発送代行会社にアウトソーシングするときに知っておきたい知識|【シリーズ第1弾】発送前に用意しておくもの

まとめて発送するような請求書やDM(ダイレクトメール)などは、社内で発送作業をするよりも発送代行会社に依頼したほうが効率面・コスト面にメリットがあります。
しかし、依頼先を決めたからといって、「DM3,000通を今日中に発送してほしい」と、簡単に依頼できるわけではありません。

初めて発送を外注しようと思い代行会社に問合せしてみると、専門用語への理解が必要であることに気づきます。

複数の発送代行会社に見積りを取ってみると、見積書の仕様はバラバラなうえに、項目は専門用語ばかり、費用も一括なのか作業単価ごとなのか、各社ごとに違います。実際に営業マンに来てもらって説明を受けても違いがよくわからないこともよくあります。

また、発送代行会社に依頼したからと言って、段取りもしっかりやってもらえると思い込むのも危険です。依頼前に“自分たちでしなくてはならないこと”も意外に多いのです。

金額だけで依頼先を選んでしまって後悔することがないように、「発送代行」について、依頼前の事前準備に絞って説明していきます。

第1弾は「発送前に用意しておくもの」です。

第1弾.発送前に用意しておくもの(今回)
第2弾.発送手段
第3弾.作業方法
第4弾.デザイン・印刷
第5弾.見積の見方のコツ、選定のコツ

 

発送前に用意しておくもの

発送を依頼する際、事前に用意しておくものは「発送物」「封筒」「宛名データ」「現金」です。見れば当たり前なものばかりに思われるかもしれませんが、それぞれに関して詳しく説明していきます。

 

・発送物

発送物は、チラシ・挨拶状・明細書・ハガキなどです。「そもそもこれがなければ依頼もできないだろう」と思いますが、なかには「セミナーを開催するので、チラシを送付したい。ワードで簡単に作成しているのできれいにして送ってもらえるだろう」と安易に考えているケースもあります。
そのような依頼をそのまま請けられる発送代行会社も中にはありますが、発送代行会社は広告会社ではないので、基本的には断られるケースのほうが多いでしょう。発送物は「現物」として事前に用意しておきましょう。

また、発送物によって発送手段や作業方法も変わってきます。そのため、発送物を事前に用意しておくことで、段取りやその後の作業もスムーズに進みます。

 

・封筒

封筒も同様です。発送物だけ準備して、封筒を失念しているケースは意外に多いのです。普段会社で使っている封筒で送れるものであれば、それを提供すれば良いですが、窓あき封筒・中身が見えるフィルム封筒・サービス名などの加工をする必要がある場合などは、事前に用意しておきましょう。
発送代行会社が汎用品を用意することもありますが、企業イメージを左右するDMなどを送付する場合、発送物だけでなく封筒や段ボールなどもブランディングに寄与するものと認知されるため、デザインにまで気を配りたいところです。

 

・宛名データ

宛名データは依頼する側が整ったものを用意するのが基本です。しかし中には、「宛名データ」はあるものの、「誰に送るか整理されていない」「データファイルが複数ある」といったケースもあります。発送代行会社に宛名データの名寄せ(重複データなどを精査し統合すること)を依頼することもできますが、最低限、誰に送るかは依頼する側が決めておく必要があります。

 

・現金

発送代行は、印刷代・送付代など、実際にコストのかかる業務です。そのため、「法人取引であれば掛け商売じゃないの?」と思われるかもしれませんが、初めての取引の場合、前払い条件の場合もあります。中には、郵便代金だけ前払いという場合もあります。発送代行会社にもよりますが、事前に現金が必要になることも想定しておきましょう。

また、送付を依頼する発送物や封筒は、原則依頼主が発送代行会社の指定した場所へ郵送する必要があります。そのための費用も想定しておきましょう。

 

発送に関する一般的なスケジュール

発送を依頼するための事前準備をしたら、発送に関するスケジュールについて知っておきましょう。大まかな流れを知っておくことで、

・発送するどれくらい前に依頼すればいいのか
・どのような要望ができるのか

などが把握でき、スムーズに依頼することができます。

 

1.問い合せ・見積もりを依頼する

発送代行を依頼する内容や件数が決まったら、見積もりを依頼します。同時に複数の発送代行会社に依頼して、比較検討をすればスムーズです。

 

2.スケジュールの確認と依頼先の決定

見積もりから依頼先候補を絞り、希望のスケジュールで発送ができるか確認をします。問題なければ、依頼する発送代行会社を決定し、正式に依頼します。

 

3.金額の確定・請求

前払いが条件の場合は、この時点で支払いをします。後払いの場合にも、この時点で件数・請求金額が確定することが多いようです。
事前に送付物の実物や送付先データを確認してから金額が確定する場合もあります。

 

4.送付先データ、送付物の引き渡し

送付する宛先のデータと、実際に送付する内容物・封筒などを、発送代行会社に引き渡します。
送付先データは個人情報に当たるため、取り扱いには注意しましょう。メールで送る際は、パスワードで保護する等の対策が必要です。契約にも、情報漏えいに関する項目が含まれているか確認しましょう。
実際に送付する内容物・封筒などは、指定された場所に郵送することが多いです。
送付する際の向きや内容物の封入方法・順番に指定がある場合は、この時点で伝えておきます。

 

5.封入作業・発送

資材の確認、封入作業を行います。
完了後、郵送会社に引き渡します。郵送会社・発送手段に関して指定がある場合には、依頼の時点で確認しておきましょう。

(発送手段について詳しくは、【シリーズ第二弾】発送手段 で説明していますので、参考にしてください)

 

6.完了報告など

全ての発送が完了した時点で報告があります 。

 

その後は、余った資材や宛先不明などで返送された郵送物の返却、送付先データの削除、残りの金額の請求などがあります。

一般に発送代行はこのような流れで進みます。発送までの希望のスケジュールがタイトな場合や、発送する件数などによって、コストは大きく変動します。それも踏まえ、余裕をもって発送依頼スケジュールを立てたいものです。

 

 

 

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」