アウトソーシング？or社内？　60秒でわかる簡単整理術

「アウトソーシングしたいけど、どんな業務だったらできるだろうか。」

具体的にどんな業務がアウトソーシングできて、コスト的にも効率的にもお得なのか、イメージも“モヤモヤ”していて、どう進めてよいかわからない方は多いのではないでしょうか。

また、自分たちでいちから考えるは大変なので、アウトソーサーに「もっと誘導してほしいなぁ」「業務リストを見て、ちょいちょいと選べればいいなぁ」「とりあえず全部できるんでしょ」という思いもあるかもしれません。

そんなときに、お互いに話のきっかけになる“お勧めツール”をひとつご紹介します。 

アウトソーシング整理　マトリクス表

下の図は、「アウトソーシングできるもの」「自社で行うもの」を業務ごとに整理できるマトリクス表になります。

このマトリクス表には

縦軸に、「個人スキルへの依存度」
横軸に、「アウトソーサーが自社を理解する必要度」

を置いています。

縦軸の「個人スキルへの依存度」とは、業務を行ううえで、処理をする当人に特殊な技術や専門知識が必要かどうかで高低をつけています。

たとえば、業務担当者が法律などの専門知識や時間をかけないと習得できないような技術が必要な場合は図の上のほうへ、誰でもできるような業務の場合は図の下のほうにマッピングします。

横軸は少々わかりづらいですが、アウトソーサーが自社（アウトソーシングを検討している企業）のことを知らないとスムーズに業務ができないか否かで図の左右でマッピングします。

このように縦横で仕切ることで４つの象限ができます。それぞれの象限について詳しく見ていきます。 

4つの象限　１　（個人スキル　高／自社理解　高）

この象限にマッピングされる業務は、原則自社で行うべきものです。担当者には専門的な知識やノウハウが求められ、かつ自社への理解度も深くなくてはいけません。

アウトソーシングに向かない業務であるか、できたとしても軌道に乗せるためには相当な時間と費用がかかる可能性があります。

例えば、事業計画、サービス設計、財務、IR、顧客交渉などの業務が挙げられます。 

4つの象限　２　（個人スキル　低／自社理解

この象限にマッピングされる業務は、個人に依存するスキルは低いためアウトソーシングできる可能性はありますが、自社をしっかりと理解する必要があるため、業務が安定するまでに相当な時間がかかります。

スキルはアウトソーサーが既に用意しておくことができますが、自社への理解はどうしてもコンタクトがあった後からスタートするため、情報共有の量が膨大になります。

例えば、引合い対応、協業会社選定、総務業務などが挙げられます。 

4つの象限　３　（個人スキル　高／自社理解　低）

この象限にマッピングされる業務は、「２」同様にアウトソーシングができる可能性があります。「２」よりは自社への理解の必要性が低いため、アウトソーサーが必要とするスキルやノウハウを習得していれば導入に向けて大きな障壁はありません。

ただし専門的なスキルが必要だということは、高度になればなるほど技術料も相対的に高くなります。

例えば、Webサイト更新、マーケティング施策運用、システム保守、研修などが挙げられます。 

4つの象限　４　（個人スキル　低／自社理解　低）

この象限にマッピングされる業務が、アウトソーシングするべき業務になります。専門的なスキルやノウハウも自社への理解もどちらも、それほど必要がないため、アウトソーシングに適した業務といえます。

このような業務を社員にやらせているならば、その業務はコスト高である可能性大です。

例えば、DM発送、データ入力、仕訳、給与計算などが挙げられます。 

まとめ

思いついた業務をどんどんマッピングしていくことでアウトソーシングのイメージができてくると思います。業務項目一覧表やマニュアルが社内にあれば、それらの中から業務をマッピングしていけばよいですし、なければ日次、週次、月次、年次で業務を思い出しマッピングしていけばよいでしょう。

ただし、気をつけなくてはいけない点を説明します。

「業務」とひとことで言っても、粒度が違うとマッピングする象限が変わることがあります。

例えば、「総務業務」。

「総務業務」は先述したように象限２にマッピングしました。理由は、個人のスキルに依存しませんが、企業文化や慣習、従業員とのやり取りが少なからず発生するため、業務設計には十分な理解が必要なためです。

ですが、「総務業務」の中に

「ファイル管理」
「社員証管理」
「備品管理」

といったものがあったとすると、これらは象限４にマッピングされます。なぜなら、特に専門スキルは必要なく、かつ自社の理解がなくてもできるからです。

このように業務の“視点”によって象限が変わることがあるため、最初は粒度を気にしないで思いつくままでもよいですが、マッピングした業務の粒度を最終的にはきちんと合わせていくことが大事です。

また、象限４にマッピングされたとしても、発生頻度や納期、コストの事情でアウトソーシングできない場合もあります。それでも自社のどの業務が“アウトソーシングできる可能性があるか”がわかるだけでも有用なツールになります。

まずは白紙に縦横に線を引き、簡単に試してみてはいかがでしょうか。