請求書発送をアウトソーシングするメリット

多くの企業が請求書発送の作業を社内で行っているのではないでしょうか。

100件程度であれば、まだまだ力技でできる範囲です。しかし、これが500件、1,000件と増えてくると話が違ってきます。

請求書の発送作業は月数回の作業であるうえに定形業務であるため、アウトソーシングしやすい作業と言えますが、アウトソーシングはなかなか浸透していないという実態があります。

請求書発送がアウトソーシングされない理由

請求書発送のアウトソーシングが浸透しない理由はいくつかあります。

4は別として、共通して言えるのは、毎月相当数（目安1,000件以上）の発送件数がないと、かかっているコストと比べてもアウトソーシング費用が見合わないと判断され、なかなか切り替えられないのです。

月100件でもアウトソーシングするメリットはある？

現在はクラウドサービスが充実し、初期費用無料で、1件からでも依頼できるようなアウトソーシングサービスも出てきています。アウトソーシングをするとしても郵便料金はかかりますが、紙代・封入作業費・郵便局（ポスト）に差出す手間はなくなるため、月100件でも十分アウトソーシングするメリットはあると言えます。

請求書アウトソーシングのサービス形態

請求書のアウトソーシングには主に4つのサービス提供のかたちがあります。

01は以前からあるオーソドックスな形態で、02と03はクラウドシステムを利用したここ数年で充実してきた形態です。（03については「請求書の電子化　メリット・デメリット」で説明しているため割愛します）04は、基幹システムが海外にあり、日本の仕様になっていない外資系企業用に対応した形態です。

01・04と02・03の運用上の違いは、01・04は、データ受渡後は全てアウトソーサーが代行し、02・03は、システムへのアップロードや顧客名簿のメンテナンスは自分たちで行い、その後の封入、差出作業はアウトソーサーが代行するという点です。

導入がしやすく、コスト削減の幅が大きいのは02・03のかたちです。

01は、請求書のパターンがいくつもある・個別対応が多い・締め日が多い・一緒に同封するものがある・払込票があるというような運用が複雑になる場合有用です。

04は、管理部門の人員を極力少なくしたい外資系企業ならではのアウトソーシングの要望です。

請求書発送をアウトソーシングするメリット

請求書の発送をアウトソーシングすることはコストや作業負担の削減以外にも、誤封入・誤発送・発送漏れの削減というメリットがあります。

郵便代金は、法律によって取り決められた料金のため一律と思われがちですが、一括で差出すことで郵便割引を受けることができます。

例えば、25g以下の定形郵便にて、一括で2,000件を郵送すると、以下のような割引を受けることができます。

・2,000通以上で適用される割引　郵便物を区分けして差出す　割引3%
※区分けとは、郵便番号ごとにまとめることを言います。

・1,000通以上で適用される割引　宛名にバーコードを印字する　割引3%

つまり1通当たり84円（税込）のところ、割引後は78.96円になります。

合計ですと、
2,000通×84円＝168,000円
2,000通×78.96円＝157,920円
になり、10,480円の削減ができます。

アウトソーサーは、様々なコスト削減の知識があります。これらを活用しない手はありません。

※補足
自社の発送件数が2,000通未満のため、他社の郵送物と合わせて2,000通にする手段も可能ですが、形状と重量が同一のものであるという条件があるため、他社のものと合算するのは郵便局から拒否される可能性が高いです。

デメリットとしては、
・出力された紙で最終的な誤字をチェックできない
・情報漏えいの恐れがある
などが挙げられます。

参考：定形郵便物・定形外郵便物の料金（日本郵便株式会社）

請求書発送をアウトソーシングする場合のポイント

いずれの手法を利用するにしても、気をつけなくてはならないポイントがあります。以下のポイントをアウトソーサーへ相談する前に把握しておくことで、スムーズに依頼先選定ができるようになります。

1.事前に取り決めておくこと

2.サービス上の制約について確認する

少々面倒かもしれませんが、導入後に効果を実感するためにも、事前準備や打合せはしっかりとしておくべきです。

請求書は経理部門が一括で郵送している企業もあれば、営業マンが個別で郵送（持ち込み）している企業もあると思います。企業ごとにこだわりもあるため、すぐにはアウトソーシングできないかもしれませんが、発送件数に関わらず、コスト削減や作業負担削減の手段のひとつとして検討することをおすすめします。

請求書発送をアウトソーシングするなら

アウトソーシング先の選び方

請求書発送のアウトソーシングを検討するのであれば、まずいくつかの会社を選定し、ホームページで具体的なサービス内容を確認します。

確認しておきたい内容としては、以下の通りです。

アウトソーシング会社によって、導入の流れはさまざまです。どのような作業を自社で行い、どうやって作業を依頼するのか、まずはしっかりと確認する必要があります。同時に、自社の請求システムや既存のデータに対応しているかについても、確認をとっておきましょう。

そのほかにも、規模や価格などが自社のイメージや予算と合っているかも、しっかりと見ておきたいポイントです。

ホームページを見て比較をした後は、直接問い合わせや見積を依頼し、最終的に判断しましょう。

おすすめの代行パートナー

最後に、おすすめの請求書発送アウトソーシング会社をいくつかご紹介します。

1.請求書発行センター

https://www.seikyusyo.jp/index.html
ホームページに詳細なサービス情報が載っているのでとても参考になります。請求データをＣＳＶ形式で送るだけで、基本料金25,000円（税別）から依頼ができます。

2.BtoBプラットフォーム 請求書

https://www.infomart.co.jp/seikyu/seller/mailing-agency.asp
1通100円から、最低1通から利用できるのが特徴です。試しにアウトソーシングを利用してみたい会社にもおすすめです。多くの導入実績が掲載されています。請求書の電子化にも対応しています。

3.MISOCA

https://www.misoca.jp/
無料で利用することのできる請求書作成ソフト。簡単に請求書や見積書の作成ができます。PDFで使用するなら無料、発送代行を依頼する場合のみ、1通あたりの料金がかかります。

4.MakeLeaps

https://www.makeleaps.jp/
さまざまな業務をクラウドで管理するサービス。登録した請求書などの書類の「送付」をクリックするだけで、自動で送付を行ってくれます。請求書以外の書類発送もまとめてできるので、発送業務を全てアウトソーシングすることも可能です。

5.芙蓉アウトソーシング&コンサルティング株式会社

https://www.noc-net.co.jp/
管理部門系総合アウトソーシング会社です。対応範囲は、経理・総務から人事・営業事務まで多岐に及びます。請求書処理代行サービスは、小ロットから大量発送まで、規模に合わせて最適なプランを提案、対応方法も封書・ハガキから電子まで幅広いのが魅力です。プライバシーマークを取得しており、セキュリティ面でも安心して任せられます。