くもと編集
マーケター兼編集者
FOC 当コンテンツの編集者。
宝飾業界と広告会社を経て2008年 FOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。
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アウトソーシングしよう」と考えるタイミングはどんなときでしょうか。
役職や職種など会社内で置かれている立場によって、そのタイミングは違うと思いますが、傾向としては、実務を担当する社員や社歴が浅い社員が自発的に考えることは少なく、ある程度仕事全体を理解しているポジション(大体係長から課長クラス)かマネジメント層(部長から社長クラス)の方になります。
いわゆる管理職以上の方々が「アウトソーシングしよう」と思うタイミングをいくつかご紹介します。
この記事の目次
担当者が何らかの理由で休職・退職してしまうタイミングは「アウトソーシングしよう」と考えることが多いようです。
残った社員の取るべき対応は3つです。
① 残った社員で行う
② 新たに採用をする/人材派遣を利用する
③ アウトソーシングする
目の前に仕事があるため、残った社員で残業しようが休日出勤しようが仕事をこなさなくてはいけません。後任が決まり引継ぎができればいいですが、残った社員の衛生面には大きな影響が出てしまいます。
残った社員の仕事環境が改善されなければ、新たに採用を行うか、人材派遣を利用する必要があります。しかし、昨今の採用難のうえに、担当者を充当できたとしても依然として退職リスクは残りますし、人材派遣も交代が頻発してしまうようなら解決できたとはいえません。
管理職の方であれば、上記2つのいずれかですぐに解決できるかどうかは、わりと判断は早くできるかと思います。すぐに解決できない、根本的に解決できないと気づいたとき、「アウトソーシングしよう」という判断に至ります。
経営者から販管費の比率が高いことを指摘され、様々なコスト削減を行うなかで人件費削減にも着手しなくてはいけないタイミングがきます。
「担当人員を減らす」「システム化する」「配置換えをする」などを行うことで人件費は削減できます。しかし、“その社員が行っていた業務は誰がするか”という問題は残ります。残った社員が行うか、人件費を抑えられる雇用を選択するのか、管理職としては将来を見据えた選択肢として「アウトソーシング」という手段も候補として考えます。
例えば「新しく始める事業」「年に数回しかない業務」は、人手が足りない、ノウハウがない、設備がないことも多く、新たに採用し設備を整えることはコスト、時間という点で“最良の選択”ではないかもしれません。素早くビジネスを軌道に乗せたい、必要最低限の資源で賄いたいと判断するとき「アウトソーシング」という選択肢が候補になります。
システムの入替えには二つのパターンの「アウトソーシングしよう」があります。
ひとつは、会計、給与、販売管理などのシステムを入れ替える際、システムを新たに構築するのであれば、システムの保守運用費や稼働を比較し、対象となる業務そのものを「アウトソーシングしよう」と考える場合です。
もうひとつは、システムは新たに構築するけど、運用を「アウトソーサーに任せてしまおう」と考える場合です。社外からアクセスできないようなシステムの運用で、社員が専属でやるべきではないような業務(例えば、商品マスタ入力や受発注管理などルーティン化できる業務)と判断した場合です。
「業務を効率化したい」と考えるときも「アウトソーシング」が選択のひとつになることがあります。
「処理に時間がかかっている」「ミスが多発している」ということに気づき、社内で色々模索し、解決できないと判断した結果「アウトソーシング」という判断になります。
しかし、「何をどうすると効率化できるか」「何をもって効率化できたと判断するか」、コスト削減と比べても具体的な目標値を固めづらいため、結局、検討を進めるうちに“現状維持”に落ち着くのも業務効率化の特徴でもあります。
例えばこういうことです。
実務担当者は、「今のやり方が面倒くさい」「時間がかかる」「ミスが発生しやすい」ということに“気づいてはいます”が、「前任者からやっているから」「効率化すると仕事がなくなるから」といった理由で、効率化を率先して行うことはあまりありません。(もちろん細かい工夫はしているでしょうが、根本的に改善しようという気持ちはわきづらいのです)
一方、マネジャークラスは、間接費などの数字は把握していても、実際、作業がどう行われているか理解できていないことが多く、「最適な業務が何なのか」よくわからない、実務担当者に聞いても、きちんとできているという報告なので、とりあえず現状維持と判断してしまいます。
先述した他のケースでも現状維持になることはありますが、業務改善は以上の点から次のステップに進みづらいのです。(業務効率化が数値的に見える仕事であればよいのですが、管理部のように行動が直接利益に関わらないような部門ではなかなか難しいのです)
今回は5つのケースを挙げました。そのほかにもありますが、「アウトソーシング」がいきなり第一候補になることは、まだまだ多くありません。最初は自分たちでやってみて、それでも駄目なら外部の企業に相談というのが自然な流れです。
「うちの会社は大丈夫」「基本社内で対応するからアウトソーシングなんて必要ない」と考える経営者やマネジャーもいるかと思います。今は大丈夫でも、「アウトソーシングしよう」と考えるケースを事前にイメージしておくだけでも損はないかと思います。
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