総務とは?その仕事内容と役割とは? 必要なスキルとともに

活発な総務

 

 ■総務の仕事

総務の仕事と一口に言っても会社によって実にさまざまな業務が該当しますが、「他の部署に属さない多種多様な業務」と言うことができます。

かえって理解が難しくなったかもしれませんが、「この仕事はどの部署がやるのかが明確にできない」場合、それらの仕事は総務が担当するケースが多いです。

具体例の方がわかりやすいので、「総務の仕事」とされることが多い仕事について紹介していきます。

物品の管理
筆記具やコピー用紙など事務用品の管理や、社員の名刺、会社封筒の発注といった消耗品の手配を行います。消耗品は在庫管理をきっちりと行い、切らさないようにします。会社によっては部署ごとの事務員が行うこともありますが、一般的には総務の仕事とされています。
また、消耗品以外にも備品や資産管理も総務の仕事です。

会計上資産計上できる備品を管理している資産台帳以外にも、持ち運べる備品については別途台帳を作成し、どこにあるか、現在使用できる状態か、貸し出している場合は誰にいつ貸したかなどを常に管理します。

保守管理
会社の機器や設備の保守を行うのも総務の仕事です。
OA機器や施設の設備の保守契約を想定し、そのコストを比較検討して進めていきます。
緊急時に故障を起こした場合などはすぐに対応してもらえる体制を整えておき、修理が完了するまでの代替手段が用意できる場合はあらかじめ準備しておくなども行います。

社内規定の作成・改定
会社を経営していくにあたっての定款などの「基本経営規定」、組織に関連したルールをまとめた「組織規定」、業務を行う上でのルールとなる「業務関連規定」、経理処理に関する「経理規定」、人事労務関連の「人事規定」、総務関連の「総務規定」など、多岐に渡る社内規定を作成し、変更の必要が出た場合には都度改定します。

文書管理
株主総会、取締役会での議事録、社外との契約書、その他社員名簿や株主名簿など、社内文書を整理してファイリングしておきます。
いつ、どこで、何を行ったかをすぐに判断できるように効率化しておくことが重要です。

株主総会の運営
株主総会の開催に向けて、招集通知の発送、当日必要な経産資料や会社規定などの各種資料の準備、議事運営にあたってのシナリオや質疑応答対応、想定問答の作成などを行います。
株主総会当日では議長の補佐として議事進行がスムーズに終わるよう対応し、終了後、総会議事録を作成します。

 

■総務の仕事におけるお客様は社員?

社外とのやり取りもある総務ですが、やはり仕事上最も多く接する相手は社員です。
社員が働きやすい環境を整えて、業務に支障が出ないようサポートすることが、総務の仕事としての大前提となります。

ちなみに実務を行う担当者は社員のために「縁の下の力持ち」になることや他人の世話を焼いたりすることが苦にならない人が向いています。またキャリアアップを考えるならば会社の資産をどう活用するか、社員のパフォーマンスをどう上げるかなど、経営的な視点を持って行動できるようになるかが重要です。

 

■必要なスキル

求められるスキルはその会社で担当する業務の種類によります。

株主総会を担当するならば法務関係の知識は必須ですし、人事労務規定を作成する上では労務関係の知識が無くてはできません。しかし、総務として働く上で取得しておくと役に立つのは、以下のようなスキルでしょう。

事務(タスク)処理能力
総務では、さまざまな業務を仕事の優先順位を見極めながら並行して行う事が日常的に発生します。これらを処理する事務能力は、総務として持っておくべきスキルです。

PCスキル
Word、Excelなどのオフィスソフトのスキルは総務に限らず持っておきたいものです。仕事上避けて通ることはできません。他にも、共有プリンタやファイルサーバーなど、社内ネットワークの保守管理を受け持つこともあります。その場合は、社員からヘルプがあった際に解決できる程度のネットワーク知識を持っておくといいでしょう。

簿記
総務として働く上で必ずしも必須というわけではありませんが、資格を取得しておくと非常に役に立ちます。会社のお金の流れが理解できるようになり、自分がやっている仕事とお金の流れの関わりがしっかりと理解できるようになります。

自分がやっている仕事がどれだけ会社の役に立っているかが目に見えるようなり、モチベーションアップにも繋がります。規模の小さい会社では総務事務と経理事務を同じ部署で行っている所も多くありますので、そういった企業では取得しておくと更に役立ちます。

コミュニケーションスキル
こちらも総務に限らず会社で働く上では大切なスキルですが、総務の仕事上での主な相手は社内の人です。さまざまな場面で社員からの要望を聞いて理解し、こちらの話を正確に伝える必要がありますし、場合によっては経営陣と現場を繋ぐ橋渡し役になることもあります。

そのため、関係者と普段から良好な関係を維持しておくことも大切になります。

 

■見直そう総務の役割

日本企業は総務機能が他国に比べ非常に充実しています。外資系企業では各部署内で庶務業務をとり行うこともありますが、日本企業は、総務部(もしくはそれに相当する部署)が会社全体の庶務業務をとり行います。

また、日本の総務は人事・労務、経理・財務、法務など、幅広い業務に携わることがあります。

総務に求められるのは、これらの業務のある程度の知識、つまりジェネラリストとしての振る舞いです。事務処理スキルはともかく、会社を潤滑に運営するための方針を経営者と共有し、実行する能力も必要です。

しかし、「総務=何でも屋」のイメージが強く、また所属している社員自身も「事務処理だけを行う部署」「雑務を行う部署」という認識が強いのも現状です。

たとえば、総務の重要な仕事にファシリティマネジメントがあります。

ファシリティマネジメントとは、

「企業・団体等が保有又は使用する全施設資産及びそれらの利用環境を経営戦略的視点から総合的かつ統括的に企画、管理、活用する経営活動」と定義しており、単に手法という範疇から、より広くFMを経営的視点に立った総合的な活動」

とファシリティマネジメント協会は説明しています。
(引用 公益社団法人ファシリティマネジメント協会 Webサイト

くだいて言うと、会社の不動産を「いかに経営に活かし最適に保つことができるか」「従業員が存分に力を発揮してもらえる環境をどう整えるか」を考え、活動する仕事です。とても“事務処理”感覚ではできない仕事です。(外資系企業では、ファシリティマネジャーの地位は高く、重要なポジションです。)

実は、総務が、“ただの事務処理部門”で留まっている状況では、会社が持っている力を存分に発揮できていないのです。そして、“ただの事務処理部門”で留まっているのは、所属している部門長を始め社員自身の意識に問題があったりします。

まずは、総務本来の役割を総務部門自らが定義し、個々の総務担当者が意識を変え、行動に移す必要があります。

総務は全社を俯瞰でき、かつ組織をコントロールできる部門ともいえます。現状「総務=何でも屋」の部門であっても、ポテンシャルは高く、組織を変革させる部門に変貌する可能性があります。是非、御社の総務部門も役割を見直してみてはいかがでしょうか。

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」