【事務の働き方を変える③】営業事務の生産性をあげる３つのコツ

事務の働き方のシリーズ第3弾はぐっと現場に近いお話をします。FOCの社内で「よくお客様からご要望されること」「それに対する改善対応」などについて、アンケートをとってみました。現場を知りつくしている担当者だから言える、営業事務の仕事、特に今回は請求書の発行・発送業務に絞って改善のコツを紹介していきます。
 

その１：紙の請求書業務を軽減させるコツ

請求書の電子化ツールは多く見かけますが、実際のところ電子化と紙の割合はどう変化しているのでしょうか。アウトソーシング支援をしているお客様も、まだまだ大半が紙を利用されています。アナログな環境でも改善できることはどういうポイントがあるのでしょうか。現場の社員に聞いてみました。
 
Q：大量の請求書発行業務、どうやって生産性をあげる？
A1：納期から逆算したスケジュールを設定する
仕事には必ず「納期」があります。納期＝ゴールから逆算してスケジュール立てをしておくことが重要です。特に、他者が絡む業務を先行して進めておくことがポイントと言えます。
たとえば、クライアントや上長に確認をしなくてはならず承認待ちが発生して業務がストップするのは非効率です。皆、それぞれの担当業務があり今すぐに対応できないこともあるでしょう。自己都合で優先的に行ってもらうのではなく、関係者の状況も加味したスケジューリングで調整をしておくとスムーズに進行できるようになります。また、どうしても自社内ではスケジュールで間に合わない！という場合も、FOCが代行して受託できる業務もあります。前もって対応しているからこそ、実現が可能になるという事例も多々ありました。
ゴールを見据えて着実に実現する、さらに相手を慮る対応ができることで信頼関係も構築でき、コミュニケーションが円滑になることも、仕事をする上で大切にしています。
（Aさん　担当企業規模：1000名以上　担当業務：請求業務、郵送手配）
 
A2：請求書発行を依頼するフォーマットを定型化する
請求書発行に関する依頼が五月雨にきたり、担当者ごとに依頼内容がバラバラでフォーマットが統一されていないことから確認工数が発生していました。
そこで請求書発行の依頼用フォーマットを作成し、全部署統一をしてもらいました。形骸化させないように、管理者自ら「この依頼フォーマットでないと受け付けない」という舵取りも重要でした。マニュアルやフォーマットは作るものの、人が変わったりイレギュラーを受け入れてしまうと瞬時に形骸化してしまいます。管理者がしっかりと運用に乗るよう伴走してくれることは大きなポイントです。確認する側もされる側も、確認のためだけの工数が削減できスムーズに仕事が進行するようになったことで、コミュニケーションも円滑になりました。
また、依頼内容が一回でわかるようになったことから、関連する郵送物の見積もりが正値で行えるようになり、パターン追加による無駄コストも削減できたことも良かった点のひとつです。
（Bさん　担当企業規模：100〜299名　担当業務：請求業務）
 
作業の削減だけではなく、人と人が仕事をしているからこその配慮や予見力、そして仕事における信頼関係を成立させることが重要と伺えますね。人と人がいるからこその意義を大事にすることはFOCのポリシーです。
続いては、郵送代行業務についてのコツをお伝えします。
 

その２：郵送業務の生産性をあげるコツ

依頼いただく内容で、請求業務と同じくらい多い「郵送代行業務」。
各種DM・請求書・督促状などの折込・封緘・発送は個人情報を扱うという重要度が高く工数も非常にかかる業務です。郵送業務でよく求められるご要望、そして効率化のコツをヒアリングしてみました。
 
Q：郵送業務は効率化できますか？
そもそもルーティン業務に、人や経験によるスピード以外にあるのでしょうか。
スピードの問題と片付けられがちな郵送業務ですが、実は他に課題があることが多いのです。
A：適切な在庫管理を。
DM類の配送において、郵送物の在庫管理ができていないケースが実は非常に多いのです。そのため、発注が後手になりスケジュールが遅延する・または短納期発注のため高コストになるという残念な事態になりがちです。
ここではポイントは2つです。
１．在庫管理の徹底
２．資材発注先の見直し、再選定（FOCが受託して調整）
在庫管理の徹底は、もちろん管理をするだけではなく前年同月の状況や過去の推移などから需要予測し一定数量を下回った場合すぐに資材発注を行うフローまで組むとスムーズです。
資材の発注先は定期的な見直しが必要です。少ロットだけすぐ必要な際に割高になってしまうこともあるため、ボリュームによって選定をしておくと良いでしょう。また、短納期やボリュームが大きい場合はFOCが受託することもよくあります。FOCは複数拠点で稼働ができるため、作業人員の確保がスムーズで、できる限りのご希望に沿った納期調整を行います。このようにどんなに厳しくても自社でもできるという選択肢があるというのも強みです。
 
Q：郵送物のコスト削減を考えてほしい
効率化、時間削減と同様にご要望いただくのが郵送費用の削減です。どの企業でも不必要な経費は削減したいものです。
A1：発送部数に対する適切なパートナーを選びましょう。
先述した項目にもありますが、印刷物は依頼する範囲とボリュームによってコストが変わります。またそれは印刷会社の特徴によって異なります。
そのため大量であれば割安だけど一定数以下だと割高になる場合も多々あるのです。相見積もりをとる際には自社で発注する最小ロット〜最大ロットまでレンジを区切って確認しておくと良いでしょう。
比較表になっていれば、「このロットのときは◯◯社に頼もう」と対応規模によって担当者で判断をつけることが可能になります。
A2：郵送物のサイズ、ボリュームの見直しをしましょう。
封入物にもよりますが、このサイズと量が必要か・また封書である必要があるかを定期的に再考しましょう。封書から圧着はがきにサイズダウンすることで印刷・郵送費用をぐっと削減できたケースもあります。
封書とはがきの効果比較など検証ができれば、会社の利益と連動して最適な費用削減につなげることも可能ですよね。
A3：不着リストの運用
実は届いていない郵送先に繰り返し送っているケースも、実はあります。不着リストの管理は非常に手間がかかる仕事のため、やりたいけどやれないという状況もあるでしょう。毎回は難しくても定期的に行うことでも随分変わります。
見た目のコストも重要ですが、会社の利益や施策の費用対効果を意識して複数の選択肢をもつことが大事です。
 

まとめ

大手クライアントさんを長く担当しているFOCのスタッフに「よくご要望、ご相談されること」「現状の課題」などをヒアリングしたところ、共通した課題が浮かび上がってきました。規模の大小はあれど、抱えている悩みや改善したい方向は統一されているものがあるということと、たくさんのご支援をしているFOCだからこそ具体的なノウハウをこれからも積極的に共有し、社会に貢献していきたいところです。
もし、「こういうときはFOCならどう対応してる？」など他に具体的なご質問があれば、コンテンツとして積極的に公開していきますのでお問い合わせください。
貴社の業務のお役に立てる情報がありましたら幸いです。