発送手段で、郵便・宅配便・ゆうメール・メール便はどれがお得なの?|【シリーズ第2弾】発送代行会社に依頼するときに知っておきたい知識

発送物

発送代行会社に依頼するときに知っておきたい知識として第1弾では、事前準備について説明しました。第2弾は発送手段について説明します。

発送手段とは郵便や宅配のことです。
※郵便は「郵送」、その他の手段は「発送」と区別し、2つの手段をまとめる場合は「発送」として表現します。

ビジネス上、よく使う発送手段は以下の4つかと思います。

1.郵便(ハガキ、封書)
2.宅配便(ヤマト運輸、佐川急便など)
3.ゆうメール
4.メール便

 

■1.郵便

年賀状や移転のお知らせなどでハガキ(第二種郵便物)は良く使われます。封書(手紙/第一種郵便物)は請求書や納品書などで使われます。これらは何も気にしなければ、ビジネス上、郵便を利用しているはずです。

郵便料金表
サイズや重量によって料金は変わりますが、全国どこへ送っても同じ料金です。その料金は切手を購入することで“前払い”します。
ここまではご存知の方は多いと思いますが、意外に知らないのが大口の郵便の場合の割引や郵便料金の支払い方法です。

宛名に所定のバーコードを記載し、1,000通以上まとめて郵便局に差し出すと5%の割引が適用されます。さらに2,000通以上で、かつ郵送先の郵便番号ごとにまとめて郵便局に差し出す(区分郵便物)と5%の割引が適用され、バーコードの割引と合わせると10%の割引が適用されます。(配達日数に3日、7日と猶予をみるとさらに割引が適用されます)

例えば、定形郵便2000通を郵便で出す場合、
定形サイズ82円 × 2,000通 = 164,000円
という金額になります。

ここにバーコード付与、区分けを行うと
164,000円から10%割引され、147,600円になります。

気をつけなくてはいけない点は、封筒は全て同じ形状、同じ重量であること、郵便局に自ら持ち込むことが必要になります。(この場合、切手を貼らずにそのまま郵便局に持ち込みます)

その他にも色々な条件で割引があります。もっと知りたい方は日本郵便株式会社Webサイト「大口・法人向け料金の計算」を確認してみてください。
(参考:日本郵便株式会社Webサイト http://www.post.japanpost.jp/fee/business/index.html

また、切手を買わずとも郵便局差出しの際に郵便料金は支払う「別納」、月まとめて支払う「後納」といった方法もあります。

(参考:日本郵便株式会社Webサイト
料金別納:http://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/separate_pay/index.html
料金後納:http://www.post.japanpost.jp/fee/how_to_pay/deferred_pay/index.html

別納後納でよくある勘違いですが、別納および後納印のついている封筒を切手と同様に扱ってポストに投函しても相手先には届きません。誰が郵便料金を払ったか不明なため、確実に封筒に記載されている発送元に戻ってきてしまいます。

 

■2.宅配便

宅配便
比較的大きなものを段ボールに入れて運びたい場合、利用する手段です。
ヤマト運輸や佐川急便を始め、様々な運送会社が宅配便を提供しています。(日本郵便のゆうパックもそうですね)形状と重量、発送先までの距離によって料金が変わります。法人契約をしていると集荷に来てくれるのも特徴です。

宅配料金は、郵便とは違い運送会社ごとに違います。さらに発送代行会社は大口契約を各社と結んでいるため個人利用の料金とも違い、かなり安くなっており、かつ発送代行会社ごとでも宅配料金が変わってきます。

参考までに個人利用での料金を調べることができるWebページをご紹介します。

ヤマト運輸 料金・お届け予定日検索ページ
http://www.kuronekoyamato.co.jp/ryoukin/ryoukin.html
佐川急便 料金検索ページ
http://www2.sagawa-exp.co.jp/send/fare/input/?_ga=1.122571531.186215977.1444200448

宅配便で送れないものがあります。

・現金、小切手、手形、株券その他の有価証券
・クレジットカード、キャッシュカードなどのカード類
※クオカードや商品券はOKです。但し自己責任。
・再発行が困難な受験票、パスポート、車検証類
・信書

 

信書を理解しておかないとトラブルになることも

問題は信書です。日本郵便のWebサイトによると信書とは以下のようなものになります(抜粋)。

・書状 手紙やハガキ
・請求書の類 納品書、領収書、見積書、申込書、申請書、依頼書、契約書、レセプト(診療報酬明細書等)、注文書、給与支払報告書など
・会議招集通知の類 業務を報告する文書
・証明書の類 健康保険証、履歴書、給与支払明細書、振込証明書、輸出証明書、健康診断結果通知書・その他の点検・調査・検査などの結果を通知する文書
・ダイレクトメール 文書自体に受取人が記載されている文書、商品の購入等利用関係、契約関係等特定の受取人に差し出す趣旨が明らかな文言が記載されている文章

日本郵便株式会社Webサイト:https://www.post.japanpost.jp/question/57.html

要は「特定の受取人に対し、差出人の意思を表示し、又は事実を通知する文書
(引用:総務省Webサイトhttp://www.soumu.go.jp/soutsu/okinawa/sinsiyo/shinsyo_top.html)は全て信書に該当します。これらを宅配便で送ってしまうと郵便法違反になります。

郵便より安いからメール便(後述します)で送ってしまうケースは非常に多いうえに、信書の理解不足から発送代行会社に無理に依頼するケースもあります。知っておけばトラブルにもなりません。
そのほかの発送手段として、ゆうメール、メール便などがあります。これらは信書に該当しないDMやチラシの発送においてコスト面でメリットがあります。普通に仕事をしていると、なかなか利用しない手段かと思います。

 

■3.ゆうメール

ゆうメールサンプル
ゆうメールとは、以前は冊子小包と言われていたサービスで、「日本郵便株式会社により提供されている、冊子とした印刷物(書籍や雑誌、カタログ)や電磁記録媒体を割安な運賃で送付できる、郵便に含まれない運送サービス」のことです。

個人でも利用できるため知っている方はいると思いますが、法人利用の場合、そのメリットはかなりのものになります。

ゆうメールが特にコストメリットを発揮するのは、500件以上の郵送物があり、ゆうメールの特約を受けている発送代行会社に依頼する場合です。その場合、かなりの割引価格になります(特約を受けている企業は国内に十数社ほどいません)

ゆうメールはコスト面で大きなメリットがありますが、「先に宛名データが分かっていないといけない(正確には郵便番号ごとに何通差出すかわかっている)」「そのデータが郵便番号順に整理されていないといけない」「スケジュールを事前に日本郵便会社に申請しなくはいけない」など、事前準備に手間がかかります。また、封筒に“ゆうメール”の表記、還付先の記載(郵送先に届かない場合の戻り先の住所)など封筒への表記についてのルールも厳格です。
(個人で送る場合はもっと簡易にできますし、ゆうメールではなくクリックポストサービスの活用という手段もあります)

また、ゆうメールの隠れたメリットは、日本郵便株式会社サイトで荷物追跡ができることです。事前に付与されたバーコード番号を入力すると現在の発送状況が分かります。
つまり、「きちんと届いているのか、配達中なのか」把握でき、例え事故や紛失があっても調べることができるということです。

 

■4.メール便

ゆうメールに近い発送形態です。(もともとヤマト運輸が始めたメール便に対抗するために日本郵便が提供したサービスがゆうメール、といったほうが正しい表現です)

特に有名なのがヤマト運輸のメール便ですが、平成27年3月にサービスを停止し、4月より新たにクロネコDM便として同じようなサービスをスタートしています。

ほぼサービス内容は同じ(集荷に来てくれるところが変更)と考えて差し支えないですが、事前に信書でないことを確認するため発送内容を伝える必要があります。とはいえ現状、気軽にDMやチラシを送るには一番メリットのある発送手段で、紙での広告施策を行う場合は、メール便を利用することが多いです。

メール便も法人契約(大口契約)での割引が効きますので、自社で行うよりも発送代行会社に依頼することをお勧めします。

 

■発送手段のまとめ

以上、代表的な4つの発送手段をご紹介しました。発送代行会社に相談する場合、これ以外に特定に地域に強い配送網をもつ発送サービスやバイク便、ポスティング(チラシをポストに投函するサービス)などの提案もあるかもしれません。

また、発送代行会社ごとに得意とする発送手段が多少変わります。例えば、ゆうメールの特約を受けていない発送代行会社にゆうメールでの発送依頼をしてもメリットはありません。発送内容や量、到達率などからある程度、発送手段に見込みをつけておくことができれば、適切な業者選定ができます。

最後に到着率についての補足です。各サービスにおいて到着率は違うといわれています。絶対に相手先に届ける必要のあるものは自ずと手段が決まってきます。

また事故率や紛失率というのもあります。あまり気にしすぎる必要はありませんが、各手段でも違うと言われていますが、100%絶対届く手段はないということも理解しておきましょう。(到着率や事故は自分たちで送っても同じですね)

次回は、作業方法について説明しようと思います。

 

 

第1弾.発送前に用意しておくもの

第3弾.作業方法
第4弾.デザイン・印刷
第5弾.見積の見方のコツ、選定のコツ

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」