RPAで管理部門は効率化できるのか？ 導入の前に考えたい必要な視点とは

ルーティン業務が多いといわれる企業の管理部門。定型化された業務を担えるRPAと相性がいいといわれ、導入を真っ先に検討される部門でしょう。
それではあらゆる企業の管理部門は、RPAを導入すれば効率化できるのでしょうか。RPA導入の前に考えておきたい視点についてご紹介していきます！
 

RPAで管理部門は効率化できるのか

管理部門とは、総務・経理・人事・法務・労務・情シスなどの社内を支える重要な基盤です。一般的にこれらの部署には、他よりも多くのルーティン業務があります。たとえば、経理が行う社内伝票やシステムへのデータ入力作業・総務の社内問い合わせ対応・情シスのキッティングなどが浮かびますね。
管理部門の本来のミッションは、人事なら「人」・経理なら「お金」・情シスなら「技術やシステム」で会社や社員のために企業の価値を最大化させることです。しかし、実際には先に挙げたようなルーティン作業に時間を取られていることが悩ましい課題ですよね。この解決策として注目されているのがRPAです。
RPAならイレギュラーがないルーティン化された業務を代替することが可能です。しかもRPAは人と比べて3倍の速度で稼働が可能であり、ミスもなく24時間働き続けられることから活躍が期待されています。「それなら自社でも！」というのは当然の考えですが、ちょっと待ってください。
きちんと管理部門の業務を把握していますか？導入後に「思った以上の成果にならなかった」または「投資対効果はわからない」「RPAってたいしたことないな」ということにならないように、どのように考えるべきかひとつの例にそってシミュレーションしてみました。
 

一気通貫で置き換えできちゃう？自社の業務を考えてみた

経理部門でRPA導入の検討をしてみましょう。まず、あなたの会社で経理部門はどのような仕事をしていますか？
●預金管理・入出金管理・現金の出納管理
●帳簿や伝票管理
●月次決算・年次決算
●予実管理
●請求・支払業務
●会計システムへの入力作業
●税務
●資金調達
さまざまな業務がありますよね。この中で「入金管理」について考えてみます。
内容はそのまま、自社で発行した請求書の支払い期日通りに入金されているか確認する業務です。
まずは銀行から入金された明細が送られてきます。その明細をもとに、ひとつひとつ入金待ちの項目と紐づけ（突き合わせ）を行います。銀行からの明細は、部門ごとに取引があろうと１社ごとの総額で記載されています。総額が合わない場合はどの入金が漏れているのかを確認します。そして、社内で解決できない場合は、担当者または自身で相手の経理に入金内訳を確認し、回答を受けて入金処理及び次回入金日の管理を行います。確認が完了するまで入金処理の手続きは保留にしたり、仮受金の処理したり、または適切そうなものを想定で紐づけて処理をして後ほど修正するという処理を行います。
入金管理ひとつとってみても、ここまでの細かな作業が発生しています。企業によってはもっと煩雑なこともあるでしょうし、反対にしっかり定型化されて簡単に作業していることもありえます。時間もそんなにかからない企業もあるでしょう。
RPA導入を考えるということは、このようにひとつひとつの業務を分解していくことから始まります。経理部門の業務全体を一気通貫でRPAに置き換えて効率化しよう！と簡単に考えられないのです。
 

RPAだけで効率化は計れない！業務全体を最適化しよう

「管理部門の業務をRPAで効率化しよう」とは、一気通貫で置き換えればなんでもできるということはありえません。先程の例のように業務ひとつひとつを分解して、どこに人の判断が介在しているか、RPAの「適応できる範囲・内容・業務量」をしっかり理解することから始まります。
この業務全体を理解するところが、実は非常に重要なのです。今の業務をそのままスイッチするという発想ではなく、業務全体の細かな内容をしっかり棚卸し・理解し、プロセス自体を最適化することから始めましょう。
いろいろなものを分解していくと見えないものがたくさん見えてきます。もしかしたら「作業」と考えていたものでも、人が介在しなくては成り立たないものがあるかもしれません。作業プロセス自体は煩雑だけど、月に一度あるかないかの業務もあるでしょう。それをRPA化するのはもったいないですよね。
このように作業内容・頻度・業務量を踏まえた全体の整理を行い、業務全体の効率化を考えましょう。その中で、RPAの「適応できる範囲・内容・業務量」を見据えた業務プロセスの設計をすることが重要なのです。ここまできて初めて、導入の費用対効果や効率化できるかどうかという議論が可能になります。
RPAはしっかりと事前に設計できれば、きっと自社に役立つ魅力的な取り組みになることは間違いありません。本記事を参考にしていただき貴社の管理部門業務が最適化される一助になれば幸いです。