システム化がイマイチわからないあなたへ 「システム化≠IT化」

システム化というと、会計システム、販売管理システムといった電子的な仕組みを導入することを思い浮かべる人が多いのではないでしょうか。一般的にシステム化イコールIT化と連想しやすく混同しがちですが、システム化とは、誰がやっても同じ成果を生み出せる手法や体制を総合的に表現した言葉です。

人が手作業で行う業務であっても同じ成果を生み出せる手法であれば、それは「システム化されている」といえます。ITを活用したシステム化は、手作業で行っていた仕組みを短期間で大量に処理し、人的ミスの割合を減らす装置化ということになります。 

システム化を阻む2つの意識

世の中には、優秀なコンサルタントやシステムエンジニアの方がシステム化について詳しく説明したサイトや書籍が沢山存在します。高度な話は専門の方々にお任せするとして、ここではシステム化を進めるうえで理解しておくべきポイントをご紹介します。

まず、システム化をシンプルに表現すれば、「Aという情報をシステムに入れるとBという結果が出てくる」ということです。このBという結果を出すためには、2つのポイントをクリアにする必要があります。

１つが、Aという情報、つまりインプットデータの形式や仕様を統一することです。

例えば、商品の受発注業務で、発注が顧客から電話、メール、用紙バラバラの形式で届き、さらに内容も、きちんと商品番号が書いてあるものもあれば、省略されたもの、顧客側で呼ばれている名称のものなどバラバラであったらいかがでしょうか？

顧客とツーカーの仲である営業マンであればわかるかもしれませんが、専門の担当者が処理をすることになれば、そんな事情はわかるはずもなく、混乱をきたし、納期遅れや発注ミスが多発するかもしれません。

それでも「直前に人の手で調整するから大丈夫」と考える方もいるかもしれません。しかし1件ならまだしも毎日数百件という処理をしなければならないとしたら、それでも大丈夫といえるのでしょうか。

Bというアウトプットを正確に出すためには、Aのインプットデータの仕様を統一するのは、システム化における大前提であり、基本中の基本なのです。

もう1つが、AからBの中間作業、つまり処理工程と使用するツールを統一することです。

「Bという結果を最終的に出せばいいのだから、過程はどうやってもいいじゃない」と思う人もいるかもしれません。実はこれが属人化というものです。担当者しかわからないやり方で処理を行うことです。

担当者以外、誰も処理の流れを知らないまま、その担当者が退職してしまったら、誰も引継げず業務が一気に滞ってしまいます。

担当が変わって、「アクセスを使えば楽になるところをエクセルで地道に加工していた」「Bに関係ないデータも一緒に加工し処理していた」など非効率な作業をしていたことが分かったというのはよくあるケースです。

誰がやっても同じような結果を生むためにも処理方法にルールを決め、それに則って行うことが重要です。

実際の業務はもっと複雑であることが多く、他部署との連係や数種類あるインプットデータの結合および処理、データ不備の差戻しなど細かくルール化され、それに基づいて遂行されることになります。 

システム化と属人化

実際は、わかっていても属人的な業務をシステム化するというのはなかなか難しい作業です。何故システム化しなくてはいけないのかという目的をはっきりさせることがそもそも難しいからです。

前任者から引き継ぐ業務について、それが属人的であるかどうか、という観点が抜け落ち、例えそれが非効率であってもそのまま同じ流れで業務を行っていることはよくあることです。「前任者がやっていたのでそのまま同じようにやっています」というケースはわりと多いのです。（もちろん気づく人はいます）

また、今までの話と矛盾する点もありますが、何でもかんでもシステム化することが良いというわけでもありません。人の手が介在する限り、属人的な業務が消えてなくなることはありません。それをどの程度まで制限できるかが実際のシステム化において、非常に重要なポイントです。 

ITを活用したシステム化

ITを活用したシステム化は、外部の開発会社もしくはクラウドサービス会社へ依頼することになると思います。より厳密で正確なインプットとアウトプットの意識が必要になります。

依頼元側がインプットとアウトプットをイメージできていないまま、プロジェクトを進めてしまうと、必要のない機能を追加したり、社内から挙がる要望を全て盛り込んでしまい、結局使い勝手の悪いシステムになってしまうことになります。インプット、アウトプットが要求定義の段階で明確であればあるほど、プロトタイプ作成、修正というサイクルも速くなり、最終的なITによるシステム化も当初のイメージからずれない活用しやすいものになります。 

システム化への手順

最後にアウトソーサーでも実践しているシステム化への手順をご紹介します。きちんと実践できれば属人化を極力排除し、精度の高い運用をすることができます。

また、マニュアル、チェックリスト作成のコツは以下に気をつけると良いでしょう。

フォーマットはエクセル、ワード、パワーポイントなど使いやすいもので結構です。
書き方も他人が見て「わかりやすく」を心がければ決まりはありません。

①全体概要が解る説明を必ず入れる。

業務目的、業務フロー、関係先などを記載します。マニュアル作成者だけが運用背景がわかっていても意味がありません。単純に手順だけを運用担当者に伝えてしまうと、イレギュラーパターンに気づかず、間違った運用をしてしまうことがあります。

②操作手順をわかりやすくする。

処理の複雑さに応じ、画面のキャプチャなどを使いわかりやすく説明します。

③チェックリストは、進捗の重要な節目ごとに日時、実施者、件数、金額などを記録できるように設計する。

マニュアル通りに運用が行われているか確認します。チェックをいつ実施したかわかるようにしておくのも、後で見直す際に役に立ちます。また、単純な作業の場合は、マニュアル変わりにチェックリストだけでも実現可能な場合があります。