総務は英語でどう表現する? 表記方法から名刺の書き方まで徹底解説

日本語では一口に「総務」といって伝わる役職ですが、英語では具体的にどのような業務を担っているかにより言葉が異なることがあります。

英語表記だと日本語のいち部署にしか該当しない単語があり、名刺に記載する際には注意が必要です。関連する英単語や、名刺表記の注意、とっさに使える英文などを中心に総務にまつわる英語について解説していきます。

 

■総務は英語で何という?

 

・総務に関連する用語一覧

「総務」に代表的に使われる英語訳には general affairs 、「総務部」と表記する際は、 the general affairs department the department of general affairs がよく取り上げられています。
ここでまずは「総務」に関わる英語の表現をいくつか確認しましょう。

 

 総務  general affairs
 総務部  the general affairs department
the department of general affairs
the general affairs division
the general headquarters
the executive section
the administration department
 総務担当  be in charge of general affairs
be in charge of the general affairs department
 総務所属  belong to the general affairs department
be in the general affairs department
 総務部(課)長  the chief of the general affairs department
the manager at the general affairs department
the head of the general affairs department

これらの表現がある一方、日本の官庁名である「総務省」の英訳は Ministry of Internal Affairs and Communications となっています。

「総務部」で「the(小文字)(小文字)~」という表記をまとめましたが、英語の表記では、theを省略し「(頭文字が大文字)(頭文字が大文字)~」つまり、 General Affairs Department や Administration Department もあります。

 

・英語での意味とは

総務に関連する言葉の英訳には様々な種類があり、どれも少し意味合いが異なります。また、どの呼称を使うかも企業によりまちまちです。どんなケースでも聞けば「総務部」のことだとわかるようにしておくことが望ましいでしょう。

ここからは冒頭で紹介した各表現に関して、より詳しく単語の意味などを解説していきます。

 

○総務

「general(形容詞):全般的な、(専門的でなく)一般的な」と「affair(s):(日々の)業務、仕事」を組み合わせた general affairs が用いられます。そのため、「企業全般に関わる業務」といった意味を持ち、「庶務」にも充てることができます。

人事と総務を区別したり、総務部内に人事課などがある場合は、

「人事」 human resourcespersonnel
(冠する場合は Human Resources Department、Personnel Department)

「労務」labor management
(冠する場合は Labor Department)

と追記できます。

○総務部

general affairs という表現以外にも以下のような使い分けが可能です。

 

 本部、司令部  headquarters
 実行する、執行権のある  executive(形容詞)
 管理、運営、執行  administration

合わせて活用するdepartment 、division 、section は部や課を指す語であり、詳しくは後述します。

○総務担当

be in charge of ~ とは「~」に入る業務・部署の担当であることを意味する述語であり、総務部以外の言葉でも使うことができます。用語一覧では「~」に general affairs や the general affairs department を入れましたが、他の表記を用いることもできます。

○総務所属

belong to ~ とは「~」に入る集団や場所に属することを意味する言い回しで、述語として用います。よりシンプルに be in ~(部署名) という表現を使うこともできます。総務担当と同様に「~」には総務部のその他を用いることができますし、また、会社やクラブの所属を表す際など様々な場面で活用できます。

○総務部(課)長

「chief:(集団の)長、頭」や「manager:管理人、支配人、部長、課長」、「head:長、代表」などの語を使います。

 

・総務の略称とは

○General Affairs Dept.

General Affairs Department では、Departmentのみを略するDept. が多く使われます。略称であることを表すピリオド ( . ) を付けるのを忘れないようにしましょう。なお、この Department の部分は、 Division(Div.) や Section(Sec.) に変えることもできます。

○GA Dept.

General Affairs の頭文字を取って GA と表記することもあります。

よく用いられる英単語はここまで、次は名刺での活用について説明します。

 

■名刺の書き方

英語の名刺を作る上では日本とは異なる慣例がいくつかあります。

 

・基本的な記載方法

 

 

 

 

 

 

 

英語の名刺としてまずおさえておくべきなのは順番です。

氏名役職名部署名企業名

そしてGeneral Affairs Department と単語の頭文字を大文字にする表記が一般的です。日本では大→小(企業名→名前)の順番なので、真逆です。

①中央に大きく名前(例:Taro Yamada)
②一行下に役職名(例:部長 Department Manager )
改行して部署名(例:総務部 General Affairs Dept. )
もしくは、総務部長なら「Chief of General Affairs Dept.」 と役職名+部署名にするのも良いでしょう。
③最後に企業名(例:A社 A Corp. / A Co., Ltd. / A Inc. など)を入れ、
④住所やメールアドレスなどの情報

最低限の情報の入った名刺ができます。企業名や役職名の英訳は社風により様々なので、正しい表記を確認しておくことが重要です。

 

・部の名称に加えて上位(下位)の組織名を記載する場合

公式な決まりがなければ部署名の間をinやofを使って繋げる必要はありません。読みやすい範囲で改行するなど工夫し、組織名を加えていきます。

例えば「総務部人事課」ならば

Personnel Div.
General Affairs Dept.

この際、組織名の順序としては下位の部署から始まり上位の大きな部署へという並びで表記しましょう。なお、部署名の間に and や & を入れると、兼任であるように見えてしまうため避ける方が無難です。

 

・他に役職を兼任している場合

社内での兼務や複数の企業に所属している場合の記載は次のとおりです。

主となる役職や部署表記 (スペース) 兼務の役職や部署表記
主となる役職や部署表記 (& または and) 兼務の役職や部署表記

兼任が三つ以上ある場合は、最後のスペース以外はカンマ ( , ) を挿入し、最後に (& またはand)を使って連ねます。

また、役職・企業ごとに別の名刺を作成する選択肢も考えられるでしょう。

 

・総務部に他の業務や役職が加えられている場合

たとえば、総務部が人事も兼務していることを明記したいケースは

Human Resources &(または and General Affairs Dept.

担当業務内容を&(またはand)で続け、最後に Dept.をつけて表すことができます。三つ以上の場合は上記同様です。

 

・「部」「課」の英語表記

「部」や「課」の表記ですが、実際のところどのような英訳を充てるかは企業により異なります。代表的に使われる単語は三つですが、各社の正式な表記に従う必要がありますので気をつけてください。

①section(略称)
②division(略称)
③department(略称)

三つの使い分けの基準としては、 department が「部」、 division や section が「課」であると捉えられたり、 department > division > section という順に小さい組織になるというニュアンスがあるようです。

しかし、上下関係の捉えられ方、語の使い分けや選択は企業によって異なります。また、企業によっては team 、 unit 、 group などの語が「部」や「課」の名称として用いられることもありますので、自社のルールを確認する、なければしっかり制定して統一する、ということを行いましょう。

 

■実際に英語で話す場合

次に、今までお伝えした表現を踏まえた上で、便利な言い回しをいくつか紹介します。
例文)ここでは「総務部」をGeneral Affairs Departmentとする。

★私は総務部で働いています。
I’m working in General Affairs Department.

★私は総務担当です。
I’m in charge of General Affairs Department.

★私は総務部に所属しています。
I belong to General Affairs Department.

★私は総務部を統括しています。
I manage my company’s General Affairs Department.

★私は総務部の(名前)です。
I’m(名前)in General Affairs Department

★総務部は~するのが仕事です。
General Affairs Department is responsible for ~.

★総務部には40人の従業員がいる。
There are 40 people in General Affairs Department.

 

・「総務」以外で気になる英語表記とは

他部署の担当者を紹介する時など、自分とは異なる部署・役職の英語名を知っておく必要がある場面もあるでしょう。
便宜上、「部」の英語訳はDepartment(部)で統一しています。

主要な部署名

 人事部  Personnel Department
Human Resources Department
 経理部   (General) Accounting Department
 営業部  Sales Department
Marketing Department
 営業推進部  Business Promotion Department
 調達部  Procurement Department
 開発部  Development Department
 技術部  Engineering Department
 広報部  Public Relations Department
 法務部  Legal (Affairs) Department
 宣伝部  Advertising Department
 企画部  Planning Department
 販売促進部  Sales Promotion Department
 海外営業部  Overseas Sales Department
 購買部  Purchasing Department

役職名の英語表記

 取締役会長  Chairperson (of the Board)
 取締役副会長  Vice Chairperson (of the Board)
 取締役社長  President
 副社長  Vice President
Executive Vice President
 取締役・役員  Director
 監査役  Auditor
 相談役  Adviser
Senior Adviser
 部長  Chief of a Department
Department Manager
General Manager / Director
 副部長  Assistant (General) Manager
Deputy Director
 課長  Manager / Section Chief
 係長(主任)  Chief Clerk / Section Chief
 営業部長  Sales Manager / Business Manager
 社員(部員)  Staff / Member
 秘書(幹事)  Secretary

ここに紹介したもの以外にも様々な表現があります。

自社にルールが制定されていないと、独自で調べて事業部単位で勝手にいろんな訳語が乱用されるケースも有りえますので、しっかりと準備しておきましょう。

 

■まとめ

英語を用いる際は、文法や単語に注意するのもさることながら、語を使う上での慣例やニュアンスも日本語とは異なることに気を配る必要があります。
今後、国内企業でも社内で英語を用いることが多くなったり、国外の企業との仕事の機会がますます増えたりすることが予想されます。AIや翻訳機能の進化も期待しつつ、これを機に地道に少しずつ、ビジネスで使える英語の表現を覚えていきましょう。

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。

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