キッティングという言葉をご存知でしょうか。会社用のパソコンやスマートフォンの購入をしている担当者は聞いたことがある言葉かと思います。

普段、会社から支給されている様々なIT機器は、程度の差はあれキッティングを必ず行っています。従業員の手を煩わせることなくすぐ使えるようにするため、またはセキュリティのために重要な事前準備なのです。

 

■キッティングとは

キッティングとは、パソコンやスマートフォンなどIT機器を購入した際、必要なソフトウェアやOS、周辺機器を使用できる環境まで組み立て、整備することをいいます。

例えば、メモリの増設、OSの変更、アンチウイルスソフトのインストールなどが挙げられますが、グループウェアや会計システムのインストール、ネットワークの整備、ID登録、職種や階層によって使用できるシステムやアプリの制限をかけるなど事前準備は多岐に渡ります。

 

■よくある支給前の落とし穴

パソコンやスマートフォンなどを購入する際、安く仕入れることは厳格に行っていても使用できるようにするための設定や準備まで考えられていない企業がいらっしゃいます。

そのため、機器を購入したはいいが、事前のセットアップやセキュリティ設定などの作業量の膨大さに気づき、慌てて問合せいただくケースがあります。

「そもそも、それってキャリアや代理店（主に販売店）がやってくれるのでは」と思いがちですが、実際は全てのお客様に必ず提案されるものではありません。

つまり、基本的には購入した自分たちで何とかしなくてはいけないということです。
例えば、従業員100名にスマートフォンを支給するならば、100名分の設定を社内の誰かが行う必要があるということです。仮に1人の総務担当者が行うとしたらどうでしょうか。専任でやるわけにもいかず、支給日が決まっているならば、残業をしてでもやらなくてはいけないですし、できたとしてもミスなく設定できるでしょうか。

このように安く購入することだけではなく、支給までの事前準備のスケジュールや実作業まできちんと考慮する必要があるのです。

 

■軽視されるセキュリティ

また、キッティングを行う際にきちんと設定しておきたいのはセキュリティ対策です。これだけネットを介して情報漏えい事故や事件があるなかで、従業員の良心を前提にした機器の貸与は、会社としてあまりにも無防備です。

特にスマートフォンは、従業員が、勝手にゲームをインストールして遊んでいるとか、自宅のパソコンにつないで画像や音楽ファイルをインストールしてしまうかもしれません。その過程でウイルスに感染し、情報漏えいしてしまう可能性があります。

また、盗難紛失あった場合、何も対策が施されていなければ、スマートフォンのデータ全てを引き抜かれてしまいますし、好き勝手に電話され、通話料が膨大になってしまう可能性もあります。

これを「従業員を信じている」「滅多に起きないケース」「可能性の話をしても仕方ない」と考え放置してしまうと、万が一事故があった場合、相当な損失となる可能性があります。

具体的にどんな対策をすればよいかというと、「特定のアプリ以外を使用できないようにする」「除外サイトの設定をする」「盗難紛失した場合のロック機能を付加する」などが挙げられます。これらを一元管理ができるMDM（Mobile Device Management）というツールもあり、総務担当者や情報システム担当者の手間をそれほどかけずに設定や監視を行うことができます。

 

■社内で行うよりはアウトソーシングしたほうが良い

以上のように手間がかかるわりに重要な作業であるキッティングはどのように行うのがベストでしょうか。

各企業のIT機器の使用方針やセキュリティポリシーによって対応は変わってきますが、総務担当者や情報システム担当者の負担になると予測できるのであれば、数量に関わらずアウトソーシングすることをお勧めします。

以下その理由です。

・作業負担の軽減
アウトソーシングするので当然ですが、実作業や検証作業は大きく軽減されます。その他、計画やスケジュール管理、初期不良対応やアフターフォローなどの負担も軽減できます。

・作業をルール化できる
ある程度の手順をルール化しておくことで、ミスなく無駄なく作業を行うことができます。特に定期的に機器を購入する場合は効果が大きくなります。

・専門知識を入手
最新のIT情報、セキュリティ情報を提案してもらうことができます。自社で考えていた以上の有効な手段に気づくこともあるかもしれません。

スマートフォンを購入する場合、基本的には代理店（販売ショップ）かキャリアから直接購入することになります。そのタイミングで購入先からキッティングのアウトソーシング提案があるか、なければ自分たちで購入先に相談してみましょう。きちんした代理店であれば、キッティングサービスを提案してくれます。

実は、代理店もキャリアも自社内でサービスをきちんと整備しているケースは少なく、当社のようなキッティングサービスを提供しているところに依頼が来ることが多いのです。

代理店やキャリアに依頼する、直接キッティング会社に依頼する、どちらもメリットデメリットがあります。

代理店やキャリア経由ですとキッティング料金は高くなりますが、その代理店やキャリアがいつも依頼している会社なので品質や納期といった面はほぼ担保されているといえます。

一方、直接キッティング会社に依頼すると代理店やキャリアを経由しない分安くなりますし、代理店やキャリアの対応範囲外のアプリのインストールやSIMに関わる作業も可能です。しかし、依頼先を間違えると品質や納期といった面で不満を感じるケースがあるかもしれません。

このようなことを避けるためにも依頼する会社の会社概要、事例の確認、作業現場の見学をお勧めします。また、商談時の営業マンの知識や実作業の知識レベルなども確認しましょう。知識のない営業マンは追加要望やイレギュラー対応にきちんと応えられない可能性があります。

 

■まとめ

より安く購入することは企業にとって非常に重要な業務です。しかし従業員に支給するまでの準備も重要な業務です。社内で“えいや”と力技で行うより多少費用がかかっても作業のプロに任せるほうが、作業負担、セキュリティ対策においてもメリットがあります。