総務の仕事内容とは？求められる3つのスキルと向いている人の特徴を簡単に解説

「総務の仕事って、具体的にどんなことをするの？」「事務職と何が違うの？」といった疑問について、この記事では、総務の仕事内容を分かりやすく解説します。

企業の「裏方」として、社員が働きやすい環境を作る、縁の下の力持ちである総務の仕事内容を、具体例を交えながら紹介します。

さらに、総務として求められるスキルや、向いている人の特徴、やりがいや大変なところまで、詳しくご紹介します。この記事を読めば、総務の仕事について、より深く理解することができます。

総務とは？

「総務」とは、会社全体に関わる業務を幅広く担当し、社員が働きやすい環境を整える「会社の司令塔」のような役割を担う仕事です。

具体的には、備品管理や郵便物の発送といった事務作業から、社内イベントの企画・運営、さらには会社のルールを定めた就業規則の作成や改定、個人情報の管理など、多岐にわたる業務を行います。

総務の仕事は、会社の規模や業種によって異なりますが、いずれも会社にとって非常に重要な役割を担っています。

◆事務職と総務の違いとは？

「事務職」と「総務」は混同されがちですが、仕事内容には違いがあります。主な違いは以下の点が挙げられます。

項目	事務職	総務職
主な仕事内容	各部署の定型業務のサポート（書類作成、データ入力、電話対応など）	会社全体の業務（備品管理、施設管理、社内イベント企画・運営、 法務、人事、経理など）
仕事の特徴	特定の業務に特化し、専門性を高めることが多い	幅広い業務に携わり、総合的なスキルが求められる
関わる人	所属部署の社員が中心	会社全体、場合によっては取引先など社外の人とも関わる

事務職は、各部署で決められた業務をこなし、部署内の業務効率化を担います。一方、総務は、会社全体の業務を円滑に進めるために、様々な業務を行います。
会社の規模によっては、総務が事務的な業務を兼任する場合もあります。

例えば、従業員数が少ない企業の場合、総務担当者が採用や経理、法務など、専門性の高い業務を兼任することもあります。会社の成長段階に合わせて、必要な業務を柔軟に担当することが求められます。
一方で、従業員数が多い大企業の場合、総務部とは別に人事、法務、経理、広報などの専門部門が設置されていることが多く、総務はそれぞれの部門と連携を取りながら業務を進める必要があり、統括する役割を担うこともあります。

このように、総務の仕事内容は会社の規模や業種、組織体制によって大きく異なります。そのため、総務の仕事を目指す人は、様々な業務に対応できる柔軟性や、状況に合わせて適切な判断ができる能力を身につけることが重要です。

総務の主な仕事内容

総務の仕事内容は多岐に渡り、会社全体に関わる業務を担います。ここでは、代表的な業務内容を紹介します。

◆機器・備品の管理や発注

総務といえば、オフィスにあるデスクや机などのファシリティやOA機器の管理、備品管理ではないでしょうか。

OA機器や事務家具の管理

パソコン、プリンター、FAX、電話機などのOA機器や、机、椅子、キャビネットなどの事務家具の選定、購入、設置、管理を行います。故障や不具合が発生した場合は、修理の手配や業者とのやり取りも行います。リース契約やレンタル契約をしている場合は、その更新手続きなども行います。

これらの業務は、従業員が快適かつ効率的に業務を遂行するために非常に重要です。例えば、パソコンの処理速度が遅くなったり、プリンターの印刷品質が低下したりすると、業務効率が低下するだけでなく、従業員のストレス増加にもつながる可能性があります。

そのため、総務担当者は、機器の状態を定期的にチェックし、必要に応じて修理や買い替えなどの対応を行う必要があります。また、近年では、テレワークの導入に伴い、ノートパソコンやWeb会議システムなど、新しい機器の導入や管理が必要となるケースも増えています。

総務担当者は、常に最新のITトレンドを把握し、自社の業務環境に最適な機器を選定する必要があります。

具体的な業務例：リース契約の更新手続き、故障したプリンターの修理手配、新しいパソコンの選定・購入、ソフトウェアのインストール、従業員への機器の使用方法の説明など

事務用品の管理

文房具、コピー用紙、インクカートリッジ、切手、封筒などの事務用品の在庫管理や発注も行います。従業員からの要望を聞きながら、必要なものを適切なタイミングで補充します。
コスト削減のために、まとめ買い割引やポイント還元などを活用することもあります。

事務用品は、業務に欠かせないものですが、在庫管理を適切に行わないと、在庫切れや過剰在庫が発生し、業務効率の低下やコスト増加につながる可能性があります。
そのため、総務担当者は、在庫状況をこまめに確認し、適切なタイミングで発注を行う必要があります。

また、近年では、環境問題への意識の高まりから、再生紙やリサイクルインクカートリッジなど、環境に配慮した事務用品を採用する企業も増えています。総務担当者は、コスト面だけでなく、環境負荷なども考慮しながら、事務用品を選定する必要があります。

具体的な業務例：事務用品の在庫数の確認、発注書の作成、納品された事務用品の検収、事務用品の保管場所の管理、従業員への事務用品の配布など

◆施設の管理・メンテナンス発注

ファシリティマネジメントとも言われる、施設やオフィス管理は、総務の業務でも重要な仕事となります。

社屋の安全確保と職場環境の維持・整備

オフィスビルや工場などの社屋の安全確保、快適な職場環境の維持・整備を行います。

具体的には、清掃業務の委託・管理、空調設備の点検・修理、電気・ガス・水道などの契約・料金管理、セキュリティシステムの運用・管理、防災設備の点検・整備、廃棄物処理、駐車場管理などを行います。

従業員が安全かつ快適に働くことができるよう、定期的な点検や清掃を実施したり、必要に応じて改修工事などを提案することもあります。

また、地震や火災などの災害発生時の対応マニュアルを作成したり、避難訓練を実施するなど、防災対策も重要な業務です。

快適な職場環境は、従業員のモチベーションや生産性に大きく影響します。例えば、室温や湿度が適切に管理されていないと、従業員の集中力や作業効率が低下するだけでなく、健康問題を引き起こす可能性もあります。

また、老朽化した設備や不十分なセキュリティ対策は、事故やトラブルのリスクを高めます。総務担当者は、従業員が安心して快適に働けるよう、施設の管理・メンテナンスに細心の注意を払う必要があります。

具体的な業務例：清掃会社の選定・契約、清掃状況の確認、空調設備の定期点検、電気料金の支払い、セキュリティカードの発行・管理、防災訓練の実施、避難経路の確認、廃棄物処理業者の選定・契約など

◆社内の行事企画・運営

全社を横断する行事の企画・運営も総務ならではの仕事といえます。

社内イベントの企画・運営

社員旅行、忘年会、新年会、歓迎会、送別会などの社内イベントの企画・運営を行います。従業員のモチベーション向上やコミュニケーション活性化を目的として、イベントの内容や日程、場所、予算などを検討し、参加者の募集や出欠確認、会場設営、当日の運営、事後処理などを行います。外部のイベント会社に委託する場合もあります。社内イベントは、従業員同士の親睦を深め、帰属意識を高めるための良い機会となります。

また、近年では、オンラインで開催される社内イベントも増えています。オンラインイベントの場合、従来のイベントとは異なるノウハウが必要となります。総務担当者は、イベントの目的や参加者のニーズに合わせて、企画・運営を行う必要があります。

具体的な業務例：イベントの目的・内容・予算の決定、日程・場所の調整、参加者の募集・出欠確認、会場設営、当日の運営、イベント後のアンケート集計・報告書作成など

会社として重要な節目のイベント

創立記念パーティーや周年事業など、会社として重要な節目のイベントを担当することもあります。会社のビジョンや理念を共有したり、従業員に感謝の気持ちを伝えるための重要な役割を担います。これらのイベントは、会社のイメージアップや従業員のモチベーション向上に繋がるため、綿密な計画と準備が必要です。

社外向けでは株主総会の運営も総務の重要な仕事です。

総務担当者は、イベントの規模や目的に応じて、適切な会場選定、招待者リストの作成、プログラムの内容検討、予算管理など、多岐にわたる業務を遂行する必要があります。

また、イベントの成功は、社内外の関係者に良い印象を与え、今後のビジネスにもプラスの影響を与える可能性があります。

具体的な業務例：周年記念式典の企画・運営、記念誌の作成、創立記念パーティーの開催、株主総会、取締役会、来賓への対応、従業員への記念品贈呈など

◆郵便物の発送・仕分け

郵便物や宅配便などの発送や集配も総務の仕事です。

郵便物発送業務

顧客や取引先への請求書、納品書、挨拶状などの発送業務や、届いた郵便物の仕分け、社内配布を行います。重要な書類は、誤送や遅延がないよう、書留郵便や宅配便などを利用することもあります。

また、最近では、電子メールやオンラインストレージサービスの普及により、紙媒体の郵便物は減少傾向にありますが、郵便料金の計算や、郵便切手の管理なども行います。

例えば、顧客への請求書を誤送したり、重要な書類の発送を遅延したりすると、会社の信用問題に発展する可能性があります。総務担当者は、郵便物の発送業務においても、正確性とスピード感を意識する必要があります。

また、コスト削減のために、発送方法や郵便料金を比較検討することも重要です。

具体的な業務例：請求書の発送、納品書の発送、挨拶状の発送、重要書類の発送、郵便料金の計算、郵便切手の管理など

郵便物の仕分け・社内配布

届いた郵便物を宛先部署や担当者別に仕分け、社内配布を行います。部署や担当者が多い場合は、仕分け作業に時間がかかることがあります。

誤った部署や担当者に配布してしまうと、郵便物の内容によっては、業務に支障をきたす可能性もあります。総務担当者は、郵便物の宛先を正確に確認し、迅速かつ確実に配布を行う必要があります。近年では、セキュリティの観点から、個人情報を含む郵便物を適切に管理することも重要となっています。

具体的な業務例：郵便物の開封、宛先部署・担当者の確認、社内便による配布、郵便物の保管など

◆契約書の管理

契約書や各種文書の管理も総務の仕事です。

契約書の作成・チェック・保管・管理

顧客、取引先、従業員との間で締結する契約書の作成、チェック、保管、管理を行います。契約内容に誤りや漏れがないか、自社にとって不利な条項が含まれていないかなどを確認し、必要に応じて修正を依頼します。

契約書の原本を紛失したり、破損したりしないよう、適切な方法で保管・管理する必要があります。電子契約システムを導入している企業もあります。

契約書は、企業活動を行う上で非常に重要な書類です。契約内容に問題があると、金銭的な損失や法的トラブルに発展する可能性もあります。

総務担当者は、契約書の内容をしっかりと理解し、自社にとって不利益な条項がないかなどを注意深くチェックする必要があります。

契約書の原本は、紛失や破損のリスクを最小限に抑えるため、ファイリングのルールを決めたり、システムを導入するなど、適切な方法で保管・管理する必要があります。

具体的な業務例：契約書の作成補助、契約内容のチェック、契約書の締結、契約書の保管、契約書の管理台帳の作成、契約更新の対応など

◆業務のマニュアルやITインフラ整備

全社に関連するマニュアルや規程の整備も総務の仕事です。また、情報システム機能が総務部門にある場合があります。ファシリティ管理とともにITインフラ管理も総務の仕事になる場合があります。

業務マニュアルの作成や改訂

業務の効率化や標準化を図るために、業務マニュアルの作成や改訂を行います。また、社内システムやネットワークなどのITインフラの整備や運用、ヘルプデスク業務なども担当します。従業員がスムーズに業務を遂行できるよう、わかりやすく使いやすいマニュアルやシステムを構築する必要があります。

最新のIT技術やセキュリティ対策にも精通し、常に改善を続けることが重要です。業務マニュアルは、従業員教育や業務の標準化に役立ちますが、作成するだけでなく、定期的な見直しや更新が重要です。業務内容の変更や法改正などに合わせて、最新の情報が反映されたマニュアルを維持する必要があります。

具体的な業務例：業務フロー図の作成、業務手順書の作成、マニュアルの配布・管理、従業員からの質問対応、マニュアル改訂版の作成など

ITインフラの整備や運用

社内システムやネットワークなどのITインフラの整備や運用は、現代のビジネスにおいて非常に重要です。安定したシステム運用は、業務効率の向上に繋がり、セキュリティ対策は、企業の重要な情報資産を守ることになります。

総務担当者は、ITに関する専門知識を持ち、システムのトラブル対応やセキュリティ対策など、適切な対応を行う必要があります。常に最新のIT技術を習得し、自社の業務に最適なシステムを導入・運用していくことが求められます。

具体的な業務例：社内ネットワークの構築・管理、サーバーの運用・保守、セキュリティソフトの導入・管理、ヘルプデスク対応、システムトラブル発生時の対応など

◆来客・電話応対

受付や代表電話対応、Webサイトからの問合せ対応も総務の仕事です。

来客対応

取引先や顧客など、来客対応を行います。会社の顔として、明るく丁寧な対応が求められます。状況に応じて、担当者へ取次ぎや、会議室への案内なども行います。

具体的な業務例：来客者の受付、応接室への案内、お茶出し、担当者への取次ぎ、名刺の受け渡し、タクシーの手配など

電話対応

代表電話対応も非常に重要な業務です。顧客や取引先、株主からの問い合わせや依頼に対し、迅速かつ丁寧に対応することで、企業の信頼獲得に繋がります。

総務担当者は、会社の代表として、適切な言葉遣い、態度で電話応対する必要があります。また、状況に応じて、担当者への転送やメッセージの伝言など、適切な対応を行う必要があります。

具体的な業務例：電話の取次ぎ、担当者不在時のメッセージの伝言、簡単な問い合わせ対応、電話メモの作成など

総務に求められる3つのスキル

総務の仕事には、幅広い業務に対応できるスキルや、社内外の様々な人と円滑なコミュニケーションをとるスキルなど、多くの能力が求められます。ここでは、総務として働く上で特に重要な3つのスキルについて解説します。

・マルチタスクスキル
・PCスキル
・コミュニケーションスキル

◆マルチタスクスキル

総務の仕事は、ルーティンワークのように思われがちですが、実際には、電話対応、来客対応、備品管理、書類作成、会議の準備など、同時進行で多くの業務をこなさなければなりません。そのため、複数の業務を効率的にこなし、優先順位をつけてスケジュール管理するマルチタスクスキルが求められます。

業務の優先順位を明確にする

複数の業務を同時進行する際には、それぞれの業務の優先順位を明確にすることが重要です。緊急度や重要度を基準に、どの業務から着手すべきかを判断します。

優先順位が低い業務は、後回しにする、他の担当者に依頼する、または、業務自体を見直して簡素化したり、廃止したりすることも検討します。業務の優先順位を明確にすることで、限られた時間の中で効率的に業務をこなすことができます。

優先順位をつけるためのフレームワーク

業務の優先順位を客観的に判断するために、フレームワークを活用するのも有効です。代表的なフレームワークとしては、「緊急度」と「重要度」の2軸でタスクを分類する「アイゼンハワーマトリックス」があります。

• 緊急度が高い&重要度が高い：できるだけ早く自分で処理する
• 緊急度は低い&重要度が高い：スケジュールを立てて必ず処理する
• 緊急度は高い&重要度は低い：可能であれば他の人に依頼する
• 緊急度は低い&重要度は低い：思い切ってやらないことを検討する

タスク管理ツールを活用する

タスク管理ツールは、業務の進捗管理やスケジュール管理を効率的に行うためのツールです。ToDoリストの作成、リマインダー設定、進捗状況の共有など、様々な機能があります。

総務の仕事は、細かなタスクが多く発生するため、タスク管理ツールを活用することで、タスクの漏れや遅延を防ぎ、業務をスムーズに進めることができます。

無料のものから有料のものまで、様々なツールがあるので、自分に合ったものを探してみましょう。主なタスク管理ツールとしては、以下のようなものがあります。

◆PCスキル

総務の仕事では、Excelなどの表計算ソフトを用いたデータ集計や資料作成、Wordなどを用いた文書作成、PowerPointなどを用いたプレゼン資料作成など、PCを用いた業務が非常に多くなります。そのため、これらのソフトの基本的な操作スキルは必須と言えるでしょう。

また、社内システムやグループウェアなどを利用する機会も多いので、新しいシステムにも柔軟に対応できるITリテラシーも必要です。

主なソフト	具体的な作業内容
Microsoft Excel	・データ入力・集計・分析 ・グラフ作成 ・関数を使った計算 ・請求書作成
Microsoft Word	・ビジネス文書作成（社内文書、議事録、稟議書など） ・書式設定 ・表作成
Microsoft PowerPoint	・プレゼン資料作成 ・アニメーション・図形・画像の挿入

Microsoft Excel

Excelは、表計算ソフトとして広く普及しており、総務の仕事でも頻繁に使用されます。例えば、従業員情報の管理、給与計算、請求書処理、予算管理、売上分析など、幅広い業務で活用されています。

• データ入力・集計・分析：膨大なデータの中から必要な情報を抽出したり、集計したり、分析したりするスキルが求められます。ピボットテーブルや関数を活用することで、効率的にデータ集計や分析を行うことができます。書籍やWebサイト、オンライン学習サービスなどを活用して、基本的な操作方法から応用的な使い方まで、学びましょう。

• グラフ作成：データ分析の結果を分かりやすく伝えるために、グラフ作成のスキルも求められます。Excelでは、棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなど、様々な種類のグラフを作成することができます。それぞれのグラフの特徴を理解し、データの内容に合わせて適切なグラフを作成できるようになりましょう。

• 関数を使った計算：Excelには、様々な計算式を自動化する関数が用意されています。関数を使うことで、複雑な計算も簡単に実行することができます。よく使う関数は、繰り返し使用することで自然と覚えることができます。VLOOKUP関数やSUMIF関数など、使用頻度の高い関数から学習していくのがおすすめです。

• 請求書作成：請求書の書式設定や計算式などを設定しておくことで、効率的に請求書を作成することができます。Excelの請求書テンプレートを活用するのも良いでしょう。

Microsoft Word

Wordは、文書作成ソフトとして広く普及しており、総務の仕事でも、社内文書作成、議事録作成、稟議書作成、契約書作成など、様々な文書作成業務で利用されます。

• ビジネス文書作成：社内文書、議事録、稟議書など、ビジネスシーンで必要な文書を作成するスキルが求められます。正確に情報を伝えるとともに、読みやすく分かりやすい文章を作成することが大切です。ビジネス文書の書き方に関する書籍やWebサイトを参考にしたり、ビジネスメールの書き方講座を受講したりするなどして、スキルを磨きましょう。

• 書式設定：Wordでは、文字のフォント、サイズ、色、段落の配置、ページ設定など、様々な書式を設定することができます。これらの書式設定を適切に行うことで、読みやすく見栄えの良い文書を作成することができます。基本的な書式設定をマスターしておけば、見栄えの良い文書を効率的に作成することができます。

• 表作成：Wordでは、表を挿入して文書内に情報を整理することができます。表のサイズや線の種類、セルの結合など、様々な設定を行うことができます。状況に応じて表を活用することで、より分かりやすく情報を伝えることができます。

Microsoft PowerPoint

PowerPointは、プレゼンテーション資料作成ソフトとして広く普及しており、総務の仕事でも、会議や研修などで使用されます。社内イベントの企画書作成や、新しい制度の説明資料作成などを行う際に活用します。

• プレゼン資料作成：相手に分かりやすく情報を伝えるための資料作成スキルが求められます。PowerPointでは、テキスト、画像、図形、グラフ、アニメーションなどを効果的に配置することで、視覚的に訴求力のある資料を作成することができます。ストーリーを意識して構成を考えたり、図やグラフを効果的に使用したりするなど、相手に伝わるプレゼン資料を作成できるようになりましょう。

• アニメーション・図形・画像の挿入：PowerPointでは、アニメーションを使って、プレゼンテーションに動きを加えることができます。図形や画像を挿入して、視覚的に分かりやすく説明することもできます。これらの機能を効果的に使うことで、より魅力的なプレゼンテーション資料を作成することができます。

求められるPCスキル

上記以外にも、メールソフトの操作やインターネット検索なども日常的に行います。また、社内システムや業務効率化のためのツールなど、様々なソフトウェアを使う機会があるため、新しいツールへの対応能力も必要です。

◆コミュニケーションスキル

総務は、社内外の様々な人と関わる仕事です。例えば、社内では、部署や役職に関わらず、様々な人とコミュニケーションを取りながら業務を進める必要があり、社外では、取引先や顧客、来客への対応などを行います。

そのため、相手に合わせた適切な言葉遣いや態度でコミュニケーションをとることが重要になります。また、相手の状況や気持ちを汲み取り、円滑な人間関係を築くことも大切です。

コミュニケーション能力を発揮する場面

• 電話対応：取引先や顧客からの問い合わせ対応、社内への連絡など
• 来客対応：取引先や顧客の応対、お茶出しなど
• 社内調整：備品購入の稟議、会議室の予約、イベント開催の連絡など
• 取引先とのやり取り：契約書関連のやり取り、請求書処理など

状況に応じて、適切なコミュニケーションを取ることが求められます。総務の仕事は、コミュニケーション能力が試される場面が多くあります。相手の立場や状況を理解し、適切なコミュニケーションを心がけるようにしましょう。

電話対応

取引先や顧客からの問い合わせ対応、社内への連絡など、総務の仕事では電話対応を行う機会が多くあります。電話対応では、会社の顔として、明るく丁寧な対応を心がけることが大切です。また、要件を正確に聞き取り、適切な案内や対応を行う必要があります。

電話対応で心がけるポイント

来客対応

取引先や顧客の応対、お茶出しなど、来客対応も総務の重要な業務の一つです。来客対応では、会社の顔として、笑顔で丁寧な対応を心がけることが大切です。また、来客者の目的を的確に把握し、適切な案内や対応を行う必要があります。

来客対応で心がけるポイント

社内調整

備品購入の稟議、会議室の予約、イベント開催の連絡など、総務は社内外の様々な人とコミュニケーションを取りながら業務を進める必要があり、円滑な人間関係を築き、良好なコミュニケーションを図ることが重要になります。

社内調整で心がけるポイント

取引先とのやり取り

契約書関連のやり取り、請求書処理など、総務は取引先とやり取りを行う機会も多くあります。取引先とのやり取りでは、会社の代表として、責任ある行動と丁寧なコミュニケーションを心がけることが重要になります。

取引先とのやり取りで心がけるポイント

総務に向いている人・求められる人材の特徴

総務の仕事は、縁の下の力持ちとして、会社全体を支える重要な役割を担っています。そのため、責任感や協調性、コミュニケーション能力など、さまざまな能力や適性が必要とされます。具体的には、次のような人が総務の仕事に向いていると言えるでしょう。

◆協調性があり、チームワークを大切にできる人

総務は、社内のさまざまな部署と連携して業務を進めることが多く、円滑なコミュニケーション能力が求められます。例えば、備品の発注ひとつをとっても、各部署のニーズを把握し、適切な数量を調整する必要があります。

また、社内イベントの企画・運営においては、関係部署と連携し、スケジュール調整や会場設営、参加者への案内など、多くの業務を協力して進める必要があり、周囲と協力しながら業務を進めることが得意な人に向いています。チームワークを重視し、周りの意見に耳を傾けながら、共通の目標達成に向けて積極的に行動できる人は、総務の仕事で力を発揮できるでしょう。

◆事務処理能力が高く、正確に業務を遂行できる人

総務では、書類作成やデータ入力など、正確性が求められる業務も多いです。例えば、契約書の作成や管理、請求書の処理、給与計算など、ミスが許されない重要な業務を任されることも少なくありません。

また、従業員情報や顧客情報など、機密性の高い情報を扱うことも多く、情報管理能力の高さも求められます。几帳面な性格で、細かい作業にも集中して取り組める人に向いています。

正確に情報を処理し、ミスなく業務を遂行することで、社内からの信頼を得ることができ、総務の仕事においても大きな成果を上げることができるでしょう。数字に強く、Excelなどのソフトを使いこなせることも、事務処理能力の高さに繋がります。

◆コミュニケーション能力が高く、相手に寄り添った対応ができる人

総務は、社内外の多くの人と関わる機会があり、相手の立場に立って、丁寧でわかりやすいコミュニケーションを取ることが求められます。例えば、来客対応や電話対応など、会社の顔として、相手に好印象を与える対応が求められます。

また、社内からの問い合わせや相談に対応する際にも、相手の状況や気持ちを理解し、適切な案内やアドバイスを行うことが重要です。

相手の要望をしっかりと聞き取り、適切な対応をすることができる、柔軟性を持った人に向いています。状況に合わせて、適切な言葉遣いや態度で接することで、良好な人間関係を築き、円滑な業務遂行に繋げることができます。相手の立場に立って物事を考え、共感する能力は、総務の仕事においても必要不可欠なものです。

◆臨機応変に対応できる柔軟性と問題解決能力がある人

総務の仕事は、突発的な事態が発生することも少なくありません。例えば、急な来客対応や、備品の故障、システムトラブルなど、予期せぬ事態が発生することがあります。状況に応じて、冷静に判断し、適切な対応をすることができる、柔軟性と問題解決能力がある人が求められます。

自ら率先して行動を起こし、問題解決に向けて積極的に取り組める人に向いています。状況を冷静に分析し、最善の解決策を見つけ出す能力は、総務の仕事で特に役立ちます。

問題が発生した場合でも、周囲を巻き込みながら、冷静かつ迅速に対応することで、周りの人からの信頼を得ることができます。状況の変化に柔軟に対応し、臨機応変に行動できる人は、総務の仕事においても、高いパフォーマンスを発揮できるでしょう。

◆ホスピタリティ精神があり、人に喜んでもらうことにやりがいを感じる人

総務の仕事は、直接的に利益を生み出す仕事ではありませんが、社員が働きやすい環境を作ることで、間接的に会社に貢献することができます。例えば、快適なオフィス環境の整備や、業務効率化のためのシステム導入、社員のスキルアップを支援する研修制度の企画など、様々な業務を通して、社員の働きやすさを向上させることができます。

そのため、縁の下の力持ちとして、誰かの役に立つことに喜びを感じることができる人に向いています。社員からの「ありがとう」という言葉が、大きなモチベーションに繋がるでしょう。誰かの役に立ちたい、周りの人をサポートしたいという気持ちを持った人は、総務の仕事を通して、大きな喜びや達成感を味わうことができるでしょう。

自分の仕事が、会社全体の成長に繋がっているという実感を得ることができ、大きなやりがいを感じることができます。

向いている人の特徴	具体的な行動例
チームワークを重視する	プロジェクトにおいて、メンバーと協力し、共通の目標達成に向けて積極的に行動する。
事務処理能力が高い	書類作成やデータ入力を正確かつ効率的に行い、ミスなく業務を遂行する。
コミュニケーション能力が高い	相手の意見を丁寧に聞き取り、自分の意見をわかりやすく伝えることができる。
臨機応変に対応できる	予期せぬ事態が発生した場合でも、冷静に状況を判断し、適切な対応策を考え出す。
ホスピタリティ精神がある	困っている人がいれば、自ら進んで手を差し伸べ、サポートする。

総務の仕事には、上記のような特徴を持つ人が向いているとされています。もちろん、これらの特徴をすべて備えている必要はありませんが、これらの要素を参考に、自分自身の適性と照らし合わせてみることをおすすめします。

総務の仕事は、経験を通して成長できる仕事でもあります。最初は、自分に自信が持てなくても、積極的にチャレンジすることで、必要なスキルや知識を身につけることができます。積極的に行動し、周りの人から学びながら、成長していきましょう。

総務のやりがいときつい事

総務のやりがいときつい事について説明します。

◆総務のやりがい

総務は、会社の「裏方」として幅広い業務に携わることができるため、多くのやりがいを感じられる仕事です。ここでは、総務の仕事のやりがいとして代表的なものを３つ紹介します。

管理・企画・運営など幅広い経験を積むことができる

総務の仕事は多岐に渡り、ルーティンワークだけでなく、新規プロジェクトに携わる機会もあります。

備品管理や郵便物の発送といったルーティンワークだけでなく、社内イベントの企画・運営、株主総会の企画・運営、オフィス移転のプロジェクトなど、幅広い業務に携わることができます。

そのため、様々な経験を積むことができ、自身のスキルアップに繋がるという点が大きなやりがいと言えるでしょう。

多くのメンバーをサポートし達成感が得られる

総務は、他の部署の社員が業務に集中できるよう、様々な面からサポートを行う仕事です。

社員から業務に関する相談を受けたり、必要な備品を準備したりすることで、社員がスムーズに業務を進められるようサポートします。会社の業務全体を円滑に進めるために、重要な役割を担っているという実感を得ることができ、大きな達成感を得られるでしょう。

社員から感謝され、会社に貢献できる喜びを得られる

総務は、社員が働きやすい環境を作る仕事でもあります。

オフィス環境の改善や福利厚生の充実など、社員が快適に働けるよう、様々な取り組みを行います。社員から感謝の言葉を直接もらう機会も多く、自分の仕事が会社全体に貢献できている実感を得ることができ、大きな喜びに繋がるでしょう。

◆総務のきつい事

総務は、幅広い業務に携わることができる反面、多くの業務を並行して進める必要があり、責任や負担も大きいため、大変な仕事だと感じる人もいるでしょう。ここでは、総務の仕事できついと感じる点について、２つ紹介します。

業務タスクが多く負担が大きい

総務の仕事は多岐にわたり、それぞれの業務で専門知識が求められる場合もあるため、常に高いレベルで業務をこなす必要があります。

そのため、業務量が多く、負担が大きくなってしまう場合もあるでしょう。特に、決算期や年度末など、繁忙期には、残業や休日出勤が必要になる場合もあります。

スケジュール管理や〆切など時間管理のプレッシャーがかかる

総務は、複数の業務を同時進行することが多く、それぞれの業務の締め切りを守る必要があります。

また、他の部署との連携が必要となる業務も多く、スケジュール調整に苦労する場面もあるでしょう。そのため、常に時間管理のプレッシャーがかかり、精神的な負担が大きくなってしまう場合もあります。そのわりに感謝されず、当然と思われてしまうこともあります。

◆総務に向いている人の特徴

総務の仕事には、様々なスキルや能力が必要とされますが、特に、コミュニケーション能力、事務処理能力、正確性、責任感、そして、ホスピタリティを持っている人が向いていると言えるでしょう。

スキル	具体的な内容
コミュニケーション能力	社内外の様々な人と円滑なコミュニケーションを取ることができる能力
事務処理能力	正確に書類を作成したり、データを入力したりすることができる能力
正確性	ミスなく、正確に業務をこなすことができる能力
責任感	担当したことに対して責任感を持って業務を遂行する能力
ホスピタリティ	相手の立場に立って、親身になって行動できる能力

これらのスキルや能力を活かして、社員が働きやすい環境作りに貢献したいと考えている人にとって、総務は大きなやりがいを感じられる仕事と言えるでしょう。

まとめ

今回は総務の仕事内容や求められるスキル、向いている人の特徴について解説しました。総務は、縁の下の力持ち的な存在として、社員が働きやすい環境を作る重要な役割を担っています。

幅広い業務に携わることができるため、マルチタスクスキルやコミュニケーション能力を活かしたい方には最適な仕事と言えるでしょう。この記事が、総務の仕事内容について理解を深める助けになれば幸いです。