マイナンバー制度導入のメリットとデメリット「法人・事業会社の負担は決して小さくはない」

2015年5月21日、マイナンバー法改正案が衆議院本会議で可決されたとのニュースが流れました。

この法案によれば、本来、納税者社会保障などの分野で利用される予定だったマイナンバーを金融機関の預金口座にも適用するという内容です。

さて、そもそもマイナンバー法とはどんなものなのでしょうか？
少しだけおさらいしておきましょう。 

マイナンバー法とは？

2013年5月24日に成立した「マイナンバー法（行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律）」によって、複数の行政機関、例えば税務署や年金事務所、市役所などに点在する個人の情報を”紐づけ”して一元的に管理しようという制度です。

2015年秋からマイナンバーが附番された「通知カード」が国民のもとに届き、その後、行政サービスそれぞれに申請手続きをおこない「個人番号カード」（住基カードの後継）が交付されるという流れで制度は2016年1月からスタートすることになります。

このマイナンバー制度、住民票をもつ国民一人一人に固有の12桁の番号（マイナンバー）を割り当て行政サービスの効率化・迅速化（無駄の排除）を目的に制定されました。

制定当時はマイナンバー制度が利用される分野は、社会保障（年金、健康保険、医療、介護、福祉、労働保険）、税制（国税、地方税）、災害対策に関する分野とされていましたが、冒頭に記したように預金口座など今後も利用範囲は拡大していくことになるでしょう。

マイナンバー制度の導入によって、大きなメリットを享受することができるのは行政サービスを受ける国民だ、ということになるのですが、点在していた個人情報を一元管理することが可能になるという点で、実質的には行政機関も大きなメリットを得ることになるでしょう。

その一方で、民間の事業会社はマイナンバー制度の導入に併せて負担すべき業務が増えてくることになります。
税については所得税の源泉徴収や住民税の特別徴収、社会保障については健康保険料や厚生年金、労働保険料などの徴収を民間の会社が自社の従業員等に対しておこなっています。

マイナンバー制度の導入とともに、そういった税・社保関連の文書へのマイナンバーの受付と記載が義務化されます。

また、マイナンバーによって紐づけされた個人情報は、「特定個人情報」として厳格に管理が必要な情報とされ、例えば、正当な理由なく業務で取り扱う特定個人情報を提供した場合「4年以下の懲役または200万円以下の罰金」が科せられるというケースもあり、今まで以上に情報漏洩リスクへの対応が重要となります。 

法人・事業会社が対応すべきこと

事業会社が対応すべき項目では以下の３つが重要となります。

事業会社が対応すべき事柄について具体的に見てみましょう。 

・マイナンバー制度に対応する社内の責任者・担当者の選定（01.02.03）

情報システムにも言えることですが、「特定個人情報」に関するログの管理が極めて重要となります。そしてログを管理するためにはアクセス権限を厳密に規定しておく必要があります。したがって、担当部署および責任者・担当者の選定は重要です。

・マイナンバー対応業務の明確化と受付対象の整理（01.03）

給与の支払や税理士等への支払など源泉徴収義務が発生する場合には、マイナンバーの受付が必要となります。そのような個々の業務に於いてどのような取り扱いをするのかをあらかじめ明確にしておく必要があります。

・個人情報等取扱規定や業務マニュアルの整備（01.02）

中小規模以下の企業にとって、負荷が大きくなるのは規定やマニュアルの整備でしょう。「特定個人情報の漏洩」によるリスクがとても大きいことを考えると、取扱規定（場合によっては就業規則の改定など）の整備とその取扱に関する注意事項を明らかにするマニュアルは不可欠な要素ではないでしょうか。 

・教育・研修の実施（03）

マイナンバーが”国民一人一人”に附番されるということから、会社のすべての人がマイナンバーに関する業務にかかわると言っても過言ではありません。先述した罰則規定などを含めて全社員へ周知しそれを徹底することが必要となるでしょう。

・社内システムの変更等の対応（01.02.03）

情報の漏洩とその拡散リスクはマイナンバーに関する事だけではありません。

しかし、アクセス権限やアクセスログの管理、マイナンバーに関する情報のライフサイクル管理などが社内の情報システムにおいて重要なポイントになりますので、既存の人事・労務システム、給与計算システム、入金＆支払管理システム、そして文書管理システムなどについては、マイナンバー制度という観点から再度見直すことが重要です。 

2016年1月の制度スタートに備えて準備をしておくべき

マイナンバー制度は企業規模の大小に関係なく民間の事業会社に大きな負荷がかかることとなります。また、2016年1月から制度がスタートすることになると、時間の制約も大きな負担となります。事業の規模に応じて、外部の業者との連携やアウトソーシングなどを活用し、マイナンバー制度への対応を準備しておくのもひとつの選択肢です。