中小企業向けのビジネスプロセスアウトソーシング(BPO)のメリットとデメリット

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ビジネスプロセスアウトソーシング(以下BPO:Business Process Outsourcing)という言葉は、コールセンターそのものを業務委託するようなシーンや海外へ業務を移管(オフショア)し大幅なコスト削減を見込むような比較的大規模なアウトソーシングにおいて、よく聞かれる言葉です。一般的にはなじみのない言葉かもしれません。例えば「経理業務をアウトソーシングしたい」とは言いますが、「経理業務をBPOしたい」とは滅多に使われません。

 

■そもそもBPOとは何か?

Outsourcing

BPOとは、会社内のある領域の業務プロセス全体をアウトソーシングすることです。たとえば、経理業務すべてを外部に委託して、社内では一切行わないともいえます。厳密にはそんなことは困難で、通常のアウトソーシングとどこが違うのか、というときちんと線引きができているわけではありません。

イメージとしては、記帳、売掛金管理といったいわゆる単体の業務はアウトソーシングで、記帳から入金管理、売掛金管理、決算業務、税務業務といった経理業務全般をひと固まりとする場合はBPOといえます。

また、BPOには、「人手が足りなくてアウトソーシングする」「担当者が退職するので急きょアウトソーシングする」という面よりは、「企業内の限られたリソースの活用のためアウトソーシングをする」「大量の定型的な業務をアウトソーシングし、業務効率化とコスト削減を同時に達成する」など、戦略的な意味合いがあり、比較的組織がしっかりとしている企業が、経営戦略の次の一手で選択する手法であることも多いのです。

 

■BPOのメリット

BPOは比較的大きな企業向けのアウトソーシングの形態と書きましたが、実は、BPOという表現を使わずとも、中小企業でも導入しているケースは多いのです。

会社規模は問わず会社側にとって、BPOの利点は大きく3つあります。

1.人員のスリム化
2.業務品質・効率の向上
3.業務マネジメントがしやすい(業務の可視化、進行管理の厳密性)

中小企業においては、ここに以下の点を追加できます。

4.社内で調達できないノウハウの利用、最新の法的知識の利用
5.インフラ整備が必要なくなる

中小企業においては、人材不足や設備投資、材料の調達を始め様々な面で年々厳しくなってきています。限られた資源をどう有効に使うかを今まで以上に真剣に考えるようになってきています。

そのため、アウトソーシングで部分的に業務を代行してもらうよりも、BPOを導入し、全体的に最適化することで、開発や営業といった直接部門への投資をしやすくしたいと考える企業が多くなってきています

また、中小企業向けにBPOを提供するアウトソーシングベンダーが出現していることも導入をアシストする理由になっています。

 

■BPOのリスク・デメリット

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しかし、BPOもいいことばかりではありません。導入するリスクもあります。業務を“帯”で委託するBPOは、通常のアウトソーシングよりも情報や業務工程が複雑になることが多く、簡単に解約できなかったり、社員が業務全体をきちんと把握できなくなることもあります。

また、急成長している中小企業であると、組織や業務ルールが変わるタイミングが多く、BPOを導入していると簡単に運用内容を変更できない場合があります

Webサービス会社A社でも、経理業務をアウトソーシングしていましたが、成長が著しく、組織やユニット編成が、プロジェクトが発生するたびに変わるような状況でした。

新サービスごとに売上管理方法や業務の流れが違うため、経理の管理方法や処理フローも変更が多く、運用仕様が確定する前にまた変更が発生するようなスピードでした。これにはアウトソーサーがついていけず、A社の要望に応えられないということで双方協議のうえで解約になりました。

また、A社は、海外進出のためのIFRS対応やホールディングス化のための連結決算化など、経理業務のコンサルティングも要望されるようになり、サービス範囲外ということも解約理由でした。A社は現在、社内で経理業務を行っています。

 

■再び社内化(インソース化)は可能か?

リスクが顕在化したり、弊害が生じたりすると、もう一度外部化した機能を内部化(アウトソーシングのインソーシング化)しようと検討されるケースは先述のとおり、成長企業ではよくあります。

また、会社規模が大きくなってくると組織や人材がしっかりしてきて、アウトソーシングに対するキャッシュアウト(実際の料金の支払い)を負担に思ったり、ERPなどの基幹システム導入とともにBPOを解約、インソース化にシフトする企業もあります。

しかし、再度同じような機能組織を作り上げるのは、業務の流れやマニュアルを共有していたとしても大変です。人材育成、品質維持(ミスやスケジュール)、設備の整備、業務場所の確保、組織の再編成など、インソース化は不可能でないのですが大変なのです。

 

■BPOの検討は慎重に行うべし

BPOはアウトソーシングにおける効果的な手法のひとつです。
中小企業でも比較的導入しやすいBPOは、勤怠管理や社会保険業務を含めた給与計算BPO、PCなどの機器調達から資産管理、ヘルプデスクを含めたITBPO、売上入力から請求書発行、入金管理、売掛金管理などを含めた経理BPOなどです。比較的業務範囲がはっきりしているのと、ひとつひとつの業務が定型的であり、アウトソーサーにとっても仕様を確定しやすいBPOです。

ただし、いくつかリスクもあるため、BPOの推進の検討は慎重に行います。BPOは、一連の全ての業務をアウトソーシングできると思いがちですが、確認作業や作業前のデータ整理、その場によって判断を要する業務についてはアウトソーシングできないこともあり、意外と手元に残る業務も多いのです

また、少なからず“自社のやり方”を変更する必要があります。業務効率化やコスト削減をするためには、組織や人員配置の変更、業務の流れを変える必要があります。BPOは特に変更する範囲が広範囲になります。そのため、社内の反発や調整不備があることも多く、結果、BPO失敗もありえます。

BPOは、対象業務の範囲の広さに比例して、大きな効果が見込める手法でありますが、魔法の杖ではありません。何故BPOを導入するのか、どんな効果を見込めるのか、社内の調整はできるのかといった点を考慮にいれ、上手に運用していく必要があるのです。しかし、うまくコントロールしていけば大きな効果が得られる経営上のオプションなのです。

参考『【大手企業向け】転籍型BPO(ビジネスプロセスアウトソーシング)という選択肢』

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」