管理部門の業務改善とは？プロフィットセンターへの道

管理部門とは、事業が支障なく展開できるように会社全体をサポートする機関です。

実態は、組織変更が頻発する部門でもなく、顧客と直接接点もないため、とかくお役所仕事的になりがちです。それゆえに、昨今、管理部門＝コスト削減対象と考えられるようになってしまっています。

これからは管理部門もいかにプロフィットセンターになりえるかを考え、業務改善に取り組む時代になっていきます。
しかし、「管理部門の業務改善とは、どんなことをしたらいいのか」と悩まれるかと思います。

ムリ・ムダ・ムラの発想

基本的にはムリ・ムダ・ムラを発見し、なくしていくことです。
当たり前だと思っている業務についても例外ではなく、見直していく必要があります。

ムリ
業務がつまり過ぎていて、担当者が就業時間内に処理できないような状況。業務処理量が担当者のキャパシティを超えている可能性があります。
ムダ
よくよく考えれば必要のない業務を「昔からやっていたから」などの理由で行っているような状況。業務マニュアルもなく、前担当者がやっていたことをそのまま引継いでいる業務は要チェックです。
ムラ
担当者によって書類の提出のタイミングや内容にバラツキがある状況。各担当者のスキルに依存しすぎているか、属人的になっていないか確認する必要があります。

これら3つは独立して存在するわけではなく、複合している場合もあります。突き詰めれば、管理部門には多くのムリ・ムダ・ムラが存在します。

つまり、業務改善を行うということは、ムリ・ムダ・ムラを発見し、業務を標準化することです。合理的で、かつ誰がやっても同じ時間と結果が生まれるようにすることです。

データを二重管理している、承認者が複数いる、手計算をしている、紙を使用している、仕事内容のわりに時間がかかっている、など、これらを糸口にして調べてみましょう。

業務改善の落とし穴

ただ、従業員はロボットではないので、業務改善を突き詰めれば良いか、というとそうでもありません。ちょっとした息抜きや談笑のようなムダがあったほうが、逆に効率がよくなることもあります。せっかく標準化という仕組みができてもそれを実行する従業員のモチベーションが下がってしまえば意味がありません。

ところで、意図的にムダな業務をさせているケースもあります。
業務改善を行いたいが、余裕ができた分、何をさせるかという点で答えが出ず、従業員を遊ばせてしまうなら、今まで通りムダのある業務をやらせていたほうが良い、なんていうこともあるようです。

正社員として雇用しているのであれば、高度な業務に就かせるべきですが、それを用意できないのでムダを看過しているというのも現実としてあるわけです。

これは、経営者や部門管理者が、旧来の受け身な役割として管理部門の業務を、自ら限定してしまっているのが原因のひとつといえます。

これからは、管理部門はコスト削減の対象ではなく、事業を成長させる真のサポート役として、また、プロフィットセンターとして、どうしたらよいかを軸に考えてみてはいかがでしょうか。

役割の再発見

最後に、昔、ロシアにセルゲイ・ディアギレフという有名な芸術プロデューサーがいました。彼はダンサーだけがバレエを創るのではなく、裏方の人たちが力を合わせることで、新しいバレエの在り方を表現し続け、バレエを総合芸術まで高めた人です。

管理部門も従業員の要求通りにサポートするのではなく、従業員が活性化するためにはどうしたら良いかを考える機関としてとらえてみると、今とは違った役割を見出すことができるかもしれません。