請求書発送をアウトソーシングするメリット

多くの企業が請求書発送の作業を社内で行っているのではないでしょうか。

100件程度であれば、まだまだ力技でできる範囲です。しかし、これが500件、1,000件と増えてくると話が違ってきます。

請求書の発送作業は月数回の作業であるうえに定形業務であるため、アウトソーシングしやすい作業と言えますが、アウトソーシングはなかなか浸透していないという実態があります。

 

請求書発送がアウトソーシングされない理由

請求書発送のアウトソーシングが浸透しない理由はいくつかあります。

理由1:請求書を発行するのはBtoBの企業が多く、BtoCに比べると取引先件数(発送件数)が少ないためコストメリットが見えづらい
理由2:頑張れば社内でできてしまう
理由3:初期費用がかかる(請求書フォーム作成費、プリント用プログラム開発費など)
理由4:そもそも請求書発送がアウトソーシングできることを知らない

4は別として、共通して言えるのは、毎月相当数(目安1,000件以上)の発送件数がないと、かかっているコストと比べてもアウトソーシング費用が見合わないと判断され、なかなか切り替えられないのです。

 

月100件でもアウトソーシングするメリットはある?

現在はクラウドサービスが充実し、初期費用無料で、1件からでも依頼できるようなアウトソーシングサービスも出てきています。アウトソーシングをするとしても郵便料金はかかりますが、紙代・封入作業費・郵便局(ポスト)に差出す手間はなくなるため、月100件でも十分アウトソーシングするメリットはあると言えます。

 

請求書アウトソーシングのサービス形態

請求書のアウトソーシングには主に4つのサービス提供のかたちがあります。

1.請求データを渡し、紙出力から封入作業、郵便局への差出しを代行する
2.Web上で提供されているシステム(以下クラウドシステム)にデータを取り込み、そのデータを紙出力・封入・郵便局への差出しを代行する
3.クラウドシステムにデータを取り込み、Web経由で配信を代行
4.基幹システムから請求書をPDFでのみ出力でき、そのデータを渡して作業のみを代行

1は以前からあるオーソドックスな形態で、2と3はクラウドシステムを利用したここ数年で充実してきた形態です。(3については「請求書の電子化 メリット・デメリット」で説明しているため割愛します)4は、基幹システムが海外にあり、日本の仕様になっていない外資系企業用に対応した形態です。

1・4と2・3の運用上の違いは、1・4は、データ受渡後は全てアウトソーサーが代行し、2・3は、システムへのアップロードや顧客名簿のメンテナンスは自分たちで行い、その後の封入、差出作業はアウトソーサーが代行するという点です。

導入がしやすく、コスト削減の幅が大きいのは2・3のかたちです。
1は、請求書のパターンがいくつもある・個別対応が多い・締め日が多い・一緒に同封するものがある・払込票があるというような運用が複雑になる場合有用です。
4は、管理部門の人員を極力少なくしたい外資系企業ならではのアウトソーシングの要望です。

 

請求書発送をアウトソーシングするメリット

請求書の発送をアウトソーシングすることはコストや作業負担の削減以外にも、誤封入・誤発送・発送漏れの削減というメリットがあります。
郵便代金は、法律によって取り決められた料金のため一律と思われがちですが、一括で差出すことで郵便割引を受けることができます。

例えば、25g以下の定形郵便にて、一括で2,000件を郵送すると、以下のような割引を受けることができます。

・2,000通以上で適用される割引 郵便物を区分けして差出す 割引3%

※区分けとは、郵便番号ごとにまとめることを言います。

・1,000通以上で適用される割引 宛名にバーコードを印字する 割引3%

つまり1通当たり84円(税込)のところ、割引後は78.96円になります。

合計ですと、

2,000通×84円=168,000円
2,000通×78.96円=157,920円

になり、10,480円の削減ができます。

アウトソーサーは、様々なコスト削減の知識があります。これらを活用しない手はありません。

※補足
自社の発送件数が2,000通未満のため、他社の郵送物と合わせて2,000通にする手段も可能ですが、形状と重量が同一のものであるという条件があるため、他社のものと合算するのは郵便局から拒否される可能性が高いです。

デメリットとしては、

・出力された紙で最終的な誤字をチェックできない
・情報漏えいの恐れがある

などが挙げられます。

参考:定形郵便物・定形外郵便物の料金(日本郵便株式会社)

 

請求書発送をアウトソーシングする場合のポイント

いずれの手法を利用するにしても、気をつけなくてはならないポイントがあります。以下のポイントをアウトソーサーへ相談する前に把握しておくことで、スムーズに依頼先選定ができるようになります。

1.事前に取り決めておくこと

・定例締め日
・発送件数
・1通あたりの封入点数(折り方、封入方法)
・再発行の手続き
・個別対応のルール
・封筒など資材の保管ルール
・請求データの受渡方法
・請求先データの共有方法、データを受渡してからの差出しまでの時間

2.サービス上の制約について確認する

・現在使用している請求書のデザインをそのまま使用できるか
・請求書以外の用紙をイレギュラーで封入できるか(例:チラシ)
・定型外や圧着ハガキ対応ができるか
・誤発送の回収ができるか
・差戻し対応ができるか

少々面倒かもしれませんが、導入後に効果を実感するためにも、事前準備や打合せはしっかりとしておくべきです。

請求書は経理部門が一括で郵送している企業もあれば、営業マンが個別で郵送(持ち込み)している企業もあると思います。企業ごとにこだわりもあるため、すぐにはアウトソーシングできないかもしれませんが、発送件数に関わらず、コスト削減や作業負担削減の手段のひとつとして検討することをおすすめします。

 

請求書発送をアウトソーシングするなら

アウトソーシング先の選び方

請求書発送のアウトソーシングを検討するのであれば、まずいくつかの会社を選定し、ホームページで具体的なサービス内容を確認します。
確認しておきたい内容としては、以下の通りです。

・作業範囲
・最小ロット
・得意としている件数規模
・依頼から発送までのタイムスケジュール
・サポート体制
・価格

アウトソーシング会社によって、導入の流れはさまざまです。どのような作業を自社で行い、どうやって作業を依頼するのか、まずはしっかりと確認する必要があります。同時に、自社の請求システムや既存のデータに対応しているかについても、確認をとっておきましょう。

そのほかにも、規模や価格などが自社のイメージや予算と合っているかも、しっかりと見ておきたいポイントです。
ホームページを見て比較をした後は、直接問い合わせや見積を依頼し、最終的に判断しましょう。

 

おすすめの代行パートナー

最後に、おすすめの請求書発送アウトソーシング会社をいくつかご紹介します。

 

1.請求書発行センター

https://www.seikyusyo.jp/index.html

ホームページに詳細なサービス情報が載っているのでとても参考になります。請求データをCSV形式で送るだけで、基本料金25,000円(税別)から依頼ができます。

 

2.BtoBプラットフォーム 請求書

https://www.infomart.co.jp/seikyu/seller/mailing-agency.asp

1通100円から、最低1通から利用できるのが特徴です。試しにアウトソーシングを利用してみたい会社にもおすすめです。多くの導入実績が掲載されています。請求書の電子化にも対応しています。

 

3.MISOCA

https://www.misoca.jp/

無料で利用することのできる請求書作成ソフト。簡単に請求書や見積書の作成ができます。PDFで使用するなら無料、発送代行を依頼する場合のみ、1通あたりの料金がかかります。

 

4.MakeLeaps

https://www.makeleaps.jp/

さまざまな業務をクラウドで管理するサービス。登録した請求書などの書類の「送付」をクリックするだけで、自動で送付を行ってくれます。請求書以外の書類発送もまとめてできるので、発送業務を全てアウトソーシングすることも可能です。

 

5.NOCアウトソーシング&コンサルティング株式会社

https://www.noc-net.co.jp/

管理部門系総合アウトソーシング会社です。対応範囲は、経理・総務から人事・営業事務まで多岐に及びます。請求書処理代行サービスは、小ロットから大量発送まで、規模に合わせて最適なプランを提案、対応方法も封書・ハガキから電子まで幅広いのが魅力です。プライバシーマークを取得しており、セキュリティ面でも安心して任せられます。

 

 

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」