【保存版】アウトソーシングすべき業務機能の明確化チェックシート（業務一覧表）

前コラム「対象業務の範囲で変わるアウトソーシングの3つの形態とそのポイント」で説明しましたアウトソーシングの形態のうち、組織全体のアウトソーシングを除き、作業や業務機能単位にアウトソーシングする際、委託すべき機能を明確にすることが非常に重要です。そして、この切り出し作業はとても難しいのです。

委託する業務機能が曖昧であると、後々トラブルになります。委託元が委託したと考えていた業務が、アウトソーサー側では、請けられない業務と認識されていると、お互いの認識に齟齬が生じてしまい、見込んでいたような結果が得られないことがあります。

例えば、IT企業A社が経理業務をアウトソーサーB社に依頼しました。A社は業務をほぼ丸投げ状態で依頼したところ、処理自体はスムーズにいったのですが、データ納品時に自社の会計システムのレイアウトと違うことに気づきました。あわててB社に確認したところ、B社が使用しているシステムのデータレイアウトでの納品で、個別対応はしないことがわかりました。結局A社は納品データを自分たちで加工して会計システムにインポートしています。

委託・受託する業務機能を明確するということは、後々トラブルにならないためのほか、アウトソーシングの最適な形態や契約内容にも影響するため非常に重要なことなのです。

そこで、委託元企業は、契約前にアウトソーシングすべき業務機能一覧を作成します。アウトソーシングしたい自社の業務機能を作業単位の一覧にまとめ、委託対象となりそうな作業を抽出していきます。

業務機能は大きいものから始め、中項目、小項目という感じで詳細に分解していきます。これを作業展開と言います。コンサルティング会社やアウトソーサーにとっては、こうした作業展開はいつもの仕事ですが、初めて行う人には難しいものです。
※業務範囲によっては階層が深くなる場合があります。その場合は。大中小ではなくレベル1~5と名称を変えるなり工夫をします。

作業展開のコツは、仕事の区切りを大雑把に定義して、大雑把な仕事をするには、さらにどんな手順が必要で、さらにその手順を行うにはどんな作業が必要か分解します。大きな仕事⇒手順⇒作業と分解するのです。 

【保存版】業務機能一覧チェックシート（業務一覧表）

たとえば、決算業務をアウトソーシングする際には以下のような業務一覧表を作成します。

※その他、発生するタイミングや処理数、納期等の情報もあればよいかと思います。

決算業務の全作業をアウトソーシングするという大雑把な検討でも良いのですが、実際は必要に応じて、自社の行うべき作業との識別を行っていきます。きちん詳細に行えば、作業レベルでのアウトソーシングが検討できます。

一覧表を作成するときは、対象業務のことを全く知らない人に教える気持ちが重要です。特に自社とは関係のない外部の企業であるアウトソーサーに情報を伝えるときはなおさらです。業務の「単位」が合っているか、業務名は統一されているかなどに注意し、業務機能一覧を作成し、自社のアウトソーシング領域の範囲を確認しておくことが必要です。こうした資料は、社内での議論はもとよりアウトソーサーとの議論でも必ず必要になります。

作業展開は簡単なように見えるのですが、いざ作成してみようと思うとどこから書き始めればよいかわからなくなります。それなりの熟練が必要になりますので、何度か試行錯誤し、複数の人の目で検証することで精度を上げていくことが良いでしょう。