企業がマイナンバー制度導入のメリットを活かすためにするべきこと

マイナンバーカード

先日、「マイナンバー通知カード 発送始まる」というニュースがさまざまなメディアで報道されました。一人ひとりに番号を伝える「通知カード」の発送が23日は、北海道、青森県、千葉県など9つの道と県で始まったそうです。おそらく、11月上旬くらいにはすべての対象者への発送が完了し住民の手元に届くであろうと言われています。今回は、マイナンバー制度の企業にとってのメリットを探してみたいと思います。

 

■マイナンバー制度とは?・・・おさらい

既にいろいろな場面で制度の概要は告知されていまが、マイナンバー制度の主幹省庁である総務省のホームページ(http://www.soumu.go.jp/kojinbango_card/01.html)では次のように説明されています。ポイントをかいつまんで引用すると、

“マイナンバーは、社会保障、税、災害対策の分野で効率的に情報を管理し、複数の機関が保有する個人の情報が同一人の情報であることを確認するために活用されます。”

となります。

また、マイナンバー制度の導入のポイントは、
・国民の利便性の向上
・行政の効率化
・公平・公正な社会の実現
にまとめられます。

 

■企業がやるべきことと負担の変化

では、このマイナンバー制度の導入による企業への恩恵を考える前に、負担はどう変化するかを考えてみましょう。

マイナンバー制度にはかなり厳格な罰則規定があり、最長4年の懲役や最大200万円以下の罰則が定められています。そのほとんどは、マイナンバーに関する個人情報(特定個人情報)の不正取得や意図的な漏洩などに関するものです。また、不正などを実行した者と会社が罰せられる可能性がある“両罰規定“となっています。つまり、マイナンバー制度に対応する企業の側から見ると、不正取得や漏洩を防ぐための手立てを講ずる必要があるということになります。

したがって、企業の側には“それ相応の負担”が要求され、その実現のための負荷がかかることとなります。

セキュリティ体制

単純化したフローで説明すると、
① マイナンバーの取得→②マイナンバーの利用→③マイナンバーの保管(廃棄)
というプロセスになりますが、①の前には、その準備段階として「マイナンバーの取得・管理の体制構築」があります。その中には担当者(チーム)の選定や編成、担当責任者の決定(ガイドラインによる要求)や特定個人上の取り扱いに関する基本方針の策定、さらには特定個人情報が記載された文書、データ・PC等、事務作業に係る区域管理など、かなりのボリュームの作業負担が存在します。

マイナンバーの事業者の取り扱いに関するガイドラインは、マイナンバー制度を監視・監督する”特定個人情報保護委員会”という組織(平成26年1月1日設置)から発表されていますので、詳しくはこちらをご参照ください。

参考 特定個人情報保護委員会Webサイト
http://www.ppc.go.jp/legal/policy/

さて、このような対応を要求されるということになると企業側の負担はどうなるのでしょうか?

導入時から短期的に見ると人事・総務・経理の業務は増加し、今までと比べると煩雑になると思われます。年末調整や社会保険手続きなどの行政手続については、多少軽減するかもしれません。管理しなければならない文書などの数量は、たとえば採用時に個人番号取得のための届出書の提出を受けることなどを考えれば、当然増えます。年末調整時に利用する扶養控除申告書や、報酬や不動産使用料などに関する支払調書の作成にあたっても個人番号の記載が要求されることとなるため文書管理に関する“手間”も増加することになると推測できます。

また、金銭的な費用では、たとえば人事や給与に関する情報システムにマイナンバー制度対応のための特別な支出が必要となることや、PCのアクセスログ管理や高度なセキュリティソフトの導入、あるいは区域管理のためのパーテーションなどの設置への支出を想定する必要があります。

 

■法人にとってのメリット

マイナンバー制度に対応する企業にとってのメリットは、短期的なものではなく中長期的なものと考えるほうがよさそうです。

・社内の規則規定を見直し整備して不測の事態に備える第一歩とすること。
2010年頃に“企業とコンプライアンス”というキーワードが声高に提唱された時期がありました。情報システムと社内規則・規定の整備が後手に回ってしまった企業(特に中小規模以下の企業)も多いと聞きます。

今回のマイナンバー制度導入に伴い企業が取り扱わなければならない個人情報は、マイナンバーを含む個人情報として“特定”個人情報として定義されています。先述したとおり、そういった重要な個人情報であるからこそ罰則規定も厳しく定められています。たしかに負担増は避けられませんが、規則規定の整備によってより強固なコンプライアンス=厳格なガバナンスを実現できる体制構築の一歩とすることが企業にとっての恩恵であると考えられます。

・情報システムのセキュリティ強化
日進月歩の情報システムの導入に積極的であっても、それらのセキュリティ対策(物理的なものも含む)が充分でなければ意味がありません。これは、クラウド型のシステムを利用する場合においても同様です。特定個人情報以外にも、機密性の高い情報を多くの企業が取り扱っています。システム的なエラーだけでなくヒューマンエラーをいかに未然に防ぐか、あるいは起きてしまった時に対処をいかにするかを充分に検討し対策を行う契機でもあります。

・外部委託先の見極め
今回の制度の導入に際して、業務委託などをしている取引先(士業を含む)の対応にはかなり大きなばらつきがあるようです。積極的にマイナンバー制度への対応を打ち出す委託先と、こちらから要求するまで反応がない委託先など実にわかりやすく色分けされています。

外部委託先との業務に特定個人情報が含まれていればもちろん見直しや再契約が必要なことはいうまでもありませんが、それら以外の外部委託(アウトソース)の費用対効果を見直すことで、経営そのものの効率化するきっかけとして活用することも可能です。

 

■短期的なデメリットにとらわれることなく、マイナンバー活用の体制づくりを

欧米を中心とした諸外国ではずいぶん早く導入された個人番号制度。そういった諸外国の先例に習い日本政府も動き始めました。そしてその導入による企業の短期的な負担は避けられそうにありません。しかし、そういった負担を負担として終わらせることなく中長期的な経営に活かす方法、すなわちメリットを享受できる体制をいかに構築できるかが重要なポイントといえるのではないでしょうか。

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」