アウトソーシングとは？派遣との違いや導入メリット・デメリットを簡単に解説

　アウトソーシングは、外部資源を有効活用し業務の効率化やコア業務への集中を促進する経営手法の一つです。アウトソーシングはマネジメント戦略の一要素として全社レベルで検討されることも多く、そのメリットやデメリットを理解して、対象となる業務を選別し、アウトソーシングを導入していくことが重要です。
　アウトソーシングと近似している人材派遣の活用と比較検討することも多く、それぞれの特徴を正しく理解することも必要です。
　なお、アウトソーシングという用語は様々なビジネス領域で使われているのですが、ここでは主に事務業務のアウトソーシングについて解説します。

アウトソーシングとは？

　自社の社員で行っていた業務を外部アウトソーシング会社へ切り出し、その業務を担当していた社員の時間をその他のコア業務にあてることにより、会社全体の競争力を強化することです。
　アウトソーシングでは、業務の遂行指示や業務を担当する社員の教育や確認・業務完了確認は、外部アウトソーシング会社が自主的に行います。
　そのため、アウトソーシングの対象となる業務を選別する必要があり、「判断の基準」と「反復の度合い」によって選別していくことになります。
　自社社員でなくても判断が可能な程度に基準が一定であり、毎月同じ時期に発生する反復的な業務の方が、効率化によるアウトソーシングの効果は高くなります。

　アウトソーシングの普及初期は、選別基準を満たしやすい入力業務やコピーファイリング業務などの単一業務でのアウトソーシングが主な利用方法となり、安価な外部アウトソーシング会社を利用することでコストの削減を実現することが主な目的となっていました。
　コストの削減は、アウトソーシング効果の一要素ではありますが、会社全体の競争力を強化するためには、コスト削減に加え、自社社員の時間を別のコア業務に充当し、売上増加を図る事が重要です。

　単一業務から始まったアウトソーシングは、時代とともに外部アウトソーシング会社に業務ノウハウが溜まり、従来、判断が必要とされていたことも委託元企業との事前の要件定義などによりルール化され、アウトソーシングの範囲が飛躍的に拡大しました。
　それに加えて、企業毎にカスタマイズされていたシステムがパッケージ型システムやクラウドシステムへ移行することで業務の標準化が進み、よりアウトソーシングを利用しやすい状況が生まれていくことになりました。

　今では一般的なビジネス用語になったアウトソーシングですが、会計、人事給与、営業事務、コールセンターなどの一連の業務プロセスを丸ごとアウトソーシングできるようになり、各企業では自社社員をコア業務へ集中させるために、アウトソーシングの戦略的な活用が進んでいます。

アウトソーシングと派遣の違いとは？

　業務の委託を検討する際に、アウトソーシングと人材派遣を並行して検討するケースが比較的多く見受けられますが、両者には幾つかの相違点があります。

　相違点の一つ目としては、表上部の「業務の運営をする、しない」になりますが、もう少し分かりやすく言えば、業務の指示出しをする管理者が異なるということです。
　人材派遣の場合は、委託元企業側がスケジュール・品質・担当者等の業務管理を行いますが、アウトソーシングの場合は外部アウトソーシング会社が担当します。

　アウトソーシングの活用により、業務運営から業務管理までを任せることが出来るため、業務担当者がコア業務に専念出来るようになる、プロによる業務処理でミスが減る等、効果は非常に大きいものとなりますが、スケジュールや品質、担当者の配置等を適切に管理する能力に優れた外部アウトソーシング会社を選定する必要があります。
　
　次の相違点は、表左部の「業務の設計をする、しない」になります。
　業務委託を検討する際に、「判断の基準」と「反復の度合い」を業務ごとに診断、選定後に業務単位の設計を行う必要がありますが、人材派遣の場合は委託元企業側が業務マニュアルやチェックリスト等、全て用意することになります。
　業務マニュアル類は一度作成したら完成という訳ではなく、業務フローの変更等が生じた場合に修正することが必要になりますので、それらが委託元社内に残ることになります。
　アウトソーシングでは、初期導入といわれる準備期間から業務の設計を担当し、業務開始後においても業務品質向上のために継続的な業務改善や追加業務の設計を実施します。

　最後に表以外の要素として、業務担当者の交代や教育の負担があります。
　人材派遣の場合は、教育は委託元企業が担当するもので、派遣契約の更新時に派遣社員の交代が発生した際は、候補者の選定から教育を行う必要があります。
　アウトソーシングの場合は、外部アウトソーシング会社が業務管理に内包することとして、要員管理および教育を行いますので、委託元企業には上記のような派遣社員の選定や再教育といったリスクは残りません。

　人を育てるには時間が必要です。しかし、変化の激しい現代において、じっくり人を育てている余裕がなくなってきています。
　また、社員を育てるには、それ相当の時間とコストがかかります。

　以上のような観点で、アウトソーシングと人材派遣の活用を検討してください。
　この２つに優劣があるということではなく、検討対象の業務もしくは環境によって、とるべき手段は異なります。

アウトソーシングに向いている業務内容

アウトソーシングの活用が向いている代表的な業務例を記載します。

（１）人事業務
　人事制度設計等に代表される人事企画業務以外は、標準化やシステム化が進んでいる領域でもあり、業務プロセス全体を含めた総合的なアウトソーシングの利用が多い。
　・新卒・中途採用業務
　・労務管理、給与計算業務
　・健康診断管理業務
　・社員教育研修業務

（２）総務業務
　社員向け業務が多くを占めることもあり、標準化というよりは臨機応変な判断が必要となることが多い領域で、部分的なアウトソーシングの利用が多い。近年では社員総合窓口も兼ねたコンシェルジュサービスとして総合的なアウトソーシングの利用も進んでいる。
　・代表受付対応業務
　・郵便物等のメール関連業務
　・福利厚生サービス業務
　・社員コールセンター業務
　・文書管理業務

（３）経理業務
　専門的知識が必要となる業務であるため、高度な判断が不要な業務中心に部分的なアウトソーシングが利用されているが、会計士や税理士事務所と連携して判断が必要な決算業務のアウトソーシングも近年利用が増加している。
　・記帳業務
　・経費精算業務
　・請求書処理業務
　・入金消込、収納業務
　・決算業務

（４）営業事務業務
　会社の営業行為に付随している事務を集約することで、特定業務のアウトソーシングの利用が多い。コールセンターやキャンペーン事務局といった顧客との接点業務にもアウトソーシングの利用がある。
　・発送業務
　・入力、ファイリング業務
　・請求書発行業務
　・コールセンター、事務局運営業務

アウトソーシングのメリット

（１）業務運営に掛かっていた時間や工数が生まれ、他の業務へ集中することが出来る
　担当社員をコア業務に集中させることが出来るようになり、会社全体の収益向上に繋がります。アウトソーシングした後に業務や役割をそのまま変更しない状態が続いてしまうと、アウトソーシングコストだけが掛かっていくことになるため、委託元企業側はしっかりと担当社員の手元に残った業務の確認と精査が必要です。

（２）業務が可視化されることにより、特定担当者に依存した属人性が排除される
　業務を外部アウトソーシング会社へ任せるためには、特定担当者で実施していた業務を可視化して引き継ぐことになるため、自動的に業務可視化がなされることになります。業務仕様書 は外部アウトソーシング会社が作成する成果物の一つとなるため、委託元企業として維持管理してください。

（３）業務コストが可視化され、費用対効果の検証が可能になる
　アウトソーシングコストは、業務単位で見積りされることが多いため、業務にかかるコストが明示化されることになり、費用対効果の観点で業務見直しをすることが可能になります。

アウトソーシングのデメリット

（１）アウトソーシング会社の標準手順に合わせる必要がある
　これは人事給与や経理といった専門分野のアウトソーシング会社で発生することが多いデメリットですが、アウトソーシング会社側のフォーマットや手順、スケジュールに合わせる必要があり 、自社業務のルールを変更しないまま移管を進めるとアウトソーシング会社との連携がスムーズにいかず、結果非効率になる場合があります。

（２）突発的なイレギュラーが発生した場合の処理に時間がかかる
　アウトソーシングでは、業務仕様書で決めた手順を守ることで業務品質が保たれます。
決められた手順とは違うイレギュラーな業務が発生した場合、手順や内容の確認などで余計に時間がかかってしまいます。
　そのため、イレギュラーな業務が発生しないよう、あらゆる可能性を考えてアウトソーシングの業務設計をする必要があります。

（３）アウトソーシング会社の業務管理力が低い場合、管理工数がかかる
　スケジュール、品質が想定通りに進捗しない場合 、委託元企業側で進捗状況を都度確認する必要が発生したり、成果物の加筆修正が必要になる等想定外の管理工数がかかる場合があります。
　原因を正しく分析し、アウトソーシング会社側の課題、委託元企業側の課題、双方を洗い出して両社で課題解決していくことが必要です。

アウトソーシングの導入事例３社を紹介

　実際にアウトソーシングを導入した事例を３社、紹介します。
　どの業務に導入し、どのように成功したのか、改善ポイント等を参考にしてください。

まとめ

　アウトソーシングとは経営手法の一つであり、人材不足に対しての有効な対抗策として、外部アウトソーシング会社を活用することが可能です。
　単一業務だけでなく、業務プロセス全体をアウトソーシングすることで、大きな効果を得ることが出来るため、検討においては幅広く始めてから選択と集中することが成功のヒントになります。
　アウトソーシングに向いている業務と向いていない業務は実際的には存在していますので、対象業務の選択にあたっては経験豊富なアウトソーシング会社の力を活用することも手段の一つです。
　良いアウトソーシング会社を選択することも成功の大きな鍵となるため、特に業務管理力に着目して選択するように心掛けてください。
　委託元企業とアウトソーシング会社は、ともに業務を行うパートナー企業です。アウトソーシングの有効活用のためにも自社との相性も含めた良いチームワークを実現できるパートナーを探してください。