アウトソーシング検討時によくあるジレンマ

管理部門を可能な範囲でアウトソーシングしたいというご相談を受けることがあります。
実際にお話をお伺いしますと、規模や検討範囲は様々ですが、その中でも「どうやって進めていこうか」と考えてしまうケースがあります。

アウトソーシング検討時にプロジェクトが滞る

それは、経営者や導入プロジェクト担当者が、極秘に計画を進めているケースです。

実はよくあるケースですが、何故考えてしまうかというと、現場を把握している人がいないため、思いや目論見ばかりの話となり、結局、実態が分からず、次に進むための回答もできないからです。また、概算費用も聞かれるのですが、これもまた実態がわからない限り回答できません。

アウトソーサーは組織改革を立案するコンサルティング会社ではないため、その調査やレポートなどの成果に対して勘案するのではなく、実際の運用シーンを想像し、一旦どのくらいの人員が必要で、どういう体制で行うのが良いのか、という実稼働や環境を想定して概算費用を算出します。

また、管理部門を可能な範囲でアウトソーシングしたいというご相談は、無駄を削除し“適正な規模”にしたい目的が大半です。これは“今、有る仕事”を減らしていくアウトソーシングになるのですが、実際“今、有る仕事”にはどんな業務があるかが分からないと話が進まないのです。

検討企業は極秘に進めたい、アウトソーサーは実態を知りたいという双方の状況は、結果、情報が出せずにプロジェクトは具体的に進まなくなるということが多いのです。 

どこの企業にもある業務をアウトソーシングする場合の担当者の立場

では、状況を正確に把握するために担当者に情報収集レベルから協力を仰げば良いかというとそうでもありません。

計画をしていることを知られれば、何かしら妨害される可能性もあります。
管理部門の業務は、社員で行っていることも多く、その仕事を外部の企業の力を借りて行うなんていうことは、社員（特に担当者）からすれば、「なんで？」という話になります。

担当者にとっては、自分の仕事を取り上げられる不安やリストラ不安、自分のやっていることを否定されている不信、別部署への異動させられる恐れでいっぱいになってしまいます。自分の立場が危うくなるのであれば、非協力的になるのは当然です。

説明すればなんとかなる、会社には人事権があるという思いも計画側にはあるかもしれませんが、担当者も、「はい、そうですか」とはなかなかいかないのが現実です。

また、国内企業は、外資企業に比べ、職場の調和を重視する傾向があるため、ドライに人事権を行使することは、実際には難しい場合も多々あります。

担当者をどう巻き込むか

ただ、担当者をどのタイミングでどう巻き込むか、という点は、非常に重要なポイントです。

アウトソーシングという仕組みは、問題のあるところに、当てはめれば解決、ということではありません。その仕組みをどう活用するかという点においては、結局は人が行います。また、対象となる業務範囲の前工程や後工程での他部署との関係も考慮しなくてはいけません。

これらをどうやって解決すべきかは、結局は実務担当者が計画に関与し、調整役として果たしてくれることです。

解決策のひとつをご紹介します。いきなりアウトソーシングを検討せず、まずは社内で業務改善のプロジェクトを立ち上げることです。

プロジェクトメンバーを選定し、どうしたら改善できるかを社員に答えを出させることが実は遠回りであっても現実的であるといえます。