をしていると、他部署の社員が資料を盗むことも可能ですが、文書管理システム内だとその可能性は下がります。

 

⑤サーバー管理の費用を軽減
今まで複数個のサーバーを使って文書管理をしていた企業は、保存先を文書管理システム（一カ所）のみにすることで、サーバーの管理費用が安くなります。またサーバー管理のために専門知識を持つ担当者を雇用する必要がなくなり、人件費も抑えることができます。

さらに削減した分は別の事業などへ回すことも可能になるというメリットもあります。

 

■文書管理システムを導入するにあたって気をつけること

さまざまな業務を効率化できる文書管理システムですが、導入するうえで注意する点もあります。この章では、文書管理システムの導入の流れに沿って6つの注意点を見ていきます。

 

①データ化すべき文書と要らない文書の現状把握を行う
文書と言っても、全ての文書を管理する必要はないはずです。そこでデータ化する文書を抽出します。さきほどもお話ししましたが、文書を何もかもスキャンしていると時間がかかるので要注意です。

 

②システムを使用する部署ごとの課題を抽出する
部署ごとに、どんな課題があるか抽出するのも重要です。それをせずに文書管理システムを導入すると、部署によっては「余計不便になった」と言われるケースも出てきます。各部署の悩みを解決する文書管理システムを導入するためにも忘れてはなりません。

 

③自社の課題にあったシステムの選定を行う
各部署の課題を踏まえつつ、自社の課題にあわせたシステムを選びます。例えば、書類管理の負担を軽くしたいのに、文書管理システムを導入後、余計に負担が大きくなってしまっては意味がありません。

そうならないように、いくつかのシステムを比較してしっかりと検討する必要があります。

 

④効率化できる運用ルールを決める
文書を保存するときの「題名の付け方」や「保存する場所」など、社内で統一した運用ルールを決めるのも重要です。

これをしないと、システム内に保存されている文書を見つけ出すまでに時間がかかってしまします。そのため、総務など組織を横断できる部門（もしくは担当者）を中心にマニュアル策定をすることをお勧めします。

 

⑤システムを使うすべての人に教育を行う
システム利用者への教育もおろそかにはできません。特に、コンピュータが苦手な人だと、システムの使い方を覚えてくれない場合も。また情報漏洩を防ぐためには、情報セキュリティ教育も必要です。社内で講習会を開くなど、社員教育の機会をつくることも忘れてはいけません。

 

⑥定期的に運用の見直しを行う
文書管理システムを適正に運用していくためには、運用ルールを常に見直すことも重要です。実際に運用していく中で、よりよい方法に気づくことやルールが守られていないことがあります。これらの気づきを運用ルールに反映させたり、ルールが守られているか定期的にチェックを行うことで改善させていくことが必要です。

また新機能が追加されたり、今よりも使用料が安いシステムが提供されるなど、新たなシステムがどんどん開発されています。常日頃から、さまざまな文書管理システムの情報を入れるようにし、最適なシステムが導入できるようにすることも重要です。

 

■文書管理はアウトソーシングすることで更に業務効率化できる

ただ、書類のスキャニングから文書管理システムの運用までを、自社で賄うのが厳しい場合もあります。そんなときは、アウトソーシングを利用するのも1つの手です。最後に、アウトソーシングによる文書管理のメリットを紹介します。

 

文書管理をアウトソーシングするメリット

作業時間を削減できる
アウトソーシングすれば、スキャニングからシステム運用まで対応してもらえるので力を入れたい業務に集中することが可能です。

例えば、文書管理システムにおいて1日3時間割いているとすれば、20日で「60時間」、200日で「600時間」にもなります。文書管理システムだけで、こんなに時間を使いたくないと考える企業も多いのではないでしょうか？

文書管理システムについて、専門的な情報を教えてもらえる可能性がある
文書管理システムをアウトソーシングすれば、「システムをどう使えば効率的か？」「何をすればシステムを快適に使えるか？」など、専門的な知識や情報を提供してくれる場合もあります。そのため、文書管理システム使用が初めての人も安心して取り組むことができます。

紙書類の管理もしてくれる
スキャンした後の紙書類を管理するサービスもあり、保管場所がない企業にとって大きなメリットといえます。また、保管切れになっている資料を倉庫会社に送るなどの事務手続きをしてくれるサービスもあります。

このように、文書管理においてアウトソーシングを利用することには多くのメリットがあります。自社での運用に不安がある場合などにおすすめです。

 

<<ちなみにNOCでも文書管理のソリューションを提供しています>>

https://www.noc-net.co.jp/service/general_dms.html

 

■まとめ

今後も多くの企業で、書類のペーパーレス化が進むことが予想されます。紙書類を探す手間を省いたり、書類の収納スペースを少しでも削減したい方は、文書管理システムを利用することをおすすめします。

また、システムを導入してみたは良いが、運用・管理がやっぱり面倒で、かつ担当者も兼任でデータのメンテナンスができていない、という方はアウトソーシングを検討してみはいかがでしょうか。

文書管理に割いていた時間が空き、今までできなかった作業もできるはずです。ぜひ、文書管理システムを活用してみてください。