【事務の働き方を変える①】 業務効率化に向けて最初に行うべきこと

働き方改革関連法案が施行され、もうすぐ2年になります。ネスレのように大々的に成功をアピールできている会社もあれば、「そんなのあったね」という方も多いのではないでしょうか。改革と言っても具体的なやり方を教えてほしい、という人もいるでしょう。

本シリーズでは事務業務にフォーカスをあて、スムーズに業務を変えていき・働き方の改善につながる方法を一緒に考えていきたいと企画しました。

今回は初回ということで、最初に行うべきことをお伝えしていきます。

 

事務の働き方は変わったか?

ここ2年を振り返ると、法改正や残念なブラック企業の事件なども後押しし、「残業時間の削減」や、「◎◎TECH」というキーワードをたくさん見てきました。そのくらい、みなさんの意識が働き方・業務の見直し・IT化というところに向いたことは、良かったと言えるでしょう。

気になった流行りのキーワードは「人事・労務」領域「セールス」領域が多く「事務」にフォーカスされた話題はRPAくらいではないでしょうか。RPAで代替するという事自体はそれなりに規模感のあるお話です。NOCにもRPAの引き合いが増え、全市場としては某調査によると年170〜200%という異常な成長率で推移しています。反面、RPAほどの規模ではないと事務領域の改革・事務業務を行う人の働き方改革に向けたお話はあまり耳にしません。また、すぐにシステム化という判断が正しいとも言えないのが事務のお仕事です。

長年NOCは営業事務のアウトソーシングを担ってきました。その経験から、事務業務はどのように働き方や業務を改革できるのか、具体的に現場の立場から考えてみました。

 

働き方を変えるため最初に行うこと

定石ですが、まずは自分たちの業務を棚卸しするところから始めましょう。やったことあるという人も多いでしょうが、前回行ったのはいつでしょうか?

定期的な振り返りも必要です。わたしたちを取り巻く環境は毎日変化、進化しています。一年前は代替できなかった手段が変わっていることもあります。過信せずに振り返ってみましょう。今回はNOCがおすすめする具体的なやり方をご紹介します。

STEP1:頻度・周期ごとの業務「棚卸し」

早速、自分の業務を書き出してみましょう。エクセルで十分です。
手間はかかりますが、まずは自分の業務内容をリスト化することから始めます。各業務内容について、具体的に洗い出したい項目は5つあります。
この5項目についてはリスト化された仕事内容に必ず記載するようにしてください。

頻度を明確にする

日次・週次・月次・四半期・年次…等どのくらいの周期で行っているものなのか、時期要因があるのか、などは、ボリュームを把握する材料のひとつです。
また、納期について精査することも業務時間を分散させる上で非常に重要です。絶対的な締切があるのかないのか、確認しましょう。

業務量を試算する(件数、時間)

難易度は高いけど件数が少ない、1件あたりの時間は短いけど件数が爆発的に多いなど、役割分担を考えるときに非常に重要な要素です。

フローを洗い出す

「勤怠管理システムに打刻する」という作業の場合、

PCを起動する⇒ブラウザを立ち上げる⇒指定されたURLへ飛ぶ⇒ログインする⇒打刻する、と詳しく記載します。

プロセスを明記することで第三者が見たとき改善点が浮かぶ可能性があります。無駄な作業をしていないか、ショートカットできないのか、など議論の余地が生まれます。

関与する人を洗い出す(自己完結、チーム内、他部署…等)

関係者多数の場合、自己やチーム内で調整できないものなどは、残業を生み出す可能性があります。関係者を可視化することで、当日やるべきかどうかを管理者も把握しておく必要があります。

要望、コメントを明記する

実はここが重要です。心の中で思っていたことを思い切って書いてみましょう。「めんどくさい」「システム化できないの?」「ノウハウがないからやれない」など、プロセスの文章では見えない作業者だからわかる改善ポイントがあります。

なぜめんどくさいのか?なぜやらなくてはならないのか?を明確にすることで改善点が浮かぶだけではなく、社内コミュニケーションとしても信頼性向上につながります。管理者としては正直「めんどくさい」ところですが、しっかり向き合うことが重要です。

STEP2:やらないことを決める

ここまでそろったら、俯瞰して見てみましょう。まず始めに見てほしい項目は③と⑤です。
作業をしている人の声は大きな改善のキモになります。システムで代替すべきなのか等によって分担が変わります。また、「この業務にこれだけかかっていたのか?」という発見につながるかもしれません。

何より大事なのは「やらないことを決める」ことです。単に役割をすり替える、代替するということでは本質的な改善に繋がりません。長い期間同じ人が担当している業務があれば、そこから優先的に見ていくのもいいでしょう。

環境が変わり、すでにやらなくていいことまで時間をかけてやっている可能性があります。その業務をやめることでどんなリスク・デメリットがあるのか、天秤にかけて判断していくことが管理者の重要な責務です。

STEP3:属人化させない

あげられた項目の中で「◎◎さんしかできない」というものは、プロセスをよく確認し、役割分担で見直しましょう。長い間非効率な作業をしている可能性があったり、急な病気や退職などが生じた場合、会社のリスクになります。重要度の高い仕事であればあるだけ、役割分担の采配に注意が必要です。

STEP4:役割分担を決める

ようやく挙げてもらった項目の把握がすべて完了しました。このあとは「誰がやるか」を考えましょう。誰がの選択肢にはシステム、外注化も含めて考えましょう。個々の誰さんに、という役割分担よりもどうしたら効率化できるか、業務時間が削減できるか、分担したほうがいいのかという費用対効果を重視してください。

やめる判断や役割の決定など悩ましいものほど、改善の余地があるものです。

 

アウトソーシングに向いていること、向いていないこと

最終的な業務の棚卸しが終わり、役割の振り分けを行う際に、内製か外注かは悩むことがあります。どのような業務は外注すべきなのか、考えてみました。

専門サービスは早期に決断すべき

単に業務を減らすこと、外注費用を削減するために内製化することがいいというわけではありません。成果につながらないからです。
そのひとつが専門性の高いサービスです。例えば、自社Webサイトの構築・運用やコールセンター業務を考えてみましょう。自社内にノウハウがないまま、社員が属人的に行うことは効率が悪く、成果も上がらず、ひいてはモチベーションの低下に繋がります。

会社として利益を高めるためには、

・外注してノウハウを吸収したら内製にする
・スピードをあげて業務のPDCAを回せる
・外注のほうが費用対効果が高いため、社員は他のマネジメントや考える業務に充てる

など選択肢が広がります。

スポットの代行業務は専門業者が最適

アウトソーシングは定常的に行う専門性の高い業務に最適です。反面、スポットでの作業であれば専業で行っている代行業者を採用するほうがいいでしょう。理由は、スポットの業務の場合、スピード感とコストを重視することが多いからです。

アウトソーシングを選択する場合には、定常的に送付する重要な郵送対応(請求書、DM)・紙からデータ化を求められる業務など、個人情報の取扱いも含め法規制に対応する仕事が相性が良いでしょう。その場合には、費用もふまえてある程度のボリュームも必要です。もし、そう言われてもわからない、判断がつかないという場合は「このくらいのボリュームであれば、内製化・専門代行パートナーを選ぶべき」などのご相談も承ります。

セキュリティポリシーも遵守

企業の機密情報管理は非常に重要です。これだけクラウド化が進んでも、クラウド環境には絶対に個人情報を預けないと固辞する企業もまだ少なくありません。

外注を考えるときには、選定するパートナーのセキュリティ管理・ポリシーなどもしっかり見極めてリスクヘッジしておきたいところです。

 

まとめ

長時間働くことが美徳と考えたり、それを若いメンバーに強いること、また残業代を含めて収入として考えている人も少なくないでしょう。
残業時間を減らすことだけにフォーカスをしているわけではありません。
会社の利益を考えることが重要です。会社の利益は、社員の健康とイコールです。健康を害するような働き方はやめてください。また、非効率な業務に時間をとられるよりも本質的な仕事に集中することで、会社にも自分にも利益になります。

HRTech、SalesTechなど、あらゆる部門の非効率をITで代替する動きが多い中、なかなか日の目を浴びないのが事務業務です。それは、今まで人の働きに頼りすぎていたり、管理職自身が業務の実態を把握していないことも一因でしょう。「この業務はこれくらいかかるが仕方ない」で放置することなく、この記事をきっかけに向き合ってみてはいかがでしょうか。自分たちの業務を振り返ることによって、「取り組み、一緒に考えてくれる」というプロセスは、社員の会社に対するエンゲージメントにも繋がり、きっと利益を生み出してくれることでしょう。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。