アウトソーシング導入は難しく考えすぎないことが成功のコツ

本記事は、気楽に読んでください（笑）

過去のブログ記事では、アウトソーシング導入の目的、効果目標をしっかり立て、現状把握、調査、業務の棚卸、問題点を把握することが重要だということを書いてきました。これは“定石”で、どんなアウトソーサーでもコンサルタントでも必ず言うことです。

参考：過去の導入テーマのブログ記事一覧
https://www.noc-net.co.jp/blog/ncblg-new/tag/%E5%B0%8E%E5%85%A5/

せっかく前向きにアウトソーシング導入を検討していたのに、色々準備が必要だとわかってくると、何やら難しく思えてきて、正直面倒になってきます。

結果、従業員に負担がかかるけど、社内で引続き行うということになってしまいます。逆に“定石”に沿わず、あえて難しく考えずに導入に踏み切るのもありだと思っています。 

アウトソーシング導入のきっかけ

アウトソーシングに期待することはコスト削減、業務効率化です。

いざ、検討しようと思い、色々なアウトソーサーのWebサイトを閲覧し、資料を取寄せてみても、そこに書いてあるようなことが、「自社でも本当に実現できるかどうか、実際よくわからない」「事例では他社は成功しているが、自社は失敗するかも」といった考えが浮かんでくるかもしれません。

さて、アウトソーシング導入の際、実際のきっかけとして多いのは、「担当者の退職」です。担当者の退職という“緊急事態”になれば、多少のリスクがあっても導入に進むことが多いのです。（検討自体は事前にしていたかもしれませんが）

私たちアウトソーサーとしては、戦略的にアウトソーシングを活用してほしいという思いがあります。「事業を拡大してもらうために、非効率でコスト高になっているところを依頼してほしい」「お客様はコア業務に専念し、売上拡大してほしい」と考えたいのです。しかし、「担当者が退職してしまう」「採用負荷を考えるとアウトソーシングが良いのでは」と考える企業のほうが圧倒的に多く、積極的にというより消去法的に選ばれることが多いのです。

「担当者の退職」という緊急事態でアウトソーシングを導入しても、結果として、そのまま継続して利用しているお客様は多く、また、利用した「声」を聞いても「従業員への負担が減った」「新規採用をしなくてもよくなった」などのほか、「業務が効率化できた」といった意見もいただいています。

つまり、アウトソーシング導入を難しく考えて、なかなか行動に移せないままであるならが、「担当者の退職」といった緊急事態と同じように、多少のリスクがあっても導入を進めても、もしかしたらうまくいくかもしれないということです。 

難しく考えないでアウトソーシングを導入しよう

とは言っても、難しく考えないでアウトソーシングを導入するには多少の制限と覚悟がいります。

01.スモールスタート

依頼する業務にもよりますが、「複雑なオペレーション」「関わる人の多さ」「事前の設備構築が多い」ものは極力優先順位を下げ、基本的には特別な知識がなくともすぐに“外出し”できるような業務を対象として、スモールスタートで行うことが良いでしょう。そして、効果検証やアウトソーサーの習熟状況を見ながら、段階的に対象範囲を広げて行くことが良いでしょう。

02. 実態調査と本番運用の同時進行

調査をして業務再設計していると時間がかかります。調査をしながら業務仕様を固め、同時に本番運用も行うという方法もありです。その場合、調査は依頼範囲全体としても、本番運用は1のようにスモールスタートを行うことが良いでしょう。

気をつけなくていけないことは、偽装請負にならないようにすることです。依頼元企業がアウトソーサーの運用担当者に直接指示してしまうことは違法です。業務の仕様が固まる前に実運用を行うと、つい指示をしたくなるのですが、きちんと以下のような体制と指揮命令系統を構築します。

このように必ず窓口となる運用管理者（スーパーバイザー）へ指示します。

03.ダブルコスト

担当者の引継ぎと同時に本番運用に入る可能性が高いため、担当者の退職までの人件費+外部委託費が発生することを想定してください。担当者の退職までの業務運用の費用がアウトソーサー持出しというケースもあるのですが、後々費用の支払いのトラブルになることがあります。

04.やり方の変更

今までのやり方を踏襲してアウトソーシングを「当てはめる」のは相当大変です。事前準備を省く分、アウトソーサーが提案するやり方に業務を変更することも考えておきましょう。難しく考えなくとも急ぎでなければ、そのやり方で「効果があるのか」「不安材料はないのか」はきちんとチェックしておきましょう。

05. 相応のアウトソーサーの選定

依頼する業務によって、それを得意とするアウトソーサーの選定をしましょう。この選定が一番難しいかもしれません。

選定のコツは、「同様の事例がある」「依頼したい業務がWebサイトなどで、サービスの上位に記載されている」「従業員がある程度いる（業務をアウトソーサーに切出すとしても、最初は訪問して常駐の可能性があります。これらに対応できそうなところです）」「価格を全面的に押している（低価格をうたうアウトソーサーは効率化することで規模の経済を効かせ料金に反映させています。つまり最初の非効率なことをある程度依頼する場合、合致しない可能性があります）」「営業マンと運用担当者の関係が良くない（複数の打合せを行うと、いずれかのタイミングで運用担当者が同席するかと思います。その際、会話や距離感を推し量りましょう）」

その他、留意点

どうしても難しい場合があります。それは、お客様社内で必ず行う業務で、かつ運用人員が1名程度の場合です。
例えば、「弊社は20名程度の規模で、現在、庶務、経理、労務などの管理業務を社員1名で行っており、その社員が退職するため、全てアウトソーシングしたい」というようなお問合せです。

理由は、1. 時間的に全ての業務を請負えない可能性が高い、2. 1名規模に対して1名体制のサービス提供は偽装請負になる可能性が高い、3. 偽装請負にならない体制を整えるため、コストアップになる可能性が高い、4. 管理業務全ての精通している担当者の人選が難しい、が主になります。 

あとは気軽に問合せを

いずれにしてもまずはアウトソーサーに問合せしてみてください。

アウトソーシングしたい業務についてフロー図や仕様書などが少しでもあればベストですが、アウトソーサーの指示のもと情報を用意していけばOKです。

補足

とは言いつつも、やっぱり導入は難しいという場合もあります。先述したように規模的に難しいという場合もあれば、価格自体折り合わないことあります。アウトソーサーも企業ですので、“割に合わないお問合せ”であると判断すればお断りしますし、導入後に価格交渉や撤退もありえます。