アウトソーシングを検討するとき、まずはどうするでしょうか。

インターネットで調べたり、イベント・セミナーに参加して情報を仕入れるのではないかと思います。

アウトソーサーが提供するサービスの説明や成功事例などを見聞きしていると、導入できそうな気がしてきそうですが、逆に、本当に自社では上手くいくのか、という疑問も生じてきます。

経営者の方々にとって、本当に気になるのは、他社の成功事例よりは、実際問題として、「自社では、目論見通りにコスト削減や業務効率化ができるのか」という点ではないでしょうか。

 

■導入できるかどうか判断する7つのポイントとは

「こんな業務をアウトソーシングできるか考えているが可能か？」

このような質問に対して、アウトソーサーの答えは、「おそらく可能ではあるかと思いますが、見込まれる効果も含めて、業務調査をしたうえで回答します」です。

しかし、問合せした企業からいえば、業務調査に時間も費用もかけられないことが多いかと思います。なので、次のような7つのポイントをベースに情報をまとめていくと、ある程度の見込みをつけることが可能です。
（ある程度、対象範囲が絞られている前提です）

1.目的が明確になっている
2.複数のアウトソーサーを比較してみる
3.運用担当者と面談を行う
4.導入後の社内体制がイメージできている
5.設計構築に時間的な余裕がとれる
6.コストの許容範囲
7.プロジェクトを推進する専属の人員がいる

 

1.目的が明確になっている

何のために導入するかが明確になっているか。
コスト削減は厳密にいえば目的ではありません。何のためにコスト削減をする必要があるかまでを明確にしておきましょう。

 

2.複数のアウトソーサーを比較してみる

複数のアウトソーサーにヒアリングすることで、同様の実績があるかどうか、また、実績があるのなら、おおよその価格体系や運用手法が見えてきます。

一言でアウトソーサーと言っても、システム系、コンサル系、人材系など、それぞれ主軸に何を置いているかによっても特徴があり、サービス提供にも影響が出ます。どのアウトソーサーが自社に合っていそうか比較することで見えてくるものがあります。

 

3.運用担当者と面談を行う

一般的に営業マンは「売るため」に良い話や多少大げさに話をします。営業マンの話の裏付けを取る一番の方法は、実際の運用を行っている担当者（もしくは運用管理者）の話を聞くことです。運用担当者は基本的に実運用をベースに話をするので実態に近い話が聞けるはずです。

 

4.導入後の社内体制がイメージできている

導入後の業務担当者の仕事内容、他部署が関わる場合の連係方法など、社内体制がどうなるかイメージしておくことも重要です。また社外に情報が出ていく可能性があるためセキュリティポリシーなども確認しておくのもよいでしょう。

 

5.設計構築に時間的な余裕がとれる

アウトソーシングは設計と構築に一番時間がかかります。導入決定から運用スタートまでの期間が短いと準備不足で、ミスが多発、業務負荷が増加してしまう可能性があります。少なくとも設計には時間がとれるようなスケジュールを設定しましょう。

 

6.コストの許容範囲

検討している業務の総コストを算出し、それに対して、どの程度の費用感であれば許容できるか、ざっくりでもよいので把握しておきましょう。総コストとは、その業務に関わる総額人件費や業務を行う環境の費用（賃料やPC等の資産）諸々を含めて考えることが重要です。

 

7.プロジェクトを推進する専属の人員がいる

片手間で進めるような体制ではなく、継続的にプロジェクト全体を管理できる人が社内にいるか確認しましょう。片手間で進めていると、仕事が忙しくなるといつの間にかプロジェクトが立ち消えることがあるからです。

 

■あとは最終的な検討業務の絞り込み

おおよそこれらがクリアになれば、アウトソーシングを導入できるかどうかの判断ができます。

あとは対象とする業務を確定していく作業です。もともと想定していた業務をそのままアウトソーシングできればベストですが、コストや導入までの期限、導入リスク、コア業務との切り分け、アウトソーサーのサービス対応範囲、IT環境などの要因でアレンジが必要になることがあります。

当初の業務範囲と調整後の範囲のギャップに許容できれば、導入への具体的な行動に移すのみです。