総務を代行・アウトソーシングするってどういうこと！？

「総務業務のアウトソーシング」は、給与計算や経理のアウトソーシングと比べて、具体的に何を行うのか想像しにくいのではないでしょうか。これは、総務業務にカテゴライズされるものが各社で異なっており、決まったイメージが定まらないことが原因の一つだと考えられます。

総務部が独立していて、何をする部署か想像がつく会社もありますが、「管理部」などの名称で、同じ担当者が経理や人事労務を行っている会社もあります。部署として独立している場合でも、総務担当者は社内の多岐に渡る業務を担い、社内から「何でも屋」として認識されているという話もよく耳にします。

今回はそんな総務業務のアウトソーシングサービスについて、解説します。

総務の代行・アウトソーシングサービスはなぜ広がっているのか

総務は企業が事業を推進していくうえで、どこかで問題が起こらないようにマネジメントする非常に重要な部門です。
役割を考えると正社員で行うべき業務だと言えますが、社内のあらゆる問い合わせが集まりやすい部署でもあります。発生ベースで都度対応する大小さまざまな業務なども多くあるのではないでしょうか。

このような業務は、社内環境や従業員のウェルビーイングの観点から重要な業務ですが、発生ベースでの業務であることから、総務専任の社員を多く抱えるほどのコストはかけられないと考える企業もまだ多い傾向にあります。
結果的に、今いる正社員がコア業務と共に多種多様な対応業務も担当することとなり、発生頻度によってはコア業務の対応時間をひっ迫しがちです。

以前は、決算や給与計算などの専門分野を外出しすることがアウトソーシングの主流でした。しかしここ十数年ほどで、正社員はより企画的な業務や判断を伴う経営に近い業務に集中する組織体制を作ることを目的に、幅広く日常業務を外出しする会社も増え、総務部門についても代行・アウトソーシングが普及してきました。 

総務アウトソーシング・代行サービスの多様性

総務サービスを提供しているアウトソーシング会社・代行会社のWEBサイトを見ると、同じ総務サービスでも提供している内容は各社微妙に異なります。
ＦＯＣでは、総務庶務と受付、メール室運営を主なサービスとしていますが、経理や給与、社宅運営や不動産管理、オフィス環境整備など含めたバックオフィス全体を総務サービスとする会社もあります。

サービスがここまで違う理由は、総務業務のイメージを「何でも屋」と考える人が多いように、総務そのものへのイメージが様々であることが関係しています。
サービスの提供方法だけ見ても、スタッフを常駐させるケースや、週数回訪問して部分的に業務を行うケース、完全リモートで日々の業務を行うケースなど様々です。

アウトソーシングに適した業務は、一言でいうと経営に近い業務「以外」です。
企画的業務や判断を伴う業務は、社内のことをよく把握している自社社員で行い、それ以外の定型的な業務はアウトソーシングし、業務を削減できる可能性があります。
それぞれの業務工数や対応人数、会社規模などでフィットする運用体制は異なるので、まずはアウトソーシング会社へ情報収集することから始めても良いと思います。

総務業務をアウトソーシングするメリット

１．本来正社員で対応したいコア業務への集中を実現することができる

アウトソーシングを導入することで、日々の問い合わせ対応や細やかな環境整備から手を放し、本来力を入れたい企画業務・経営層サポートなどのコア業務に注力することが可能となります。

また、人でカバーする派遣会社と異なり、アウトソーシング会社は業務の安定運用に責任を持ちます。派遣会社の場合、スタッフの休暇取得時は自社内でカバーする必要が出てきますが、アウトソーシング会社は業務品質が担保されない場合はバックアップ対応として、代わりのスタッフで対応することもあります。

実は、「総務が忙しそうで質問できない」、「そもそも人が少なくて席に誰もいない」という理由で質問したいことを質問したいタイミングでできないという従業員の声も多いようです。
会社全体を司る総務部門の改善は、総務部内のコア業務集中はもちろん、将来的には総務に関わる社員、つまり会社全体のオフィス満足度向上につながることも期待できます。

２．引継や教育、採用の負担軽減

アウトソーシングでは、採用や引継・教育などのマネジメント部分もアウトソーシング会社が担います。これまで自社内で行っていた採用～教育までのマネジメント部分への負荷が軽減され、組織としての業務効率化につながります。

総務アウトソーシング導入のきっかけとして、総務担当者退職後の採用や引継に苦戦し、業務の属人化に課題を感じたという背景もよく耳にします。会社によっては、派遣社員や契約社員が部分的に担当するケースもありますが、担当交代時には引継・教育への懸念はつきものです。
さらに、派遣社員の場合は抵触日の考慮も必要な為、採用した時点で3年後の担当交代を踏まえた計画的な業務運用も求められています。

アウトソーシングの場合は、このような社員退職や交替を要因としたイレギュラーな対応に稼働を大きく割く必要はなく、通常業務対応に注力することができます。

３．業務可視化・マニュアルの整理

多くの場合、仕様書として業務内容を整備したり、既存のマニュアルを最新版に作成するなどの対応をアウトソーシング会社が担います。業務担当する前の導入作業として、アウトソーシング会社は項目ごとのフロー構築を行います。

導入の段階で「誰が行っても同じ結果が出る運用に整える」作業が入るため、アウトソーシングをきっかけとした業務可視化が自然と行われることになります。
既存のマニュアルがないから、と言ってアウトソーシングできない訳ではなく、その場合はヒアリングや実際の運用を通してマニュアルを作成していきます。これは、属人化の防止にも効果的です。

基本的にアウトソーシングは長期導入したほうが効果は出やすいのですが、会社方針や体制が変わり、将来的に自社内の業務に切り替えることになった場合も、比較的スムーズに業務を戻すことできます。

まとめ

人手不足が謳われる昨今、どのような方法でフォローを行うかは社会全体の喫緊の課題です。中でも会社全体に関わる総務部は、会社の中核にある部門だと言えます。
あらゆるシステムも開発され、方法は多種多様な選択肢がありますが、依然として人手の対応が必要な部分も多くあります。

　派遣会社の活用も人手不足の解決には有効な手段ではありますが、総務業務をアウトソーシングすることで、引継ぎや教育の負担を軽減し、業務の可視化や効率化を行いながら、長期的な組織の課題解決に向けてコア業務に集中することができます。