備品管理のポイントをマスター！曖昧になりがちな管理を効率的に行う方法の解説

備品と言えば、どの会社にもあります。誰でもできるような仕事ですが、備品管理ができていないと、業務上大きな影響を与える場合もあります。そこで今回は、備品管理が大事な理由や、上手な備品管理の方法を紹介します。
 

■備品管理はどうして必要なのか？

まず初めに、備品管理が必要な理由を紹介します。これを読んで、備品管理の重要度が高いことを認識しましょう。
 
備品管理とは？
備品管理の一番の目標は、個数を把握して備品の紛失などを防ぐ業務を指します。備品と言っても、ボールペンや付箋などの文房具類から、カギや椅子、パソコンなど大型のものまであります。管理を日頃から行わなければ仕事がストップする場合もあります。
例えば、カギがなければ部屋に入って資料を見に行くこともできません。また、パソコンをなくしてしまうと、会社の情報が外部へ漏れる可能性もあるので徹底しないといけません。
他部署で備品管理を行ってもらう場合も総務課や労務課が指示するケースも多いです。
そのため、誰が見ても分かりやすい備品管理のマニュアルを作るのも重要です。
 
備品管理することのメリット
備品管理するメリットとして、大きく分けて3つの内容が挙げられます。
棚卸業務が楽
棚卸業務とは、会社で所有している備品の個数を確認する業務です。毎月行う企業もあれば、年に1度だけという企業もあります。
特に、自動車や機械装置など高額で長期間所持している備品は、経年劣化により価値が下がります。その分は「減価償却費」として計上しなければなりません。
日頃から備品管理を行うことで、短時間で棚卸業務を終えることも可能なのでほかの仕事に時間を割きやすくなります。
 
無駄な備品を購入せずに済む
備品管理を普段から行えば、個数も把握できるため無駄なお金を使わずに済みます。特に、ボールペンや付箋など、細かい文房具類に至ってはその傾向も強いです。経費を節約することで、ほかのことにお金を回せるため事業に良い影響を与えるかもしれません。
 
備品の紛失が少なくなる
誰かが、備品管理をすることで備品の紛失も減ります。人間は、誰かに管理されていると意識すれば、備品をお粗末に使うことも少なくなります。
また、備品の場所を普段から把握しておくと、紛失があった際も早めに気付けるので、素早く対応することも可能です。
 

■備品管理の方法の７つのポイント

備品管理を行うといっても、どういう方法をとればいいか分からない人もいるのではないでしょうか？この章では、備品管理の質を高めるために大事なことを紹介します。
 
ポイント1：カテゴリーを決める
備品を一気に管理しようと思っても頭の中が混乱します。カテゴリーごとに分けて備品管理を行うといいでしょう。例えば、ペンなどの筆記用具の整理をする。あるいは、家電などを整理するというように分担することで備品管理がしやすくなります。
また、一人で全ての備品を管理するのが厳しい場合は、カテゴリーごとに分担する人を決めるのもいいでしょう。
 
ポイント2：備品管理台帳を作成する
台帳を作成することで、備品管理もしやすくなります。私が実践していたのは、エクセルで表を作り「商品名」、「数量」、「利用日」、「利用者欄」、「利用理由」、「返却日」の5つの項目を設定しました。
すると、仮に備品がないときも誰が使ったか知ることができるので、備品がどこで使われているか把握できますし、本来の目的とは違う形で備品が利用されていないかも管理しやすくなります。
また、備品管理台帳の紛失を防ぐのも忘れてはなりません。そのため、台帳が別の場所へ持っていかれない状況を作る。さらに、管理台帳がなくなってもいいように、バックアップをとっておきコンピュータに保存しておくのも重要です。
 
ポイント3：棚卸と取捨選択
備品と言っても、全て保管しておけばいい訳ではありません。棚卸をすることで備品の個数を把握でき備品の紛失が発生していないかチェックできます。最近は、高額な備品などが盗まれる企業もあるので気を付けましょう。
また、棚卸の際に不要な備品を発見することも可能です。全く使用しない備品であれば処分しましょう。文房具類などいろいろな場所に散乱している場合は、一か所にまとめてから処分をすれば短時間で作業も終わります。備品が置いてあるスペースが減ることで、新たな空間が生まれ別のものを置くこともできるので有効活用しましょう。
 
ポイント4：分類
備品を使う頻度によって、分類するのも重要です。例えば、頻繁に使う備品であれば赤テープ。1カ月に1度しか使わなければ青テープというように分けておくことで、どのぐらいの頻度で備品を利用しているか把握でき、さきほど話した備品の取捨選択もしやすくなります。
さらに、頻繁に使う備品は手に取りやすい場所へ置き、あまり使わないものを奥に置くという工夫も有効です。頻繁に使う備品なのに、棚の奥へ置いてあると、取るまでに時間がかかります。1回だと数秒しか変わりませんが、それが何百回、何千回と積み重なると何十時間も無駄になってしまいます。無駄な時間を削りましょう。
 
ポイント5：ラベリング
備品の棚にラベルを貼っておくのも忘れてはなりません。外から見て何が入っている棚か分かるようにしておけば、備品を探す手間も省けます。
さらに、備品自体にも商品（備品）名と購入年月日、備品を管理している部署を記載したラベルを貼っておくことを忘れないようにしましょう。特にカギなど見分けが付きづらい備品であればラベルの添付は重要です。
 
ポイント6：置き場所を決める
備品の定位置を決めるのも重要です。備品の置き場所が決まっていない状況だと、備品がどこに置いてあるか把握できません。
さらに、備品を管理している担当者が休みの場合、どこに備品があるか分からず仕事に支障をきたします。社内で、備品の保管場所を周知しておきましょう。
 
ポイント7：社内ルールを策定する
社内で備品管理のルールを周知するのも忘れてはいけません。例えば「備品を利用した場合は○○時までに返却する」、「上長から承認印をもらう」、「一人○○個まで」というルールを作るといいでしょう。
ルールを作れば備品の返却漏れも減るので、ほかの従業員にも迷惑がかかりづらくなるでしょう。
 

■まとめ

備品管理を普段から行えば、仕事の効率も上がります。また、経費削減にもつながるのでお金を有効に使えるようになるはずです。日頃から意識をして大事に備品を使いましょう。