マイナンバーの企業対応「その罰則から準備を確認」【2016年】

このところ、消費税や軽減税率に関するニュースのボリュームが圧倒的となり、マイナンバーに関する一般的な関心が薄れてきた感があります。マイナンバー関連のニュースでは、マイナンバーの発送の遅れや作成漏れなどに関するものが目立ちます。

「マイナンバー通知カード 184人分作成されず」
“高市総務大臣は閣議のあとの記者会見で、マイナンバーの通知カードについて、自治体による事務処理の誤りなどが原因で、全国５つの市や町の93世帯184人分が作成されていなかったことを明らかにしました。”
出典：NHK NEWS WEB

以前、「企業がマイナンバー制度導入のメリットを活かすためにするべきこと」という記事を書きましたが、企業が対応すべき内容をもう一度確認しておきましょう。

マイナンバー法における罰則

まず次の表をご覧ください。

ガイドラインからの抜粋のためマイナンバー法の専門用語となっていますね。

ここでいう「個人番号利用事務」は行政機関が該当するため無視しましょう。一方の「個人番号関係事務」は一般企業におけるマイナンバー関連の事務作業という意味です。

また、「情報提供ネットワークシステム」とは、マイナンバーと関連付けられた個人情報を関係機関の間でやり取りするための情報システムのことを指しますので、多くの場合は関係のない条項となると思います。

この罰則をわかりやすくまとめると適用対象となる行為は次の通りです。

1. 正当な理由なく個人情報ファイルを提供
2. 不正な利益を得る目的で個人番号を提供又は盗用
3. 人を欺き、人に暴行を加え、人を脅迫し、又は、財物の窃取、施設への侵入、不正アクセス等により個人番号を取得

また、この罰則規定は“両罰規定”と呼ばれるもので、企業の従業員に違反行為があった場合にはその従業員だけではなく法人も罰せられます。このような違反行為が起こらないような準備ができているかどうかを確認していきましょう。

・担当チームの編成と事務取扱担当者（責任者）の選定

マイナンバー関連業務は、社会保険＝人事・労務と、税＝経理・財務と部署をまたがる連携を要求される業務です。したがって事務作業を円滑にすすめるためには担当チームの編成が必要です。

事務取扱担当者と責任者を決めておくことも重要です。マイナンバー関連事務の取りまとめは勿論ですが、個人番号等の漏洩や先述した罰則に該当するような行為が疑われる場合など責任者として対応できる人物が必要となります。

また、個人情報の流出や漏洩に備え、事務担当者に誓約書を提出させることなども必要かと思われます。

・マイナンバーの取扱範囲と利用範囲の明確化と周知

企業が従業員からマイナンバーを入手する際、「利用目的を特定して明示」し、同意を得る必要があります。また、マイナンバーについてはさまざまな誤解が生まれやすいため、“個人情報取扱規定”等を整備し従業員への周知徹底することは重要です。

・取得した個人番号と関連資料の保管と管理

人情報ファイルや個人番号の管理が重要だということは、先ほどご説明した罰則規定からもご理解いただけると思います。

また、マイナンバーを不正に聞き出そうとする不審電話についてもこんなニュースがありました。

「不審電話届け出が全国で168件」
“新たに導入されたマイナンバー制度への不安に便乗した不審な電話が相次いでいる問題で、河野太郎国家公安委員長は1日の会見で、番号通知開始（10月5日）から11月30日までに全国の警察で168件の相談や届け出があったと明らかにした（略）”
出典：山陽新聞digital

企業に本格的に従業員マイナンバーが収集される状況になれば不測の事態への備えは重要です。マイナンバー制度への企業側の対応において、“完全なペーパーレス化”はおそらく不可能でしょう。提出された紙による資料を最終的にPDF等のデータにして保管・保存するとしても、一時的に紙の文書が存在することは避けられません。規模の小さな企業であればなおさらです。原始的ではありますが、書類保管用のファイルとそれを保管する鍵付きキャビネットで、責任者と事務担当者が責任をもって管理するという方法が現実的です。

・個人情報ファイルをデータで管理する場合

データを管理することとPC等の端末を管理することの両方が重要となります。多くの企業ではPC等の利用についてユーザーとパスワードの管理は徹底されていると思いますが、個人情報ファイルの管理については、もう一歩進んだセキュリティ対応が要求されます。予め指定した機器以外のデータアクセスの禁止なども検討が必要です。

・区域管理

鍵付きのキャビネットやPCのセキュリティを高めていたとしても、その情報を取り扱う区域に誰でも自由に出入りできるとしたら、離席中に書類やデータの漏洩が起きないとも限りません。したがって、区域管理をすることは必要です。ただし、このようなセキュリティ対策にかかる費用はピンからキリまでとなります。企業や事業所の状況によって判断してください。

ここまで、罰則から見た企業側がとるべき対応を見なおしてきました。漏れや不十分な点はありませんでしたか？もう一度、自社の状況を確認しましょう。