トラブルを避けるアウトソーシングの導入ステップ

アウトソーシングを導入するといっても、しっかりとした計画を事前に練った上で行われることは稀です。意外と思いつきのベースで、行き当たりばったりで決められて、進んでいくケースは多いです。

本来、手順がきちんとしていれば、検討もスムーズにいくでしょう。アウトソーサーの選定も合理的にできるでしょう。しかし、こうしたステップは整理されることがないため、いろいろと問題を引き起こします。

実際、多くのアウトソーシングは思いつき、行き当たりばったりで導入されています。よくあるパターンは、アウトソーサーを呼んで、アウトソースしたい仕事を口頭で告げて、すぐ「いくらでできるか？」という話になります。このようなアウトソーシングの導入の仕方は、最初から失敗の種を植えているようなものです。 

取り決めが曖昧だとトラブルになる事例

ある物流業務をアウトソーシングしたA社は、契約締結直前で、想定していた業務が契約内容に盛り込まれていないため、アウトソーサーとトラブルに。

具体的には、倉庫の引っ越し作業での引越元倉庫での棚卸業務と移動先倉庫での在庫の確認の業務でした。倉庫の引っ越しという一言だけで、委託元はすべてを委託したつもりでしたが、アウトソーサー側は、あくまで入出庫と倉庫間の移動だけで、それ以外は委託元が行う想定でおり、引越しの計画も提出してもらう想定でした。

双方のコミュニケーション不足がトラブルのそもそもの原因ですが、主体となるのは委託元企業であり、どのような業務をアウトソーシングし、どこまでを自社で行い、どこからどこまでをアウトソーサーへ依頼するのか不明確のまま、プロジェクトが進むとトラブルの原因になります。どの業務をアウトソースするのか、きちんと決めておく必要があります。

もし、明確にできなければ、アウトソーサーと相談しながら、少し時間をかけてお互いの業務分担を切り分けるべきです。経理や給与計算といったある機能に専門特化したアウトソーサーであれば、お互いの仕事の切り分けをする能力があり、どこまでをアウトソーサーが行い、逆に委託元企業にどの業務をやってほしいか提案することができます。

アウトソーシング導入までの各ステップ

導入ための手順は以下のようなステップを踏みます。このステップは最大限のステップを表しています。機能分野によっては、省略することができるステップもあります。

経理や給与計算といった機能分野は、上記01、02のステップは飛ばしてもかまいません。

経理や給与計算分野のアウトソーシング導入までの各ステップ

経理分野では、既にアウトソースする機能分野が明確です。前述の①、②はなく、以下のようなステップです。 

1.アウトソーシング形態の検討

経理処理を常駐でするのか、作業持ち帰りで行ってもらうのか、あるいはその中間か、などの作業形態を決めます。システムも委託元のシステムを使うのか、アウトソーサー提供のシステムを使うのか、決めていきます。 

2.アウトソーシングの狙い・想定効果を設定

コストダウン狙いなのか、業務品質向上が重要なのか、狙いを決めます。コストダウン狙いなら委託費用が主な評価対象になるでしょう。業務品質なら品質やサービスレベルが主な評価対象になります。通常はコストと品質でバランスを考えて選びます。

3.アウトソーシングプロセスを設計する

経理や給与計算の分野での業務のプロセスは可視化しやすく、お互いの役割分担が決めやすい業務機能です。アウトソーシングしたい業務、自社に残したい業務を明確化します。
たとえば会計では、伝票起票から入力までを委託元で行い、仕訳の修正、追加、財務諸表作成をアウトソーサーが行うといった切り分けもありますし、逆に伝票起票からすべてアウトソーシングし、委託元企業は出来上がった財務諸表だけ確認するという分担もあります。
こうした切り分けはアウトソーサーに提案しておらこともできます。

4.アウトソーサー選定コンペの準備

複数のアウトソーサーから契約先を選ぶ場合は提案をしてもらいます。口頭ではなく、提案依頼書を書面として作成すべきです。

5.アウトソーサーを選定する

プレゼンをしてもらい、選定します。

6.アウトソーシング契約

契約書はきちんとチェックします。サービス時間、サービス内容、サービスレベル、標準料金、追加料金の計算方法、出来上がった成果の権利関係定義、損害賠償などを取り決めます。
契約書をゼロから作るのは大変なので、契約する候補アウトソーサーから契約書ひな形を提示してもらい、その契約書をチェックして内容変更の協議を行うのが早道です。

7.業務引継ぎ

業務の引き継ぎは取り決めが必須です。先の物流業者とのもめごとは物流業務引き継ぎ時の役割分担が不明確だったからです。
会計業務や給与計算では実績を積んだアウトソーサーであれば引き継ぎが手順化されています。引き継ぎ方法の手順を提案してもらうようにしましょう。

最後に

アウトソーサーの選定プロセスでは、正しい選定ステップに則って、長く付き合う重要なビジネスパートナーとなるアウトソーサーの選定を行いましょう。口頭での説明や合意はやめ、できるだけ書面での説明、プレゼン、打ち合わせを行うことが肝要です。

こうした選定プロセスでも、実績を積んだアウトソーサーなら、上手にガイドしてくれます。会社の競争力強化を支援してくれるパートナーとなるアウトソーサーは慎重に選定しましょう。