コンプライアンスとアウトソーシング　企業ごとに違う考え方

経理や給与計算といった管理部門のアウトソーシング検討中の企業にヒアリングしていると、「コンプライアンス」という言葉が出てくることがあります。
この「コンプライアンス」、どの企業も同じ意味ではなく、真逆な意味として使われることがあります。
 

■ポジティブな意味とネガティブな意味

「業務が属人化している」
「仕事の処理がなぁなぁになっている」
アウトソーシングを導入し業務の可視化やルール化を行うことで、ミスやトラブル、不正を防止し“コンプライアンスを遵守したい”、かつ外部企業が入ることで不正抑止も期待したい、というポジティブな意味での使われ方。
一方、
「機密情報を社外に出せない」
「外部の人間に機密情報を取扱ってほしくない」
万が一、情報漏えいをあった場合の影響範囲を前提で、“コンプライアンスに抵触する可能性あり、出したくても出せない”というネガティブな意味での使われ方。
「おっしゃるとおり」で、どちらも間違った考え方ではありません。
 

■コンプライアンスとは

コンプライアンスという言葉は、情報漏えいや不正のニュースがあるたびに聞くので、すでに一般的な言葉として認知されているかと思います。
コンプライアンスは、ビジネスシーンでは影響力のある言葉のひとつです。
コンプライアンスという言葉が使われると、誰もが納得してしまう“葵の印篭”のようなもので、我々アウトソーサーも「コンプライアンスのため外部委託できない」と言われれば、それを覆して提案しようとは思えなくなります。
改めて、コンプライアンスとは何でしょうか？
コンプライアンスとは、「法令遵守」と訳され、企業が法律やルールを守ることを言います。よくイメージされる法律を守る「法規範」だけではなく、社内ルールを守る「社内規範」、企業倫理を守る「倫理規範」も意味合いの対象となり、実際は広範囲な対応が求められます。
こう書くと“拘束感”がありますが、簡単にいえば、「世の中の常識に則り、誠実に企業活動すること」であり、「企業はそれを求められている」ということです。
では、コンプライアンスを遵守する理由はなんでしょうか？
企業活動をしていくうえでは色々な利害関係が存在します。顧客、投資家、従業員、仕入先、地域社会などです。これらはステークホルダーと言われる利害関係者です。
企業は、このステーホルダーに迷惑や損害を与えないようにするためにコンプライアンスを遵守する必要があるのです。
 

■結局、アウトソーシングはしてよいものなのか？

コンプライアンス遵守によるアウトソーシングへの考え方は、ゼロかイチの話ではなく、どこまで外部委託で対応するか、という“程度”を視点に考えることがポイントです。
アウトソーシングで扱う機密情報は、個人情報から契約書や稟議書、決算書などあらゆる情報が考えられます。情報漏えいしたら、ステークホルダーへ甚大な被害を与えることになります。
やはり「コンプライアンス上、問題があるのでは？」と思ってしまいますが、すこし冷静になって考えてみますと・・・
・広告制作やマーケティング戦略を広告代理店に依頼している
・郵便物や宅配物を物流会社に委託している
・クラウド上で人事データや売上データを管理している
・中途採用を人材紹介社に依頼している
これは、わりとどこの企業でもやっていないでしょうか？
これらも世に出る前の情報や個人情報を始めとした“機密情報”です。
人事、総務、経理、ITといった管理部門の業務に焦点を合わせてしまうと、「会社の重要な情報が集まる部門」「会社の情報を守る部門」というイメージが強く、アウトソーシングできない理由やネガティブな理由を考えがちになります。
一方、同じ企業内でも部門が変われば、機密情報は、「効率良く」「コストを抑えて」事業を行うため、協力会社と共有され活用されていることに気づくはずです。（もちろん秘密保持契約などの締結が前提です）
企業にとって、コンプライアンスの遵守はとても重要なことですが、会社を成長性させるために、ひいてはステークホルダーに満足してもらうために、なんでもかんでも“外注NG”するのではなく、工夫することで「アウトソーシング」の活用を考えるのはいかがでしょうか？